На 2-ій сторінці знаходиться список бухгалтерських проведень. При додаванні чи редагуванні проводиться вибір бухгалтерських проведень із довідника проведень. Довідник проведень розкривається при натисненні кнопки вибору. В примітці заповнюється необхідна інформація, яка буде вказана при формуванні бухгалтерських звітів.
Розробниками програми пропонується типовий перелік бухгалтерських звітних документів, звітів до державних структур та звітів по документам.
Звіти до державних структур створюються програмно згідно вимог державних структур, до яких подається звітність. При зміні законодавства розробник підтримує в актуальному стані усі розрахунки і звіти, які стають доступними для подальшого користування одразу після оновлення програми.
Сформовані в БЕСТ ЗАРПЛАТІ звіти до державних структур автоматично імпортуються в працюючий комплекс БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС до:
1) податкової інспекції;
2) статистичних органів;
3) пенсійного фонду;
4) фондів соціального страхування.
Надається можливість формування як типового комплекту звітів, встановленого за замовченням, так і специфічного комплекту, налагодженого власноручно.
Формування звітності проводиться при натисненні клавіші F9 в залежності від вигляду головного вікна - реєстр чи документ – пропонується перелік відповідно бухгалтерських та звітних форм чи звітів по документам:
1) в реєстрі викликається список бухгалтерських та звітних форм;
2) в документі - список звітів по документу, присутньому на екрані.
При формуванні звітних форм слід указати тип звіту:
1) звичайний звіт;
2) звіт для БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС.
В останньому випадку автоматично запускається програма БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС і надається можливість перегляду та подальшої роботи із сформованим звітом безпосередньо в програмі БЕСТ ЗВІТ ПЛЮС. При обранні типу звіту “Звичайний” звіт формується звичайним способом в програмі БЕСТ ЗАРПЛАТА.
У групах (крім групи звітних форм) надається можливість створювати нові форми звітів. Усі звітні форми добавляються та оновлюються тільки розробниками. Бухгалтерські звіти по реєстру та документам можна копіювати та за потребою створювати нові. Скопійовані та створені звіти можна редагувати. Назви усіх створених, відредагованих та скопійованих звітів будуть підсвічені блакитним кольором.
Для збереження даних про працівників підприємства в програмі використовується особовий рахунок. Він містить необхідні дані працівника для розрахунку заробітної плати та заповнення звітності. Вікно особового рахунку викликається в головному вікні програми за допомогою пункту меню Реєстр/Особовий рахунок. Робоча область вікна вміщує меню та панель інструментів особового рахунку, робоче вікно (рис. 3.9.).
Робоче вікно особового рахунку складається з декількох закладок:
1) закладка Загальні дані:
- табельний номер;
- прізвище, ім’я та по-батькові у називному відмінку;
- підрозділ, в якому обліковується робітник – заповнюється з довідника підрозділів;
- посада – заповнюється з довідника посад;
- графік роботи – заповнюється з довідника графіків;
- оклад - не обов’язково заповнювати, якщо оклад працівника буде змінюватися кожен місяць. У цьому випадку вказується сума окладу самостійно при новому нарахуванні заробітної плати;
- обліковий склад – вибирається з переліку: постійний, сумісник, трудова угода;
- дата прийняття та звільнення – обов’язкові до заповнення;
- стать працівника – вибирається з переліку: чоловіча, жіноча;
- дата народження - обов’язкова до заповнення;
2) закладка Додаткові дані:
- номер рахунку для зарахування зарплати – заповнюється при наявності банківського рахунку для перерахування зарплати;
- ідентифікаційний код;
- податкова інспекція - вибирається з довідника податкових інспекцій, який коригується при виклику картки підприємства. Пошук податкової інспекції здійснюється по перших буквах або по коду;
- код ставки страхового збору (для персоніфікації) – заповнюється автоматично після вибору облікового складу у разі самостійного введення працівника. Виконуючи імпорт особових рахунків працівників, необхідно перевірити наявність ознак (“0”- постійний, “1” – сумісник, “2” – трудова угода);
- стаж на момент прийому - загальний стаж для розрахунку лікарняного. Заповнюється загальна кількість років (РР), місяців (ММ) і днів (ДД) на момент прийому робітника;
- рахунок обліку витрат на заробітну плату - заповнюється автоматично після вибору підрозділу, до якого належить працівник. Рахунок можна змінити, залишаючи працівника в тому ж підрозділі;
- ознака інвалідності (ознака: „0” – не інвалід, ост. - інвалід);
- прізвище, ім’я та по-батькові у родовому та давальному відмінках;
- телефон працівника;
3) закладка Розрахункові листи - містить помісячний архів загальних сум по нарахуванню, утриманню, суми до сплати та вихідного залишку працівника;
4) закладка Нарахування - містить постійні нарахування, які нараховуються щомісяця. До таких нарахувань можуть належати премії, надбавки, матеріальні допомоги. Список постійних нарахувань за потребою налагоджується;
5) закладка Утримання - містить постійні утримання, які нараховуються щомісяця. Такі обов’язкові утримання, як прибутковий податок, утримання у фонди (пенсійний фонд, фонд соціального страхування, фонд по безробіттю), розраховуються автоматично, їх додавати в список постійних утримань не треба. За потребою можна вказати такі постійні утримання, як аванс, профспілковий збір, виконавчий лист і т.п.. Список постійних утримань за потребою налагоджується;
6) закладка Пільги - з’являється після створення особового рахунку працівника. При додаванні запису з новою пільгою робітнику код пільги вибирається з довідника пільг. Надається можливість вводу декількох пільг. В цьому випадку заповнюються дати початку і кінця дії пільги. Якщо раніше яка-небудь пільга була введена без заповнених дат, спочатку вказується дата кінця (поточний або попередній період) діючої пільги, після чого додається нова пільга. При внесенні декількох пільг при розрахунку заробітної плати відповідно до законодавства дотримується правило обліку однієї пільги;
7) закладка Форма №3 - містить лише потрібну для розрахунку інформацію по довідці форми №3 з попереднього міста роботи працівника. Заповнюється на робітників підприємства, що прийняті на постійне місце роботи та надали до бухгалтерії вищевказану довідку;
8) закладка Паспорт - включає паспортні дані робітників для заповнення звітних форм. Містить реквізити: серія, номер, ким виданий, дата видачі;
9) закладка Адреси - містить три адреси: прописки, постійного місця проживання, місця народження. При введенні кожної адреси слід у відповідному розділі вибрати з довідників чи заповнити вручну необхідні реквізити. При цьому поле “Вулиця” рекомендується заповнювати повністю;
10) закладка Фотографія - зберігає фотографію робітника, з якою друкуються звітні форми.
Розрахунковий лист співробітника служить для більш детальнішого перегляду стана рахунку робітника. Він призначений для збереження інформації про нарахування і утримання за архівні періоди та відображення результатів розрахунків за поточний обліковий період.
Вікно розрахункового листу виводиться на екран з меню головного вікна Реєстр / Розрахунковий лист.
Робоча область вікна вміщує меню та панель інструментів вікна розрахункового листа, робоче вікно.
Робоче вікно розрахункового листа працівника містить наступні поля:
1) П.І.Б. працівника. Вибір розрахункового листа іншого працівника провадиться по клавіші F3 з вкладеного списку або через навігатор, розташований з правої сторони поля;
2) період - місяць і рік, за який відображається розрахунковий лист. Період вибирається в межах збереження архіву розрахункових листів по клавіші F3 з вкладеного списку або через навігатор, розташований з правої сторони поля.
3) планові і фактично відпрацьовані дні та години;
4) дати прийому і звільнення (довідкові дані);
5) оклад робітника;
6) пільга по податку (код і найменування);
7) борг підприємства чи робітника на початок звітного періоду;
8) таблиця нарахувань та утримань;
9) суми Всього нараховано та Всього утримано;
10) борг підприємства чи робітника на кінець звітного періоду.
Таблиця нарахувань та утримань дозволяє виконувати редагування даних по заробітної платні як безпосередньо в розрахунковому листі, так і за допомогою відповідних робочих вікон для додавання та коригування видів оплат.Усі операції редагування даних в розрахунковому листі проводяться за допомогою меню, контекстного меню чи панелі інструментів.
В розрахунковому листі надається можливість як коригувати робочий час та автоматично розраховані суми по основним видам оплат, так і додавати до розрахунку заробітної платні працівника неосновні види нарахувань чи утримань, такі, як лікарняні листи, відпустка, премії (сумою чи з відсотком) та інші. При цьому додана та відкоригована інформація підсвічується блакитним кольором.При будь-якому коригуванні даних по заробітній платні, її розрахунок відбувається автоматично.
При додаванні інформації про відпустки чи лікарняні листи відпрацьований час робітника коригується автоматично. Якщо при цьому час відпустки чи лікарняного листа стосується попередніх періодів, то при розрахунку заробітної платні відбувається автоматичне сторнування нарахованих в тих періодах сум та перерахунок податків. В розрахунковому листі за поточний період в цьому випадку інформація про вказані види оплат буде підсвічена червоним кольором.
Для додавання неосновних видів нарахувань та утримань до розрахунку заробітної платні використовуються Документи. Інформація в документи вноситься та коригується: