Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.
В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.
2.2. Организационное обеспечение работы с документами
Инструкция по делопроизводству
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.
Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:
· Организационные документы;
· Распорядительные документы;
· Справочно-информационные документы.
Другие формы управленческой деятельности отражаются в других документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.
В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.
Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Разработка инструкции по делопроизводству является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы делопроизводства, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по делопроизводству устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.
Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.
Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям
Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ее деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. И самое главное, Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы.
Поскольку речь идет о Табеле унифицированных форм, необходимо дать их определение. В соответствии с ГОСТ Р 5114–98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Разработка и соблюдение “табельных требований документирования” гарантирует юридическую правильность составляемых в организации документов. Это положение важно во всех случаях, но особенно актуально при документировании трудовой деятельности, так как от неправильно поставленной визы, номера или несвоевременной даты может зависеть судьба человека. Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (Росархив, ВНИИДАД, 1992 г.): “для сокращения количества применяемых форм документов производится унификация их состава, форм и процессов работы с ними и включение их в Табель унифицированных форм документов организации”.
Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами.
В инструкции указывается также, что Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору, годовой тираж бланков и т. д. В графе “Примечание” рекомендуется помещать дополнительную информацию, например о форме документа, порядке подписания, согласования или утверждения документа и др.
Табель унифицированных форм документов организации состоит из табелей отдельных структурных подразделений, которые являются его разделами. Табели структурных подразделений составляются с соблюдением единой формы и правил заполнения.
Так, Табель унифицированных форм документов по личному составу (далее - Табель) составляется как Табель отдела кадров или иного подразделения с аналогичными функциями и задачами и включает в себя формы документов, создающихся преимущественно в этих подразделениях. Кроме форм документов, непосредственно относящихся к личному составу, в Табель включаются такие управленческие формы, как Положение об отделе, должностные инструкции и пр.
При отборе формы унифицируются, т. е. приводятся к единообразию путем проверки их правовой обусловленности, законности использования той или иной формы, закрепления ее в правовом акте. Произвольно созданные работниками формы кадровых документов исключаются.
Тем самым разработка Табеля позволяет решить задачу оптимизации состава применяемых форм документов и их закрепления в едином нормативном документе. Практика показывает, что при унификации форм их количество значительно сокращается, что упрощает и убыстряет процесс оформления кадровых документов.
Табель позволяет также унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельные, наиболее важные этапы) кадровых документов в организации.
При подготовке Табеля упорядочивается в целом документационное обеспечение кадровой службы; создается реальная возможность классификации и кодирования форм кадровых документов на основе Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) или локального классификатора, повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота.
Унификация формы заключается в установлении обязательных реквизитов данного документа и их расположения на стандартном листе бумаги, а также в выработке стандартного текста документа, соответствующего его функциональному назначению. Например, унифицированный текст приказа о приеме может выглядеть следующим образом.
Таким образом, Табель предназначен преимущественно для упорядочения документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе.
Вместе с тем Табель по назначению отличается от таких делопроизводственных документов, как Номенклатура дел и Перечень документов с указанием сроков хранения, традиционно применяемых в делопроизводстве, в том числе в отделах кадров.
Так, назначением Номенклатуры является нормативное закрепление заголовков заводимых дел, в которые будут подшиваться исполненные документы с целью обеспечения их сохранности, что позволяет производить эффективный разноцелевой поиск в делопроизводстве и архиве.
Перечень же предназначен лишь для установления сроков хранения документов; в нем никак не рассматриваются вопросы их подготовки, а только их практическая и историческая ценность.
Табель разрабатывается под методическим и организационным руководством двух структур: службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) и архива организации.
Соответствующие обязанности фиксируются в положениях об этих структурах. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.