При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – референт сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов документа и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» свою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммерческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения документов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии конфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количество экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённого адресата или исполнителя. Размножение документов следует производить в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все бракованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтожению. При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд следующих ограничений для работников предприятия: - запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения доступа, без письменного разрешения руководителя; - запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащейся в памяти компьютера, других работников предприятия; - запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф ограниченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях; - запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудникам предприятия и работать на их ПК; - запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на рабочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в номенклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элементы коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки дел или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»; - отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранения; - отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения.3 Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая тайна» по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании полугодия. В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая тайна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководителем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служебного расследования. На утерянные документы после того, как розыск их не принёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерческая тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации. Руководитель предприятия по согласованию со службой безопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документов по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование технических средств для обеспечения сохранности документов
Цель проверки наличия документов, и носителей конфиденциальной информации — установление их реального соответствия записям в учетных формах, сохранности, целостности и комплектности материалов и определение правильности выполнения процедур и операций по их учету, хранению и использованию.
Проверка стимулирует тщательное соблюдение всеми сотрудниками фирмы требований по работе с конфиденциальными документами, обеспечение их физической сохранности и, в конечном счете, - информационную безопасность организации.
Проверка всегда ведется от учетных данных к документам, экземплярам документа и составным частям каждого документа или дела. Кроме того, в ходе проверки рассматриваются вопросы снятия с документов грифа конфиденциальности.
Проверки наличия конфиденциальных материалов могут быть регламентированными (периодическими) и нерегламентированными (непериодическими).
Регламентированные, обязательные проверки наличия документов, дел и носителей информации проводятся ежедневно, ежеквартально и по окончании календарного года. Они охватывают весь массив конфиденциальных материалов организации.
Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений организации, увольнении сотрудника, после завершения экстремальной ситуации, выявления факта возможной утраты информации и в других случаях. Этот вид проверки обычно ограничивается конкретной частью конфиденциальных материалов.
Ежедневные проверки (самопроверки или проверки вторым работником) наличия конфиденциальных документов проводятся в конце рабочего дня всеми сотрудниками организации, работающими с конфиденциальным материалами. Квартальные и годовые проверки наличия проводят специально назначаемая комиссия; по результатам эти проверок составляется акт.
Отсутствие конфиденциального документа, дела или носителя информации у сотрудника, которому они были выданы, считается утратой этих материалов. В подобном случае комиссия составляет акт и немедленно докладывает об утрате первому руководителю организации для принятия решения.
Следовательно, процесс исполнения, дальнейшего движения и использования изданных конфиденциальных документов более сложен в технологическом отношении, чем аналогичный процесс обработки открытых документов, и требует четкого выполнения рассмотренных стадий, этапов и процедур в указанной последовательности, что дает возможность защитить ценную информацию и ее носителей от возможных потенциальных и реальных угроз. Этой же цели служат регулярные проверки наличия документов, и носителей информации.
1.3. Особенности архивной работы с документами
ограниченного доступа
В архиве составляется схема размещения документов и дел и план эвакуации на случай чрезвычайного происшествия. Оба этих документа согласовываются с руководителем режимного отдела (службы безопасности) и утверждаются руководителем архива.
Дальнейшее перемещение документов внутри архива производится только с разрешения руководителя архива.