К пересоставленным описям фондов прилагаются переводные таблицы старых и новых шифров дел. Переводные таблицы отсылают от старых шифров к новым. Если новая опись включает в себя дела нескольких переработанных описей, то в переводную таблицу включается графа с номерами описей. В случае передачи дела в другой фонд, объединения его с другим делом в пределах фонда, в переводной таблице указывается его новый шифр. В графе «Примечание» указывается основание записи.
Переводная таблица шифров дел может составляться:
· ко всем описям фонда, если его материалы были пересистематизированы и количество описей изменилось;
· к каждой описи, если пересистематизация материалов проводилась только внутри каждой описи.
Для составления переводной таблицы шифров используется карточка, на которой производилось описание. Карточки систематизируются по порядку старых шифров.
Если имеются дела, ранее находившиеся в других фондах, то первыми помещаются карточки основного фонда, а вслед за ними других фондообразователей. В пределах каждого фонда карточки систематизируются по порядку номеров описей, а каждой описи – по номерам дел. Систематизированные карточки перепечатываются в таблицы.
Усовершенствование описей – комплекс работ, направленных на повышение их информационно-поискового уровня[5]. Проведение усовершенствования возможно для фондов любой категории. Категория фонда обусловливает очередность работы с описями, определяет степень необходимого повышения информационно-поискового уровня конкретной описи, состав справочного аппарата к описи.
Усовершенствование описей включает следующие виды работ: редактирование заголовков, составление необходимого справочного аппарата к описи, перепечатку описи.
Редактирование заголовков проводится с просмотром дел. Необходимость просмотра определяется при предварительном анализе качества заголовков. При редактировании заголовков проводится уточнение их по содержанию, установление корреспондента, места события, уточняется датировка, фондовая и структурная принадлежность дел.
Редактирование заголовков проводится по тексту второго экземпляра описи с последующей её перепечаткой или на карточках, с которых затем печатается новая опись. Первоначальная опись сохраняется и присоединяется к фонду. Все уточнения заголовков переносятся на обложки дел.
В целях повышения информативности описей проводится составление указателей. С помощью указателей устраняются также отдельные недостатки систематизации и формирования дел.
Для вошедших в научный оборот фондов, включающих материалы других фондообразователей, с целью обеспечения поиска документов определённого фондообразователя допускается составление специальных указателей фондовых включений. В них указываются номера и названия фондов и перечисляются номера дел, относящихся к этим фондам.
Описи дел, неудобные для пользования, а также имеющиеся в одном экземпляре, перепечатываются.
По завершении описания неописанных документов или переработки описей составляется акт, утверждаемый руководством архива и служащий основанием для внесения необходимых изменений в учётную документацию.
2.2 Каталоги
Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации[6].
Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов [7].
Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.
Основные требования к системе каталогов госархива следующие:
· соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;
· рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;
· исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;
· исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.
Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам.
Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов. Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов.
Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.
Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.
Именной каталог. В именном каталоге документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация – в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности. При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно.
Географический каталог. В географическом каталоге документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований. В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.
Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений – каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.
Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера.
В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.
Система каталогов должна обеспечить полноту сведений о содержании документов фондов архива. Дифференцированный подход при каталогизации заключается в определении очередности работы с документами и в степени обобщения сведений при их описании на каталожных карточках.
Целесообразно намечать к каталогизации те фонды, документы которых могут быть использованы при подготовке публикации документов, составлении обзоров, информационных писем и пр.
Не каталогизируются фонды, описи которых намечаются к переработке. Если к описям имеются указатели, позволяющие вести поиск на уровне отдельного документа, каталогизация этого фонда может быть отложена.
При выборе структурной части фонда для каталогизации основным критерием является полнота отражения основной деятельности фондообразователя и учреждений его системы. Так, документы коллегии, секретариата, президиума, канцелярии и т.п. наиболее полно и всесторонне освещают основную деятельность фондообразователя. Кроме того, эти подразделения фондообразователя содержат документацию обобщающего характера. Все это определяет первоочередность и обязательность каталогизации указанных структурных частей фонда.
При отборе дел и документов для каталогизации следует учитывать функции фондообразователя, чтобы заранее наметить необходимые комплексы документов, подвергаемых каталогизации.
Каталогизации подвергаются:
· организационно-распорядительные, планово-отчётные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;
· руководящие документы вышестоящих органов, которые имеют прямое отношение к осуществлению фондообразователем его целевого назначения;
· документы подведомственных учреждений, присланные для; контроля и обобщения;
· документы, в которых отражается существо деятельности учреждения, но подлинники которых в составившем их учреждении не остаются (копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и т.д.);
· печатные издания, имеющиеся в фонде и касающиеся деятельности фондообразователя;
· другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.
В каталог включаются сведения, которые содержат информацию о сущности событий, фактов, явлений, отраженных в документах, раскрывающих закономерности их развития, показывающих характерные особенности их проявления, о деятельности фондообразователя или учреждений его системы. При отборе сведений отдаётся предпочтение сведениям о характере, направлении и итогах деятельности учреждения и его системы, учитывается время возникновения документа или время описываемых в документе событий, когда значение имеет сам исторический период, учитываются авторы (адресаты) документов, степень их сохранности.