Содержание
| Введение | 3 |
| 1. Общие вопросы организации хранения документов | 4 |
| 2. Создание архива организации | 9 |
| 3. Общие вопросы организации хранения документов | 11 |
| 3.1. Как составить номенклатуру дел | 11 |
| 3.2. Формирование дел | 12 |
| 3.3. Хранение дел | 13 |
| Заключение | 16 |
| Список литературы | 17 |
Введение
Быстрое развитие информационных процессов, происходящих в современном обществе, создание качественно новой информационной среды значительно усилили интерес к организации хранения информации. Эта тенденция нашла свое выражение в Федеральном законе от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации". Документирование информации, являясь обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. Граждане, органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации и общественные объединения обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов.
Развитию архивного сектора сохранности документов способствовало, помимо прочего, появление значительного количества негосударственных организаций, в которых образуются большие объемы разнообразных по содержанию и важности массивов документов, многие из которых должны быть переданы на архивное хранение как имеющие большую практическую и правовую ценность. В связи с этим возникает ряд проблем по обеспечению правового статуса архивов, которые призваны хранить данную документацию. Архив - совокупность архивных документов, архивные учреждения или структурное подразделение учреждения, организации и предприятия, осуществляющие прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
В данном случае речь идет как о государственных и муниципальных архивах, для которых хранение архивных документов является основной задачей, финансируемой государством или органом местного самоуправления, так и архивах учреждений, организаций, предприятий иных форм собственности, где архив, как правило, является структурным подразделением, выполняющим лишь часть функций организации.
1. Общие вопросы организации хранения документов
В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает общую обязанность по обеспечению сохранности документов, в том числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
«Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению».
Под архивным документом понимается: «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».
В свою очередь, под документом Архивного фонда Российской Федерации понимается: «архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению».
Порядок организации хранения документов зависит от статуса коммерческой организации. Важным отличительным признаком является включение конкретной организации в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами (часть 2 статьи 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Включение коммерческих организаций в указанные списки осуществляется на основании договора с соответствующим государственным или муниципальным архивом. В организациях (источниках комплектования) по истечении сроков хранения проводится совместно с уполномоченным органом государственной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, Госархивом экспертиза ценности ряда документов на предмет включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
После признания архивных документов коммерческих организаций (источников комплектования) документами Архивного фонда Российской Федерации их уничтожение не допускается, а их хранение может осуществляться коммерческой организацией самостоятельно либо они могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а также в организацию Российской академии наук (часть 3 статьи 21 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Те архивные документы, которые не были включены в состав документов Архивного фонда Российской Федерации, а также документы, хранящиеся у организаций, не являющихся источниками комплектования, по истечении срока их хранения, установленного в нормативных правовых актах, подлежат экспертизе и могут быть уничтожены организацией либо постоянно хранятся в архиве организации в соответствии с ее внутренними правилами.
По вопросам, связанным с порядком организации комплектования архивных документов, обеспечения их сохранности, порядком проведения экспертизы ценности документов и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение, порядком организации работы архива, коммерческие организации могут руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.
Перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения утверждаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти (часть 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 «О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти» на настоящий момент таким федеральным органом является Росархив.
Основным нормативным актом, определяющим перечень и сроки хранения управленческих, в том числе кадровых документов, образующихся в деятельности организаций, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года.
В пункте 1.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года предусмотрено, что он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
Сроки хранения документов, данные в пункте 2.4 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.
Организации применяют указанные в данном документе сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет) применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), то есть источниками комплектования архивов.
Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, то есть не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Определенные документы (нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержден Росархивом 6 октября 2000 года). Например, Устав организации, Учредительный договор, Положение о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, описи дел постоянного и временного хранения; личные дела, списки (штатно-списочный состав) работников, необходимо хранить в организациях всех форм собственности, документы которых не поступают в государственные, муниципальные архивы, до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и (или) длительным практическим значением указанных документов.