При незначительном количестве таких документов, циркулирующих в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).
В ходе проверки анализируется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов. При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.
Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии и хранения документов открытых, которое составляет основу процесса защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.
Учет (регистрация) открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.
Учет конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения.
Итак, основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.
Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличии от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания.
При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:
· выпадение документа из учетной системы за счет ошибочных или злоумышленных действий работника;
· отсутствие фиксируемого контроля за документом при переходе его от одной технологической стадии движения и процедуры обработки к другой;
утечка информации по техническим каналам;
· использование работниками традиционной или автоматизированной технологии, не предназначенной для технологии и хранения конфиденциальных документов, или самодельной, непрофессиональной технологии;
· нарушение порядка выполнения учетных операций и ведения справочно-информационного банка данных по документам;
Основной способ защиты информации при указанных угрозах — строгая регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками и персоналом утвержденных руководством организации требований и правил.
Учет конфиденциальных документов предназначен для:
· фиксирования факта поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машинопечатного документа, или документа, поступающего из электронной или факсимильной почты;
· Фиксирования факта регистрации исходных сведений о документе и включения его в справочно-информационный банк данных по документам;
· фиксирования факта переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, факта включения документа в электронную базу данных и факта помещения бумажного документа в соответствующие дело;
· фиксирования факта перемещения документа в процессе его рассмотрения и исполнения;
· фиксирования местонахождения документа в любой момент времени в период исполнения документа при его архивном хранении;
· фиксирования факта регистрации исходных сведений о подготовленном документе;
· фиксирования факта начала и окончания составления, изготовления и издания документа;
· фиксирования в машинном журнале всех действий, которые выполняются с электронными документами в базе данных;
В предпринимательских структурах целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов и дел:
· учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет);
· пакетный учет поступления документов, не имеющих графа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы;
· Учет подготовленных исходящих и внутренних документов;
· инвентарный учет документов;
· номенклатурный учет документов.
Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов значительно отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы.
Традиционный учет отличается надежностью и распространяется на документы, которые имеют любой вид носителя — бумажный, технический, а также на электронные документы.
При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам; ведение справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.
Основой индексирования конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течении календарного года.
Подобная индексация гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть и не одна карточка не может выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело в котором будет храниться документ.
Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации конфиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:
· фиксирующий постоянные сведения о документе;
· фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа.
Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа.
При карточной учетной форме на каждый конфиденциальный документ заполняется один-два экземпляра регистрационной карточки.
При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном журнале. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за его получение.
При заполнении двух экземпляров все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного журнала выполняет валовая учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками фиксируются в передаточном журнале.
В некрупных компаниях, имеющих небольшой объем таких документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства.
Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока.
Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет.
На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные документы:
· не включенные в номенклатуру дел и неподлежащие подшивке в дела;
· изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело;
· технические носители информации;
Картотека инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно.
Автоматизированный учет конфиденциальных документов предусматривает следующие процедуры:
· подготовка документов к вводу в ЭВМ;
· ввод исходных сведений о документах в автоматизированный банк данных;
· ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия;
· изготовление на учетной дискете страховой копии документа, поступившего по линии электронной почты;
· подшивка бумажного документа и бумажной копии электронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел и помещение страховых дискет в ячейку места хранения.