Организация документооборота в компании ЗАО Жилищный капитал (стр. 4 из 14)

Такой анализ необходим для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми организация ведет переписку. Эти данные используются при направлении в эти организации ответных документов и при установлении связи с руководством этих организаций по телефону.

Документы, созданные в организации, разделяются:[24]

а) по видам документов:

- организационно-распорядительные;

- информационно-справочные;

- учетно-отчетные и др.;

б) по характеру содержания:

- инициативные (требующие ответа или исполнения);

- присланные / отправляемые для сведения;

- ответные;

в) по направлению движения:

- направляемые руководителю организации;

- направляемые в структурные подразделения;

- направляемые конкретным исполнителям;

г) по сфере функционирования:

- внутренние;

- исходящие.

Внутренние документы разделяются по направлению движения[25]:

- отправляемые в подразделения (филиалы);

- функционирующие внутри организации.

Таким образом, документы организации можно изучать с различных точек зрения и каждый отток будет иметь особенности в движении и обработке. Анализ документооборота можно выразить графически[26]:

Рис. 3. Документооборот в организации

Документооборот ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» регулируется инструкцией по делопроизводству (приложение 5).

Инструкция по делопроизводству в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и иными внутренними нормативными документами ЗАО «Жилищный капитал».

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал».

Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.[27]

Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены в Инструкции по организации и ведению конфиденциального делопроизводства в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал», утвержденной приказом генерального директора.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления – административно-правовой департамент.[28]

При применении ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» электронного документооборота административно-правовым департаментом (административным управлением, управлением документооборота совместно с управлением информационных технологий) разрабатываются маршруты движения документов.

В деятельности ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» образуются следующие группы документов[29]:

- организационно-распорядительные документы - локальные нормативные документы Общества, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Общества, его подразделений и должностных лиц:

- приказы генерального директора по основной деятельности;

- приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам;

- распоряжения генерального директора по основной деятельности;

- протоколы совещаний;

- положения, инструкции, правила, регламенты;

- внутренние документы (служебные записки);

- служебные письма (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании);

- договоры (поступающие в ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал» и создаваемые в компании).

Каждая из вышеперечисленных групп, исходя из содержания конкретных документов, подразделяется на типы (приложение 7)[30].

- Документы по инвестиционной (производственной) деятельности.

- Документы по строительству.

- Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности.

- Документы по кадровой деятельности.

- Документы по общим вопросам (по вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

- Документы по корпоративной и административной деятельности.

Каждый тип документов, в свою очередь, состоит из нескольких видов[31].

1. Документы по инвестиционной (производственной) деятельности:

- инвестиционные соглашения, контракты и договоры (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о долевом участии в строительстве объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры уступки прав и (или) перевода долга (включая предварительные) по инвестиционным соглашениям, контрактам и договорам, по договорам о долевом участии в строительстве объектов недвижимости, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры купли-продажи объектов недвижимости (включая предварительные), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- агентские договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним, агенты отчета;

- договоры по рекламе и маркетингу, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по инвестиционной (производственной) деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- соглашения о зачете встречных требований по вышеперечисленным договорам;

- стратегии реализации инвестиционных проектов;

- бизнес-планы, технико-экономические обоснования, заключения, справки;

- планы продаж и рекламных мероприятий;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам инвестиционной (производственной) деятельности.

2. Документы по строительству:

- договоры аренды земли (под строительство и реконструкцию объектов недвижимости), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры строительного подряда, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по строительству, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- документы унифицированных форм № КС-2, № КС-3 (акты приемки выполненных работ, справки о стоимости выполненных работ и затратах);

- исходно-разрешительная и проектно-сметная документация;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам строительства.

3. Документы по финансовой и внешнеэкономической деятельности:

- договоры об участии в целевом финансировании, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- кредитные договоры, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры залога по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры поручительства по финансовым обязательствам, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о предоставлении банковских гарантий, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры займа, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры купли-продажи векселей, других ценных бумаг и акты к ним, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- акты предъявления векселей для погашения;

- договоры об открытии счетов, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- иные договоры по финансовой и внешнеэкономической деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- финансовые обоснования по проектам и по себестоимости проектов;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам финансовой и внешнеэкономической деятельности.

4. Документы по вопросам кадровой политики:

- договоры по кадровой деятельности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по повышению квалификации работников, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- приказы по кадрам;

- должностные инструкции, положения о структурных подразделениях;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по вопросам кадровой деятельности.

5. Документы по общим вопросам:

- договоры о допуске работников к информации, отнесенной к коммерческой и служебной тайне, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры о соблюдении противопожарной безопасности, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры по материально-техническому обеспечению (хозяйственной деятельности), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- договоры аренды зданий, помещений и имущества (в том числе транспортных средств), приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- положения, инструкции, регламенты, а также письма и служебные записки по общим вопросам (вопросам безопасности и материально-технического обеспечения).

6. Документы по корпоративной и административной деятельности:

- договоры купли-продажи акций, долей в уставном капитале Общества и других юридических лиц, приложения, дополнительные соглашения и акты к ним;

- реестр владельцев ценных бумаг (журнал учета входящих документов, журнал лицевых счетов, регистрационный журнал);