Руководители не должны задерживать документы, оставлять их у себя на неопределенный срок; документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день, как исключение – на следующий день, возвращены в службу ДОУ для внесения необходимых сведений в базу данных.
При назначении в резолюции руководителя нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю. Необходимость размножения документа для его исполнения и количества копий определяется лицом, организующим исполнение – ответственным исполнителем или руководителем в процессе рассмотрения документа.
Для передачи документов в структурные подразделения применяется несколько технологий, иногда параллельно. Для обычной корреспонденции в службе ДОУ применяются сортировальные ячейки, аналогичные почтовым: каждому подразделению отводится своя промаркированная ячейка. Документы из ячеек в определенное время, в соответствии с графиком работы службы ДОУ, забирают сотрудники подразделений самостоятельно.
Более важные документы, документы с ограниченным доступом разносят с соблюдением точного графика сотрудники службы ДОУ. При этом они же забирают в подразделениях и документы, предназначенные к отправке. В случае большой срочности или конфиденциальности производится разовая доставка документов конкретному исполнителю (службой ДОУ, секретарем подразделения, вызывается исполнитель для получения документа). Как правило, документы передаются внутри организации без расписки, но для конфиденциальных документов, срочных, особо важных документов она обязательна. Для этого используют разносные книги или вторые экземпляры регистрационных карточек.
При эксплуатации системы компьютерной регистрации документов и автоматизированного документооборота в нормативно-методических (инструкциях) должен быть оговорен способ передачи информации исполнителю: электронную копию документа через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.
Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному исполнителю в течение следующего дня после его получения организацией.
Порядок и срочность экспедиционной обработки документов должны зависеть в первую очередь от их содержания, а не от вида почтового отправления. Так, телеграммы и телефонограммы, не требующие, исходя из их содержания, срочного исполнения, следует обрабатывать вместе с остальной корреспонденцией. При необходимости срочного исполнения любого документа, в том числе телеграммы, письма и др., службе ДОУ должно быть вменено в обязанность знакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Установлен в ГСДОУ и срок ответов на такую корреспонденцию – двое суток.
Документы передаются из одного подразделения в другое секретарями их руководителей или самими сотрудниками, реже через службу ДОУ. Как правило, единый порядок передачи документов из одного подразделения в другое для документов, не содержащих конфиденциальную информацию, не устанавливается. Но чтобы документы не терялись, как в бумажную регистрационную форму, так и в компьютерную информационно-поисковую систему (базу данных) должны вноситься сведения о любом изменении их местонахождения с указанием даты передачи, в том числе от одного исполнителя другому в пределах одного подразделения.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа, не подлежащего тиражированию, следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не представляется возможным – составить индивидуальный график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.
1.2. Контроль за исполнением документов и принятых решений
Одна из важнейших функций управления, и поэтому важная составная часть процесса документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.
Действенный контроль исполнения документов должен прежде всего содействовать своевременному и качественному исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
–постановку документов на контроль;
–проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
–предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
–учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:
–сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;
–контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;
–контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;
–контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;
–контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;
–контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.
Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и так далее осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.
Контроль же по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.
В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации документов: на документы, контроль за исполнением которых необязателен, и документы, подлежащие контролю за их исполнением.
Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.
В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.
Информация о результатах контроля должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.
Для периодически создаваемых документов, для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.
Так, типовые сроки установлены в указах Президента, законах Российской Федерации, правительственных нормативных актах, например, для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др.
Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и др. нормативных актах. После их утверждения и включения в «Табель форм» или «Инструкцию по делопроизводству» они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.
Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки его на контроль. Техническим средством контроля за исполнением документов является входной формат (карточка или экранный шаблон), как правило, являющийся дубликатом регистрационного формата. При применении журнальной формы регистрации контроль исполнения ведется на самостоятельных форматах.