Дифференцированный подход к описанию при каталогизации заключается в выборе и применении комплекса рациональных приёмов описания для каждой характерной группы документов фонда. Такими приёмами являются – подокументный, поединичный, групповой.
На одной каталожной карточке могут быть описаны:
· при подокументном описании – отдельный документ из дела, посвящённый одному вопросу при условии, если остальные документы этого дела касаются других вопросов, или часть одного документа, если весь документ касается многих вопросов;
· при поединичном описании – дело целиком, касающееся одного вопроса, события, переписка по одному вопросу;
· при групповом описании – группа документов одного дела по одному вопросу, предмету; если по этому же вопросу имеются документы в других делах, то документы каждого дела могут описываться на отдельной карточке;
· группа однородных дел одной описи.
Приёмы группировки сведений для описания определяются содержанием документов. Групповая карточка может также составляться к отдельной описи или группе описей, если они объединяют тематическую группу документов, а также к фонду в целом.
Для систематического и предметно-тематического каталогов основой при описании является вопрос.
В обозначении вопроса необходимо включать понятие о действии, совершаемом лицом, или характеризующее состояние, развитие объекта. Это делает информацию более конкретной.
При каталогизации протоколов нельзя выносить на карточку только пункт повестки дня. Необходимо отразить содержание постановляющей части протокола по данному вопросу и результат обсуждения.
При обозначении лиц на каталожной карточке для именного каталога следует помимо вопроса указывать также имеющиеся в документе сведения о профессии, звании или другие данные, характеризующие их общественное положение. При отсутствии таких сведений на карточку выносятся фамилия, имя, отчество и вопрос.
Карточка для именного каталога имеет графическое выделение фамилии, имени лица, которые составляют основу информации на карточке. Вопросная же часть информации может отсутствовать.
Для предметных каталогов основой при описании является предмет, хотя в ряде случаев может быть отражена и вопросная сторона информации документа.
Указатели к каталогам создаются краткие или глухие, заключающие в себе лишь обозначение предмета или название рубрики со ссылкой на индекс.
К систематическому каталогу могут быть составлены предметный, географический и именной указатели.
Каталоги создаются в процессе самостоятельного вида работы – каталогизации, а также в процессе других видов работ.
Выявление и описание документов фондов для систематического каталога проводится в соответствии со схемой классификации систематического каталога. Вначале разрабатываются методические пособия по каталогизации отдельных фондов, рабочие схемы с учётом специфики документов. После завершения описания документов на каталожной карточке проводится индексирование.
Индексирование –процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации[8]. Индексирование осуществляется путём анализа содержания каталожной карточки и отнесения её к определённому структурному подразделению схемы классификации.
Карточки систематизируются по индексам и рубрикам и расставляются в каталоге. Кроме основных карточек в каталоги помещаются отсылочные карточки для связи с другими разделами этого же каталога или с другими архивными справочниками. В отсылочных карточках графы «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке. В графе «Содержание» пишется: «см. также...» и указываются индексы названий соответствующих подразделений каталога или другого справочника, к которым даётся отсылка.
При индексировании проводится объединение однородных по содержанию карточек, а также экспертиза карточек – выделяются некачественные, малозначительные карточки. Вторично экспертиза осуществляется в процессе систематизации карточек по индексам, при этом выделяются дублетные и поглощенные карточки.
Периодически проводится проверка систематического каталога. При этом проверяется правильность размещения карточек между разделителями, определяется необходимость введения новых разделителей.
Завершение каталогизации документов архивного фонда оформляется справкой, которая включается в дело фонда. В справке указывается номер и название фонда, кто и когда проводил каталогизацию, количество составленных карточек, делается отметка о включении карточек в каталог архива, проставляется дата, должность составлявшего справку и его подпись. Если каталогизация проводилась по части архивного фонда, в справке вслед за номером и названием фонда указываются номера и названия описей, по которым проводилась разработка. В журнале или картотеке архива ведётся централизованный пофондовый учёт дел, подвергнутых каталогизации.
Учёт поступлений карточек в каталог следует вести по каждому каталогу отдельно в специальных книгах, в которых отмечаются дата поступления карточек в каталог, название фонда, номер фонда, фамилия составителя, отметка о включении массива карточек в каталог. Ежегодно устанавливается количество карточек, поступивших и включённых в каталог. В целом по архиву учёт составленных и включённых в каталог карточек ведётся в паспорте.
Для учёта использования каталогов в архиве ведётся журнал.
2.3 Путеводители
Путеводитель – архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива[9]. В него включаются сведения об основных фондах архива.
Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.
Путеводитель по архивам – систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов[10].
Путеводитель по фондам архива – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками[11].
Краткий справочник – систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них[12].
Тематический путеводитель – систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме[13].
Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов РФ в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива.
Путеводитель состоит из характеристики фондов (документов) и справочного аппарата.
Схема расположения характеристик в путеводителе зависит от состава фондов архива.
Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отраслям или характеру производственной деятельности. В пределах подразделов характеристики объединяются по признаку ведомственного подчинения или однотипности учреждений.
При разработке схемы путеводителей и кратких справочников по фондам государственных архивов с более узким профилем учитывается специфика состава и структуры каждого архива.
Основной частью путеводителя являются характеристики фондов. Характеристика фонда состоит из его названия, справочных данных о фонде, краткой исторической справки и аннотации документов фонда.
Дифференцированный подход к описанию документов при подготовке путеводителя предполагает в зависимости от категории фонда составление различных видов характеристик фондов, их рациональное сочетание в пределах справочника, а также различное наполнение отдельных элементов характеристики.
Названия фондов должны соответствовать их названиям в учётных документах.
Для групповой характеристики даётся типовое или обобщённое название группы фондов, включённых в характеристику. Для групповой характеристики, объединяющей последовательно сменявшие друг друга организации с родственными функциями, названием может служить перечисление в хронологической последовательности названий этих фондообразователей.
В справочные данные о фонде включаются номер фонда, его объём, крайние даты документов, состав научно-справочного аппарата (кроме описей).
В групповой характеристике к ряду фондов справочные данные приводятся по каждому фонду отдельно после его названия.
В характеристике на объединённый архивный фонд после общего названия указываются номер фонда, его объём и крайние даты всего комплекса документов.
В историческую справку включаются: даты образования, реорганизации и ликвидации фондообразователя, его переименования, подведомственность и функции, название организаций предшественника и преемника.
В исторической справке приводятся сведения о наличии в фонде документов других учреждений или документов данного учреждения в других фондах или других государственных хранилищах документов.
На объединённый фонд составляется одна историческая справка, в которой оговариваются особенности исторического развития отдельных организаций, документы которых составили этот фонд.
Для фондов, включённых в групповую характеристику, в общую историческую справку выносятся общие данные по истории организаций. Особенности исторического развития отдельных фондообразователей указываются при перечислении этих фондов.
Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства.
В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории её создания, составитель, а также место нахождения коллекции до поступления в архив.