В зависимости от принадлежности к определенной группе служба делопроизводства будет иметь свое особое название и иметь свое соответствующее назначение.
Не менее важна и автоматизация делопроизводства. Наибольший приоритет для российских предприятий сегодня имеют задачи автоматизации делопроизводства: учета внешней, внутренней корреспонденции и распорядительных документов. Далее по значимости идут задачи управления производственной, конструкторской и технологической документацией, а также документирования процедур управления качеством. Волнующей проблемой остается и автоматизация архивного дела.
Список литературы
1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 2004.
2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону "Феникс" 2003.
3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. — М.: 2003.
4. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Проспект, 2006
5. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 2003.
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.
7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.
8. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.
9. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. – 2007. - № 1 – С. 20-27
10. Рогожин М.Ю. «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 2, 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.- 325с.
11. Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. – М.: Колос С, 2005
12. Крылова И.Ю., Документирование управленческой деятельности. – Спб.: Бизнес-пресса, 2004
13. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.
14. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 2008
15. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. – М.: журн. «Секретарское дело», 2006. – 490 с.: им. – (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).
16. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 2007.
17. Основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 2003.
18. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 2005.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.
20. Стенюков М.В.Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия М.: 2004.
21. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы Росси от 27.11.2000 № 68
Приложение 1
Примерная должностная инструкция руководителя канцелярии, общего отдела, секретариата
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
______________________________
наименование организации
________________(_____________)
Подпись
Дата
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
руководителя канцелярии (общего отдела, секретариата)
1. Общие положения
Назначение должности
Документационное обеспечение несекретного делопроизводства в организации.
Структура взаимодействия
Подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
Руководит работой сотрудников канцелярии: ведущего специалиста, инспектора и четырех делопроизводителей.
Взаимодействует с заместителями руководителя, помощниками, начальниками отделов, секретарями-референтами по вопросам организации делопроизводства, работы информационной техники, материального обеспечения канцелярии, приемных руководителя и его заместителей.
Назначение и освобождение
Назначается и освобождается от должности в порядке, установленном в организации в соответствии с действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения.
2.Обязанности
2.1. Обеспечивает организацию и координирует работу сотрудников канцелярии, разрабатывает их должностные обязанности, определяет степень ответственности.
2.2. Участвует в разработке проектов нормативных актов, выработке порядка работы с документами, вносит предложения по его совершенствованию в организации.
2.3. Участвует в формировании задач, подготовке и освоении программ, обеспечивающих использование современных технологических средств обработки и накопления информации.
2.4. Взаимодействует по направлениям своей работы со специалистами структурных подразделений организации.
2.5. Оказывает методическую помощь и организует обучение секретарей-референтов по ведению делопроизводства с несекретными документами.
2.6. Обеспечивает своевременную регистрацию внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, ее переадресовку и отправку.
2.7. Осуществляет контроль за своевременным информированием руководителей о сроках исполнения документов.
2.8. Проводит анализ документооборота и состояния исполнительской дисциплины.
2.9. Организует подписку на периодические издания в организации и получение их руководителями организации.
2.10. Организует архивную работу в организации:
• координирует работу по составлению сводной номенклатуры дел;
• ведет архивное дело по документам руководителя;
• координирует работу по подготовке и сдаче документов организации на постоянное хранение в государственный архив.
2.11. Повышает свой профессиональный уровень с отрывом (или без отрыва) от основной работы.
2.12. Соблюдает установленные в организации правила внутреннего трудового распорядка, обеспечивает сохранение информации, поступившей в канцелярию.
3.Права
Имеет право:
3.1. Обращаться к руководителю, его заместителям, начальникам отделов по вопросам организации делопроизводства, исполнительской дисциплины, работы оргтехники.
3.2. Представлять канцелярию в структурных подразделениях организации по вопросам, относящимся к компетенции канцелярии.
3.3. Получать от руководителя, его заместителей информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей и разовых заданий.
3.4. Вносить предложения по совершенствованию методов работы канцелярии.
3.5. Вносить предложения по вопросам:
• изменения штатного расписания канцелярии;
• поощрения сотрудников канцелярии;
• подбора и расстановки кадров в канцелярии, повышения их квалификации.
3.6. Запрашивать информацию от структурных подразделений организации, относящуюся к сфере деятельности.
3.7. Проходить подготовку и повышение квалификации за счет средств организации.
3.8. Знакомиться с материалами своего личного дела и отзывами о своей работе.
4.Ответственность
За неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, разглашение сведений, известных в связи с исполнением служебных обязанностей, несет ответственность согласно КЗоТ РФ.
5. Профессиональные качества и знания
Знания
1. Основные положения Конституции РФ.
2. Кодекс Законов о труде РФ.
3. Устав области.
4. Закон области «О государственной службе области».
5. ЕГСДОУ, ГОСТ Р 6.30-97, требования к оформлению организационно-распорядительных документов.
6. Инструкции по работе с документами в организации.
7. Положение, устав организации.
8. Правила внутреннего распорядка.
9. Правила эксплуатации оргтехники.
Умение и качества
1. Представительские качества.
2. Ответственность.
3. Настойчивость.
4. Инициативность.
5. Умение оперативно принимать решения.
6. Наличие опыта руководящей работы.
7. Организаторские способности
8. Умение создавать конструктивную рабочую обстановку в коллективе.
9. Эмоциональная устойчивость.
6. Квалификационные требования
Образование – высшее, желательно – высшее управленческое. Кроме того, повышение квалификации не менее одного раза в пять лет по специальности «Делопроизводство» (не менее 72 ч) или переподготовка по специальности «Государственное и муниципальное управление» (500 ч).
Зам. руководителя Подпись ______________
Дата
Приложение 2
Примерная должностная инструкция секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
______________________________
наименование организации
________________(______________)
Подпись
Дата
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта
Дата
1.Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.