Положение о БУ и отчетности [21, С.21] обязывает предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей: не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года (но не ранее) с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях; в случае расхождения данных бухгалтерского и складского учета.
На предприятии "ВУДЭКС" данный перечень проведения обязательной инвентаризации сохраняется.
По объему проверки инвентаризации делятся на сплошные и выборочные, а по времени – плановые и внеплановые. На ХФ ООО ТК "ВУДЭКС" в магазине-складе проводятся внеплановые инвентаризации по распоряжению учредителя или директора филиала. Работу по проведению инвентаризации осуществляет комиссия, состоящая из компетентных лиц, назначаемая приказом руководителя предприятия.
Бухгалтер к моменту проведения инвентаризации составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам. Во всех случаях расхождения, выявленные при инвентаризации, оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, приходуются: Д41 К80. Недостача ценностей списывается на счет 84 с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей.
По решению руководителя сумма недостач в пределах норм естественной убыли относится на издержки обращения: Д44 К84. Недостатки сверх норм естественной убыли относят на материально ответственных лиц: Д73 К84.
Некомпенсируемые потери материальных ценностей отражают: Д80 К41
Если виновные лица не установлены, то потери относят на издержки обращения.
Необходимо отметить, что на предприятии отсутствует рабочий план инвентаризации. Это является негативным моментом, так как свидетельствует о ненадлежащем уровне контроля за деятельностью материально ответственных лиц, что может привести к злоупотреблениям в их деятельности. Поэтому можно порекомендовать разработать и использовать на предприятии план инвентаризации, утвержденный приказом руководителя.
На предприятии для удобства и эффективности работы с законодательными документами, установлена справочная система «Консультант+», предназначенная для хранения и использования различной нормативной и справочной информации.
Система «Консультант+» содержит нормативные данные по всему российскому законодательств: Законы Российской Федерации, Постановления правительства, Указы президента, Положения, Рекомендации и другие документы.
Информационный банк системы постоянно пополняется и обновляется новыми документами, а для часто используемых создаются новые редакции. Особенностью Информационного банка является еще и то, что все приложения к документу, даже если они имеют собственные названия, хранятся вместе с текстом документа, к которому они относятся.
Положительными моментами системы «Консультант+» являются:
1. Простота, удобство и оперативность работы;
2. Быстрое освоение работы с информационной системой;
3. Наличие справки по работе с системой Консультант Плюс;
4. Удобство в работе с любым количеством информации;
5. Удобный интерфейс;
6. Наличие перекрестных ссылок между документами;
7. Наличие в полном объеме документов (включая их первоначальный вариант, дополнения и изменения и новые редакции);
8. Удобство и простота заполнения карточки реквизитов и наличие словарей.
Подведем итоги вышеописанному материалу:
1. В течение отчетного года на предприятии применялась журнально-ордерная форма учета, то есть это предполагает ведение Главной книги, журналов-ордеров и ведомостей и карточек аналитического учета.
2. Ответственность за организацию БУ на предприятии несет руководитель предприятия, через обеспечение неукоснительного выполнения всеми подразделениями и службами, работниками предприятия, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.
3. БУ осуществляется бухгалтерией, являющейся самостоятельным структурным подразделением предприятия.
4. Ведение БУ почти полностью автоматизировано. Можно порекомендовать предприятию использовать автоматизацию складского учета. Подключение компьютера к кассовому аппарату позволит снизить трудоемкость работы, повысить скорость работы соответствующих работников (так как, например, данные заполненных приходных и расходных ордеров используются программой и для заполнения отчетов кассира). Для этих же целей можно порекомендовать также заполнять первичные документы (авансовые отчеты, др.) с помощью компьютера. Все это осуществимо и не потребует значительных вложений, так как используемая на предприятии программа «1С: Торговля» предусматривает данные возможности.
5. Главный бухгалтер руководствуется Положениями по БУ и отчетности, нормативными документами, утвержденными в установленном порядке, несет ответственность за соблюдение содержащихся в них методических принципов БУ.
6. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах БУ всех осуществляемых предприятием хозяйственных операций, составление в установленные сроки финансовой отчетности, проведение экономического анализа совместно с другими подразделениями и службами.
7. Главный бухгалтер подписывает совместно с руководителем документы, служащие основанием для приемки и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также расчетных кредитных и финансовых обязательств. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными.
8. Филиал хранит в обязательном порядке следующие документы: учредительные документы; свидетельство о государственной регистрации; документы, подтверждающие права на имущество, находящиеся на его балансе; внутренние документы общества, утвержденные учредителем; годовой финансовый отчет; документы БУ; аудиторское заключение (Прил. 10) и прочие.
Аудиторская проверка отчетности ХФ ООО ТК "ВУДЭКС" проводилась с целью подтверждения правильности ее составления за 1999 г. Отчетность подготовлена ХФ ООО ТК "ВУДЭКС", исходя из Положения «О годовой бухгалтерской отчетности организации» (вместе с Инструкцией «О порядке заполнения форм годовой бухгалтерской отчетности»): Приказ Минфина РФ от 12.11.96 г. №97 (редакция от 20.10.98 г.). Аудит проводился таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений.
Так, в ходе проверки было установлено:
- соответствие данных БУ предоставленной отчетности;
- соблюдение принятой учетной политики на предприятии;
- полнота отражения налоговых обязательств.
Проверка проводилась на основе предоставленных бухгалтерских документов (комплекта бухгалтерской отчетности за III и IV кварталы 1999 г.).
Проведение проверки:
1. На предприятии в течение отчетного периода была соблюдена учетная политика. Однако, учетная политика не в полном объеме отражает порядок ведения БУ в организации. Так, не были определены:
- вариант оценки запасов;
- выбранная форма БУ;
- не указан момент определения выручки в целях налогообложения;
- порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
- рабочий план счетов по БУ;
- нормативные документы по учетной политике, на основании которых она разработана; не утвержден график документооборота предприятия;
- в части учета расходов будущих периодов не предусмотрен период, в течение которого эти расходы будут относиться на издержки, а также не определен перечень расходов будущих периодов;
- не установлены виды доходов будущих периодов, отражаемых на счете 83;
- не предусмотрен порядок отражения курсовых разниц и периодичность их отнесения на финансовый результат.
2. Были проверены расчеты налогов, указанных в налоговых декларациях, нарушений в этой области не обнаружено.
3. Неверно заполнена форма №1 «Бухгалтерский баланс» за 9 месяцев и за 1999 год. Так, в форме №3 «Отчет о движении капитала» определено, что использование прибыли составило 49 тыс. руб. и 16 тыс. руб. соответственно на конец III и IV квартала (следовательно, нераспределенная прибыль составляет 577 тыс. руб. и 144 тыс. руб.). Соответственно, раздел 4 баланса должен быть понижен на сумму 49 тыс. руб. и 16 тыс. руб. для достоверности отражения данных в бухгалтерской отчетности, и эта же сумма не должна показываться в разделе 3 бухгалтерского баланса.
Выводы и рекомендации:
1. Внести изменения и дополнения в учетную политику организации в соответствии с положением по учетной политике.
2. Разработать и утвердить график документооборота.
3. Издать приказ по утверждению плана инвентаризации.
4. Заполнить бухгалтерскую отчетность в соответствии с положением о годовой бухгалтерской отчетности.
2.3 Форма бухгалтерского учета, применяемая на предприятии
В неавтоматизированной системе ведения БУ обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета материально-производственных запасов. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе БУ представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы:
1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т.п.