Технологии работы с документами ограниченного доступа (стр. 11 из 12)

В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников фирмы и не подшитых в дела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и полноты ежедневной сдачи всех материалов.

В процессе проведения годовой проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность всех традиционных и электронных документов, как находящихся на исполнении, так и исполненных, подшитых в дела, независимо от времени их поступления, получения или издания. Дела проверяются полистно.

Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю фирмы для принятия решения.

2.4. Учет, хранение и использование носителей

конфиденциальной информации в

ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), являются не только эффективное использование этих документов в управленческой и производственной деятельности колледжа, но и обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

В период текущего (оперативного) архивного хранения ценные и конфиденциальные материалы колледжа подвергаются таким же угрозам, как и во время, их рассмотрения, исполнения, обработки и движения.

Комплекты документов на магнитных носителя (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителя Рациональная организация работы с конфиденциальными сведениями, соблюдение сотрудниками фирмы установленных правил обращения с конфиденциальными документами, делами и

базами данных, к которым они допущены, сами по себе в значительной степени защищают тайну колледжа от посягательств злоумышленника.

ми делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и др.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников колледжа, которые допущены к делу и будут с ним работать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфиденциальное (открытое) дело.

Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности.

После снятия грифа конфиденциальности документ передается в службу открытого делопроизводства и помещается в аналогичное по заголовку дело открытого доступа временного, длительного или постоянного срока хранения.

3. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА В ФГОУ СПО «ПРИМОРСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

В ходе анализа теоретической и практической части дипломной работы можно сделать вывод, что технология работы с документами ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже ведется в соответствии с нормативно-правовыми актами Российской Федерации.

На основании нормативно-правовых актов РФ в Приморском политехническом колледже разработана и утверждена номенклатура дел. По номенклатуре дел документы ограниченного доступа находятся в отделе кадров, бухгалтерии, учебной части и архиве.

Документы ограниченного доступа по номенклатуре дел в Приморском политехническом колледже формируются в номенклатурные дела, на обложке которых указываются списки сотрудников, имеющих доступ или разрешение на ознакомление с этими делами.

В соответствии с Федеральным законом об информации, информатизации и защите информации», в Приморском политехническом колледже проводятся ежегодные проверки документов, дел ограниченного доступа.

Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой директором колледжа, в составе не менее трех сотрудников из числа лиц, имеющих прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).

По результатам проверки составляется акт, утвержденный руководителем подразделения, о результатах проверки сообщают директору Приморского политехнического колледжа.

3.1. Учет документов ограниченного доступа в

Приморском политехническом колледже

Учет документов ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже производится в соответствии с основными нормативно-право РФ.

Каждый документ ограниченного доступа, поступивший в Приморский политехнический колледж, будь то пакет с документами, отдельный бумажный или машинописный документ, поступивший путем электронной или факсимильной почты, регистрируются в журналах учета входящей документации. Аналогичным образом регистрируются сведения куда-либо направляемые, в журнале регистрации исходящей документации.

Следовательно, учет документов ограниченного доступа делится на ряд видов регистрации этих документов: инвентарный, номенклатурный, пакетный.

Также как в любой другой организации, в Приморском политехническом колледже при любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры:

· индексирование документов;

· первичная регистрация сведений, находящихся в документе;

· последующая запись рабочих сведений л документе;

· сохранность документов и учетных форм.

3.2. Архивная работа с документами ограниченного доступа в Приморском политехническом колледже

В Приморском политехническом колледже есть специальное помещение отведенное под архив для хранения документов. Составлена схема размещения документов и дел в архиве и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия.

Хранение документов ограниченного доступа производится в специальных сейфах, которые находятся в отделе кадров, учебной части, в кабинете директора, в бухгалтерии. За каждым сейфом закреплено ответственное лицо, которое отвечает за наличие и сохранность документов в этом сейфе. Сейфы закрепляются и опечатываются. Помещения в котором находятся сейфы оборудованы сигнализацией. если перед вскрытием данных помещений обнаружена неисправность замков или какие-либо другие нарушения, то помещения не вскрываются, случившиеся происшествие активизируется, и незамедлительно сообщается в службу безопасности и директору Приморского политехнического колледжа. Принимаются строгие меры по охране этого помещения до прибытия службы безопасности. В Приморском политехническом колледже разработана специальная инструкция на случай ЧП, в которой предусмотрен порядок вызова ответственных лиц за вскрытие режимного помещения, т.е. помещения находятся под сигнализацией, Также в этой инструкции определяется очередность и порядок эвакуации, документов ограниченного доступа и места дальнейшего их хранения. Каждое режимное помещение обеспечено необходимым количеством специальной тары для эвакуации.

В соответствии со всем выше сказанным, можно сделать вывод, что технология работы с документами ограниченного доступа в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж», производится в соответствии со всеми нормативно-правовымит актами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проанализировав все вышесказанное можно сделать вывод, что в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж», технология работы с документами ограниченного доступа ведется в соответствии со всеми нормативно-правровыми актами, методиками и законами Российской Федерации.

В заключение следует сказать, что для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по секретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия.