3) значение содержащейся в документе информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа;
4) внешние особенности (юридическая достоверность документа – наличие подписей, дат, печатей);
5) наличие резолюций, пометок;
6) особенности передачи текста;
7) подлинность;
8) особенности материальной основы документа;
9) особенности физического состояния, полнота, сохранность документа.
Специфическими критериями для первого этапа экспертизы по всем научным исследованиям и разработкам являются:
1) степень отражения уровня состояния науки и техники, производства в определенный период развития общества;
2) значимость проблем (тем), проектов, моделей, конструкции, технологии на момент внедрения для развития отраслей и народного хозяйства в целом;
3) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;
4) экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;
5) социальная эффективность исследований и научно-технических разработок.
Специфическими критериями для второго этапа являются:
1) этапность научных исследований (стадийность технических разработок);
2) степень информативности видов и разновидностей документов на определенных этапах исследований и стадиях разработок;
3) степень отражения в научно-техническом документе реально существующего явления или объект.
Для организации и проведения экспертизы ценности всех групп документов и отбора их для передачи на государственное хранение создаётся единая экспертная комиссия (ЭК). В ее состав входят наиболее квалифицированные специалисты, хорошо знакомые с содержанием НТД и направлениями деятельности организации. В экспертную комиссию в обязательном порядке включаются: начальник и один из сотрудников СНТД, являющийся секретарем ЭК, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, представитель государственной архивной службы. Директором ЭК назначается один из руководителей организации (зам. директора по научной работе, главный инженер или его заместитель, главный конструктор или его заместитель). ЭК является совещательным органом, работает в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения, получает от него организационно-методическую помощь и указания.
Основными функциями ЭК организации являются: организация и проведение совместно с сотрудниками СНТД непосредственной работы по экспертизе ценности НТД, отбору ее на постоянное и временное хранение и выделение к уничтожению НТД, утратившей практическое значение и не имеющей научно-исторического значения.
Организации и предприятия по истечении сроков хранения документов организуют передачу их на государственное хранение в установленном комплекте и в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы. Документация принимается по описям, утвержденным ЭПК архивного органа, в хорошем физическом состоянии (отреставрированная, переплетённая, прошедшая дезинфекцию дезинсекцию). Все расходы, связанные с подготовкой документов к передаче на госхранение и транспортировкой, производятся за счет организации.
НТД, не имеющая научно-исторической ценности, но сохранившая практическое значение, хранится в СНТД в течение сроков, предусмотренных отраслевыми и ведомственными перечнями, затем отбирается к уничтожению в установленном порядке. Акты на уничтожение НТД рассматриваются ЭК и утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования акта на ЭПК архивного органа.
Научно-техническая документация, хранящаяся в архивах, используется с соблюдением соответствующих правил работы с архивными документами. Для учета лиц, пользующихся научно-технической документацией, в архиве ведется книга учета посещаемости, в которой при каждом посещении архива исследователь расписывается. Книга учета посещений заводится ежегодно и имеет следующие графы: порядковый номер, фамилия, имя, отчество исследователя, наименование организации, отдела, направивших его в архив, тема исследования, дата, примечание.
На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в картотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ, помимо формуляра, составляется контрольная карточка, которая служит для учета используемых в практической работе документов и располагается в порядке возрастания их обозначений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке.
Научно-техническая документация, хранящаяся в технических архивах, используется в государственных, научно-исследовательских целях, публикуется в печати, для наведения справок, изготовления копий и выписок.
Заключение
Научно-техническая информация – неотъемлемая часть любого научного исследования, проектной или конструкторско-технологической работы. В современных условиях специалист физически не в состоянии самостоятельно следить за всем новым, что появляется в мире по интересующей его отрасли знания. Поэтому организация службы научно-технической информации, учет и регистрация всей создающейся технической документации имеет огромное значение для развития экономики страны.
Большое значение имеет использование технической документации ведомственных архивов для стандартизации. При разработке новых стандартов собирается максимальное количество чертежей, технических описании, расчетов, технологических карт на изготовление стандартизируемого изделия. Затем проводится их подробный анализ, устанавливается сходство, различие и т.д., и в конце концов создается проект стандарта.
Технические документы необходимы при написании диссертаций, монографических исследований, дипломных работ, а также используются профессорско-преподавательским составом высших и средних специальных учебных заведений для постановки новых и совершенствования старых учебных курсов.
Некоторые специализированные проектные организации и архитектурные мастерские выпускают каталоги своих работ, в которые включены сведения о типовых проектах зданий, стандартных узлах машин, об имеющемся оборудовании.
Список использованной литературы
1. Борушек Л.С. Единая система конструкторской документации. – М.: Издательство стандартов, 1989.
2. Васильев А.Л. Стандартизация для всех. – М.: Издательство стандартов, 1992.
3. Гончаров А.А. Метрология, стандартизация и сертификация. – М.: Академия, 2005.
4. Гуторова И.А. Стандартизация, метрология и сертификация. – М.: Приор, 2001.
5. Единая система технологической документации. – Мн.: Издательство стандартов, 1992.
6. Зиньковская Н.В. Сертификация: теория и практика. – М.: Приор, 2002.
7. Крылов Г.Д. Основы стандартизации, сертификации и метрологии. – М.: Юнити, 2003.
8. Лифиц Н.М. Основы стандартизации, метрологии, сертификации. – М.: Юрайт, 2001.
9. Общетехнический справочник под общей редакцией Скороходова Е.А. – М.: Машиностроение, 1990.
10. Сергеев А.Г. Метрология, стандартизация, сертификация. – М.: Логос, 2001.
11. Сертификация сложных технических систем под общей редакцией Круглова В.И. – М.: Логос, 2001.
12. Соломахо В.Л. Основы стандартизации, допуски, посадки и технические измерения. – Мн.: ДизайнПро, 2004.
13. Фомин В.Н. Сертификация продукции. – М.: Центр экономики и маркетинга, 2001.