Диктофоны бывают, необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.
Сканер – устройство для считывания текстовой и графической информации – удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Перечисленные средства обработки документов требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс (например, телефон – факс – модем), должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.
При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но, тем не менее, как бы, ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:
· постепенное вхождение в работу;
· ритмичность труда;
· обязательное чередование труда и отдыха;
· планирование работы.
Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование, может быть, надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.
Объективная основа четкого планирования – это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.
Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере, который называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав помимо календаря входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий – с 10 до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, во второй половине дня от 14 до 17 часов работоспособность наиболее высока, а потом она неуклонно падает, поэтому после 18 часов возможность ошибок в работе весьма высока. Повторяющиеся изо дня вдень работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, наутро.
Необходимо организовать свой рабочий день таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.
Примерная схема рабочего дня секретаря:
Первая половина рабочего дня:
· Прийти на работу за 10 мин до руководителя, для того чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.
· Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.
· Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.
· По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить их по исполнителям.
· Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т. д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.
· Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.
· Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно - справочной работы.
· Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
· Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.
· Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.
· Работа с посетителями, телефонные переговоры.
· Подшивка исполненных документов вдела.
· Выполнение работ на компьютере.
· Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя.
Вторая половина дня:
· Продолжение работы с посетителями и телефонных переговоров.
· Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
· Доклад руководителю об исполненных документах, получение от него обработанных им документов.
· Обработка и отправка исходящих документов.
· Планирование мероприятий наследующий день.
Окончание рабочего дня:
· Просмотр своего дневника и информация соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.
· Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.
· Приведение в порядок своего рабочего места (убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электронное и техническое оборудование).
В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией со внешними и внутренними «корреспондентами» (подразделениями, ответственными исполнителями, вышестоящими организациями и др.):
Таблица 1
| Получаете | Передаете | ||||
| Автор информации | Содержание | Сроки и периодичность получения | Автор информации | Содержание | Сроки и периодичность получения |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В отдельной таблице можно зафиксировать все информационные связи секретаря и руководителя.
Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Взаимоотношения секретаря» и «Ответственность», принципиально не отличаются от должностной инструкции.
2.3. Составление, изготовление и издание
конфиденциального документа в
ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж»
Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования управленческих решений и действий, результатов выполнения руководителями и сотрудниками колледжа поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций, закрепленных за ними в должностных инструкциях.
Факторами, инициирующими процесс исполнения, являются:
· Получение руководителем, сотрудником (исполнителем) поступившего документа;
· Письменное или устное указание вышестоящего руководителя;
· Устный запрос на информацию или принятие решения от других фирм, учреждений и отдельных лиц;
· Задания и поручения, включенные в рабочие планы, графики работы, должностные инструкции и другие, организационные и плановые документы;
· Полезная информация, полученная из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий.
В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений.
Для использования в работе обычно попадают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация.
Процесс ознакомления с конфиденциальным документом – это информирование сотрудника колледжа или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя (директора колледжа либо его заместителей) на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры.
В ходе исполнения конфиденциальных документов могут возникнуть следующие основные угрозы:
· Утрата (разглашение, утечка) ценной информации за счет ее документирования на случайном носителе;
· Подготовка к изданию документа, не обосновавшего деловой необходимостью или неразрешенного для издания, т.е. документирования определенной информации;
· Включение в документ избыточных конфиденциальных сведений, что равносильно разглашению тайны колледжа;
· Случайное или умышленное занижение грифа конфиденциальности сведений, включенных в документ;
· Изготовление документа в условиях, которые не гарантируют сохранность носителя, конфиденциальность информации;
· Утеря оригинала, черновика, варианта или редакции документа, его части, приложения к документу;
Важно, что в отличие от исполнения открытых документов исполнение конфиденциальных документов представляет собой стадию, насыщенную различными технологическими этапами и процедурами, основными из которых являются:
· Установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;
· Оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;
· Составление и изготовление конфиденциального документа, и его издание;
Общеизвестно, что в наибольшей безопасности находится конфиденциальная информация, не зафиксированная на каком-либо носителе; ценная информация немедленно подвергается угрозе при возникновении необходимости ее документирования.
В связи с этим система защиты конфиденциальной информации в ФГОУ СПО «Приморский политехнический колледж» начинает функционировать не после издания (подписания) конфиденциального документа, а заблаговременно, т.е. до создания будущего документа.