Сведения для подобных характеристик даются за период, который охватывается указателем.
Указатели к документам являются, как правило, аннотированными. Степень аннотирования определяется целевым назначением указателя, его тематикой, составом и содержанием документов.
Связь между близкими понятиями в указателе осуществляется путём применения общих ссылок (отсылок) – «см.» и частных – «см. также». Общая ссылка – это отсылка от одной рубрики к другой, в которой собираются все необходимые сведения о понятии. Как правило, она даётся:
· от синонимов, не принятых в качестве рубрики или подрубрики:
· этика см. мораль;
· от сокращённой формы понятия к полной, и наоборот:
· нэп см. новая экономическая политика;
· от частного, видового понятия к родовому, если в указателе принята система давать ссылочные данные только в сложной рубрике:
· от второго и последующих из группы понятий, соединенных союзом «и» или запятыми, к первому:
· от понятия в прямой форме к понятию в инверсной форме:
· местная промышленность;
· банковский капитал.
Частная ссылка – это ссылка от одной рубрики к другой, за которой собираются дополнительные сведения о понятии. Она, как правило, применяется:
· для связи родового понятия с видовым, если они составляют отдельные статьи указателя:
· для понятий, связанных ассоциативными отношениями:
· продовольственная политика см. также экономическая политика.
Основные требования, предъявляемые при составлении указателей – полнота, т.е. отражение всех наиболее существенных понятий, содержащихся в тексте, и точность, т.е. правильность указания на местонахождение информации.
Предметный указатель. В предметном указателе наименования предметов расположены в алфавитном порядке.
Предметный указатель может быть общим, включающим предметные понятия различного характера, и специальным, состоящим из однородных предметных понятий. В состав рубрики предметного указателя входят обозначения научных понятий, событий, явлений, названий учреждений, организаций, предприятий и т.д. Наименование рубрик и подрубрик даётся в именительном падеже. По форме общий предметный указатель составляется только глухим. Специальные предметные указатели могут быть глухими и аннотированными.
Географический указатель. Предметами рубрик в географическом указателе являются наименования государств, административно-территориальных единиц, морей, рек и других географических названий. Если тот или иной географический пункт был переименован и в тексте он проходит под старым и новым названием, за основное принимается обозначение, являющееся хронологически последним. Старое название в таком случае указывается рядом с новым, в скобках. Оно также вносится в указатель в соответствующей алфавитной последовательности со ссылкой на новое название:
· Свердловск (Екатеринбург), г.
· Екатеринбург см. Свердловск
Сложные географические наименования вносятся в указатель по первому слову:
· Ленинск-Кузнецкий, г.
· Белая Церковь, г.
Наименования обобщающих географических или административно-территориальных единиц включаются в указатель без конкретизации, в том виде, в каком они названы в тексте:
· Сибирь
· Поволжье
· Урал
Именной указатель. Именной указатель включает фамилии, имена, псевдонимы, прозвища, клички. Он может быть глухим, аннотированным кратким и аннотированным полным. В именной указатель вносятся наименования лиц в той форме, в которой они занесены в справочник. Это наименование считается основным. Если основное наименование дано не полностью (только имя, прозвище, псевдоним), то полное имя приводится вслед за наименованием лица, в скобках. Одновременно полное имя вносится в указатель под соответствующей буквой алфавита со ссылкой на основное обозначение лица в указателе.
Если одно и то же лицо упоминается в указателе под несколькими именами, то все сведения и ссылочные данные о нём сосредоточиваются под основным наименованием данного лица, за которое принимается общеизвестное наименование, упомянутое в тексте. Все остальные наименования указываются в скобках вслед за основным, а также в соответствующих местах указателя со ссылкой на него:
· Цхакая М.Г. (Миха, Леонов, Турген)
· Леонов см. Цхакая М.Г.
Если в написании одной и той же фамилии имеются разночтения, то сведения и ссылочные данные даются под правильным наименованием лица. Разночтения приводятся в скобках вслед за правильным написанием, а также в соответствующем алфавитном порядке с ссылками на него:
· Кессель К.И. (Кеслер, Кестнер).
· Кеслер см. Кессель К.И.
· Кестнер см. Кессель К.И.
Ф.И.О.передаются в указателе по современному фонетическому обозначению. Старые написания, имеющиеся в тексте, указываются вслед за современными, в скобках, и также вносятся в указатель со ссылкой на современную форму:
· Александров (Олександров).
· Олександров см. Александров.
При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами, имена и отчества даются по возможности полностью и делаются пояснения:
· Феддров Матвей Федорович (московский купец).
· Федоров Михаил Федорович (поэт).
Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии:
· Сергеев-Ценский С.Н.
Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, причем частицы, имеющиеся в них, приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией:
· Бьюкенен Н.А.
· Витторио Л.
· Гольц А.С. фон дер.
Хронологический указатель. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.
2.5 Обзоры документов
Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом[14]. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.
Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.
Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме.
Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.
Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.
Обзор состоит из характеристики учреждений-фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.
Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая, тематическая, хронологическая. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчётливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора.
В тематических обзорах отраслевая схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определённой системы учреждений, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики и т.д.
Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.
Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений, или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.
Информация о документах в обзоре должна быть четкой, точной, конкретной, компактной, что достигается путём дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.
В групповых аннотациях информация представляется в обобщённой форме с указанием разновидности документов, их авторов, краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объёма документов.
Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов.
При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, показана степень их сохранности, степень подробности содержащихся в документах сведений о конкретных фактах и событиях. Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.
В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров – список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях – библиографический список.
2.6 Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов
Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. В АИПС обработка и поиск данных осуществляется с помощью электронно-вычислительных машин.
На основе машинных методов обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный ввод в систему документной информации и её многократное и многоцелевое использование.
При решении вопроса о целесообразности разработки АИПС в государственных архивах следует:
· изучить информационные потребности организаций, учёных и специалистов, которые являются в настоящее время или могут быть в будущем потребителями информации, содержащейся в архивных документах;
· определить виды и выбрать тематику архивных документов, удовлетворяющих требованиям целесообразности перевода на автоматизированный поиск.