Для оптимізації результатів оцінювання впливу зовнішнього та внутрішнього середовища фірми на поведінку логістичної системи логістичний менеджер повинен використовувати ключові інформаційні джерела підсистеми в процесі моніторингу. Тут необхідно враховувати два аспекти. По-перше, використання інформації персоналом фірми для оцінки ефективності своїх логістичних рішень. Наприклад, бухгалтерська інформація або відомості про ціни на готову продукцію конкурентів можуть дати вичерпну відповідь про ефективність менеджменту; інформація про розміри вантажних відправлень може бути використана транспортними підрозділами фірми і т. д. По-друге, логістичні партнери фірми, такі, як постачальники матеріальних ресурсів , торгові посередники, перевізники і споживачі готової продукції також можуть використовувати інформацію підсистеми для поліпшення координації та зниження власних витрат. Важливе місце в розглянутій підсистемі належить прогнозування, зокрема, таким його аспектам, як збір вихідної інформації, оцінка точності, достовірності, використання найбільш ефективних методів прогнозування.
Третім компонентом логістичної інформаційної системи є підсистема підтримки логістичних рішень, яка представляє собою інтерактивну комп'ютерну інформаційну систему, що включає бази даних та аналітичні моделі, що реалізують, як правило, оптимізаційні задачі, що виникають у процесі логістичного менеджменту. Підсистема формує, оновлює і підтримує різному структуровані, централізовані та розподілені бази даних для чотирьох основних типів файлів:
• базисних файлів, що містять зовнішню і внутрішню інформацію, необхідну для прийняття логістичних рішень;
° критичних чинників, що визначають головні дії, цілі та обмеження при прийнятті рішень;
• політики / параметрів, що містять основні логістичні операційні процедури для ключових областей;
• файлів рішень, що зберігають інформацію про попередні (періодичних) рішеннях для різних логістичних функцій.
У даній підсистемі використовується велика кількість економіко-математичних моделей і методів (зокрема, прогнозування для підтримки рішень, прийнятих логістичним менеджментом). Всі ці моделі та методи можна розділити на класи: оптимізаційні, евристичні та імітаційні. Оптимізаційні моделі прийняття рішень засновані на методах операційного числення: програмування (лінійного, нелінійного, динамічного, стохастичного, цілочисельного), математичної статистики (кореляційно-регресійний аналіз, теорія випадкових процесів, теорія ідентифікації, теорія статистичних моделей прийняття рішень і т. п.), варіаційного обчислення, оптимального управління, теорії масового обслуговування, графів, розкладів і т. д. Зокрема, для різних логістичних функцій можна вказати наступні завдання:
• оптимальна диспетчеризація у виробництві, транспортуванні, вантажопереробки;
• оптимальне розміщення об'єктів у виробництві, розподілі, складуванні;
• побудова оптимальних логістичних ланцюгів, каналів, мереж;
• побудова оптимальної організаційної структури логістичної системи;
• оптимальна маршрутизація;
• визначення оптимальної тривалості складових логістичних циклів;
• оптимізація процедур збору, обробки та виконання замовлень;
• оптимізація параметрів систем управління запасами;
• оптимальний вибір перевізника, експедитора, постачальника і т.д.
У розглянутій підсистемі широко застосовуються інтерактивні (діалогові) процедури інформаційної підтримки прийняття рішень логістичним менеджментом.
Четвертий елемент організаційної структури логістичної інформаційної системи - підсистема генерування вихідних форм і звітів ".
Система інформаційного забезпечення в логістиці для виконання перерахованих вище функцій повинна бути відповідним чином організована. Специфіка даної системи полягає в тому, що в процесі своєї діяльності вона повинна мати можливість впливати на всі функціональні підсистеми логістичної організації. Виходячи з цього можливі три способи її організації: централізований, децентралізований і спеціалізований.
При централізованому способі організації діяльність з інформаційного забезпечення зосереджена в одному управлінні (підрозділі) і підпорядковується безпосередньо вищому керівництву організації через віце-президента (заступника директора) з інформаційних систем (технологій). Перевагою такого способу організації є забезпечення високої ефективності робіт із впровадження нових інформаційних систем і технологій. До недоліків можна віднести високі витрати на утримання апарату управління.
При децентралізованому способі організації підсистеми інформаційного забезпечення фахівці різних функціональних підрозділів виконують функції управління інформаційними потоками у своїй предметній області. Перевагою такого способу організації є високий рівень знань предметної області менеджера з інформаційних систем, недоліком - дублювання однотипних завдань і функцій у різних підрозділах організації.
При спеціалізованому способі в організації відсутні підрозділи з інформаційних систем (технологій). При необхідності розробки та впровадження нової інформаційної системи дані організації звертаються до спеціалізованих фірм і виконують роботи на договірній основі (аутсорсинг).
Це характерно для малих організацій, які не можуть мати своїх фахівців в галузі інформаційних технологій, зайнятих повний робочий день, і вдаються до послуг консультантів. Перевагою даного способу організації системи інформаційного забезпечення є високий рівень наукових і методичних розробок, недоліком - складність обліку специфічних особливостей об'єкта.
Вибір того чи іншого способу організації системи інформаційного забезпечення залежить від багатьох факторів, насамперед від розмірів організації, що існують у ній бізнес-процесів, наявності вільних грошових коштів. Зазначимо: система інформаційного забезпечення в даний час досягла такого рівня спеціалізації, що вимагає уваги до своєї організації - це розуміють сучасні керівники. Тому будь-яка мала організація має в своєму складі інформаційні служби. Інформаційна система, необхідна для адекватного виконання функцій логістики, повинна відповідати таким вимогам:
• інформаційні потоки повинні бути сумісними в інформаційному відношенні;
• внутрішні взаємозв'язки і взаємозалежності інформаційних потоків мають носити причинно-наслідковий характер;
• ієрархічна підпорядкованість інформаційних потоків до повинна бути чіткою;
• інформаційній системі повинно бути властива інтегративності.
3. Принципи та рівні інформаційної логістичної системи
В основу побудови логістичної інформаційної системи повинні бути закладені принципи:
1. Повнота і придатність інформації для користувача. Логістичний менеджер повинен мати у своєму розпорядженні необхідної та повної (достатньої) інформацією для прийняття рішень, причому в необхідному йому вигляді. Наприклад, інформація про запаси або замовлень споживачів часто потребує попередньої обробки і зазвичай розміщується не там, де логістичний менеджер приймає рішення.
2. Точність. Точність вихідної інформації має принципове значення для прийняття правильних рішень. Наприклад, інформація про рівень запасів у розподільчій мережі в сучасних логістичних системах допускає не більше 1% помилок або невизначеності для прийняття ефективних рішень у фізичному розподілі, створенні запасів і задоволенні запитів споживачів. Велике значення має точність і достовірність вихідних даних для прогнозування попиту, планування потреб в матеріальних ресурсах і т. п.
3. Своєчасність. Логістична інформація повинна надходити в систему менеджменту вчасно, як цього вимагають багато логістичні технології, особливо засновані на концепції "точно в термін". Своєчасність інформації важлива практично для всіх комплексних логістичних функцій. Крім того, багато завдань у транспортуванні, операційному менеджменті, управлінні замовленнями і запасами вирішуються в режимі реального часу ("on line"). Цього ж вимагають і багато чисельні завдання логістичного моніторингу. Вимоги своєчасності надходження і обробки інформації реалізуються сучасними логістичними технологіями сканування, супутникової навігації, штрихового кодування, впровадження стандартів EDI / EDIFACT.
4. Орієнтованість. Інформація в логістичній інформаційної системі повинна бути спрямована на виявлення додаткових можливостей поліпшення якості продукції, сервісу, зниження логістичних витрат. Способи отримання, передачі, відображення і попередньої обробки інформації повинні сприяти виявленню "вузьких місць", резервів економії ресурсів і т. п.
5. Гнучкість. Інформація, що циркулює в логістичній інформаційній системі, повинна бути пристосована для конкретних користувачів, мати найбільш зручний для них вигляд. Це стосується як персоналу фірми, так і логістичних посередників і кінцевих споживачів. Паперовий і електронний документообіг, проміжні та вихідні форми, звіти, довідки та інші документи повинні бути максимально пристосовані до вимог всіх учасників логістичного процесу і адаптовані до можливого діалогового режиму для багатьох користувачів.
6. Відповідний формат даних. Формат даних і повідомлень, застосовуваний у комп'ютерних і телекомунікаційних мережах логістичної інформаційної системи, повинен максимально ефективно використовувати продуктивність технічних засобів (обсяг пам'яті, швидкодію, пропускна здатність і т. д.). Види і форми документів, розташування реквізитів на паперових документах, розмірність даних та інші параметри повинні полегшувати машинну обробку інформації. Крім того, необхідна інформаційна сумісність комп'ютерних і телекомунікаційних систем логістичних посередників та інших користувачів за форматами даних у логістичній інформаційній системі.