Движение первичных документов в бух. учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.
Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. Он должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бух. учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работы по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут, лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
В целях своевременного составления всех видов отчетности ООО «Электра-Сервис» установило сроки представления документации исполнителям приведенные в табл.1.
Таблица1.
График документооборота ООО «Электра-сервис»
| Наименование документа | Кому представляется | Дата исполнения | Ответственный за исполнение |
| Материальный отчет | Бухгалтер | 26 числа | Руководитель участка |
| Табеля учета рабочего времени | Бухгалтер | 28 числа | Руководитель участка |
| Путевые листы | Бухгалтерия | ежедневно | Руководитель участка |
| Отчетные данные о начислении зар. платы к ф. 1Т | Экономист | 10 числа | Бухгалтерия |
Тема 3. Учет денежных средств и расчетов
Учет кассовых операций и операций по расчетному счету
Порядок расчетов наличными жестко регламентирован Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации;
Ответственность за сохранность ценностей в кассе несет кассир. С ним надо заключить договор о полной материальной ответственности. В небольших фирмах функции кассира может выполнять главный бухгалтер.
Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена лимитом остатка. Его размер установит обслуживающий вас банк на основе специального расчета. При необходимости лимит можно пересмотреть.
Сверх лимита в кассе разрешается хранить деньги только для выплаты зарплаты и пособий. Но и в этом случае превышение лимита не может продолжаться дольше трех рабочих дней (включая день их получения в банке), а для фирм, расположенных в районах Крайнего Севера, - пяти дней.
Если у фирмы несколько расчетных счетов в разных банках, то лимит можно установить в любом из них. После его установления письменно сообщите об этом в другие банки. Если лимит остатка кассы не согласован с банком, он считается равным нулю. В этом случае фирма обязана сдавать в банк всю денежную наличность.
Остаток денег в кассе определяется на конец рабочего дня после отражения в кассовой книге всех проведенных операций и указывается по строке "Остаток на конец дня".
Наличную выручку можно использовать только на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения (п.7 Порядка ведения кассовых операций).
Но это надо согласовать с банком. Однако никакой ответственности за нарушение данного требования закон не предусматривает.
Поступление наличных денег в кассу отражается по дебету счета 50 на основании приходного кассового ордера (Приложение 2)
Деньги, снятые с расчетного счета, приходуются проводкой:
Дт 50 Кт 51 поступили с р/ счета денежные средства в кассу фирмы.
Расход наличных из кассы отражаетсяпо кредиту счета 50 и оформляется расходным кассовым ордером (Приложение 3):
Дебет 70 (71, 60, 76, 66...) Кредит 50 выдана заработная плата работникам (подотчетные суммы, оплата поставщикам и т.д.).
Все движение денежных средств в кассе отражается в кассовом отчете за день (Приложение 4)
Движение средств на расчетном счете отражается в банковской выписке (Приложение 5)
Расчетные счета открываются предприятиям, являющимся юридическими лицами и имеющим самостоятельный баланс и др.
Порядок открытия расчетного счета регламентирован инструкцией, в соответствии с которой каждому предприятию может быть открыт только один расчетный счет в одном из банков по его выбору.
На расчетном счете сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие зачисления.
С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, соцстраху, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т.п. Выдача денег, а также безналичные перечисления с этого счета банком осуществляются, как правило, на основании приказа предприятия - владельца расчетного счета или с его согласия (акцепта).
Счет 51 «Расчетные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте РФ на расчетных счетах организации, открытых в кредитных учреждениях. Это активный счет, по дебету которого записываются остаток свободных денежных средств предприятия на начало месяца, поступления наличных денег из кассы предприятия, денежные средства, зачисленные от покупателей продукции, заказчиков, дебиторов, полученные ссуды. По кредиту этого счета отражаются денежные средства в погашение задолженности предприятия поставщикам материальных ценностей (услуг), подрядчикам за выполненные работы, бюджету, банку за полученные ссуды, органам социального страхования и прочим кредиторам, а также суммы, выданные предприятию наличными в кассу.
Учет расчетов с подотчетными лицами
В деятельности любой фирмы часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, покупать материальные ценности в розницу, оплачивать расходы по служебным командировкам и т.д. В этих случаях работнику фирмы выдают наличные деньги под отчет для выполнения определенных действий. Таких работников называют подотчетными лицами. Для учета расчетов с ними используют счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Кредитовое сальдо по этому счету (то есть долг фирмы перед подотчетником).
Подотчетными лицами являются работник предприятия, получившие авансом наличные суммы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Приказом директора по предприятию утверждается список лиц, имеющих право получать деньги под отчет. Предприятие выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определенные руководством предприятия и, в отдельных случаях, согласованные с учреждениями банка.
Остатки подотчетных сумм должны быть возвращены в кассу не позднее 3-х дней по истечению срока.
Деньги выдаются под отчет при условии полного расчета по ранее выданным суммам. К учету принимаются расходы подотчетных лиц, подтвержденные оправдательными документами.
Расчеты с дебиторами и кредиторами
Расчеты дебиторами и кредиторами возникают по различным причинам. Предприятие обязуется быть посредником между рабочими и служащими и третьими лицами, организациями, учреждениями (по исполнительным листам, за товары, проданные в кредит), оно хранит своевременно не полученную рабочими и служащими заработную плату, ведет расчеты по претензиям, по возмещению материального ущерба и т.п.
Расчеты с разными дебиторами и кредиторами учитываются на счетах 63, 73, 76 и др.
Аналитический учет по счетам 60, 61, 64, 65, 75, 78, 79, 62 ведется в ведомости №7, а по счету 76 такая ведомость открывается для каждого субсчета.
В конце месяца по ведомости аналитического учета подсчитывают итоги оборотов и выводят сальдо на следующий месяц.
Кредитовые обороты в разрезе корреспондирующих счетов из ведомостей №7 записывают в журнал-ордер №8 по кредиту счетов 60, 61, 62, 63, 68, 73, 76, 78, 79 и др. Записи по счетам 60, 61, 63, 73 производят в журнале-ордере одной строкой за месяц, а по счету 76 - итогами за месяц по субсчетам. По счетам 68, 78, 79 синтетический учет в журнале-ордере №8 совмещается с аналитическим.
Учет расчетов по нетоварным операциям осуществляется на счете 76 ”Расчеты с разными дебиторами и кредиторами”. Он имеет сложное строение. Сальдо начальное по дебету означает непогашенную на начало месяца дебиторскую задолженность. Обороты по Дт показывают увеличение, а по Кт уменьшение дебиторской задолженности. Сальдо начальное по кредиту- непогашенная на начало месяца кредиторская задолженность. Обороты по К показывают увеличение кредиторской и уменьшение дебиторской задолженности. В развитие счета 76 ведется ряд субсчетов.
При продаже продукции по договору комиссии или поручения выручку отражают на дату получения от посредника извещения об отгрузке продукции покупателю.
При этом время для получения извещения не должно превышать разумный срок прохождения таких документов (как правило, 3 - 5 дней). Фирмы, которые установили в договоре поставки особый момент перехода права собственности на продукцию, могут определять в учете выручку (и дебиторскую задолженность) на дату исполнения особых условий перехода права собственности. Такой датой может быть день поступления денег в оплату отгруженной продукции или день зачета взаимных требований.