Интеграция ERP-систем с СУД обеспечивает поддержку бизнес-процессов всего предприятия — через оперативное управление документами, изображениями, потоками работ, производственными отчетами и др. C помощью СУД внутри ERP-систем становится доступной вся необходимая информация и данные — инвойсы, запросы клиентов (документы, факсы и сообщения электронной почты), чертежи и др. В данном случае, СУД выступает в качестве своеобразного концентратора, обеспечивающего доступ пользователей к необходимой информации. Большим достоинством интеграции СУД с ERP-системами является и предоставление возможности для пользователей работать внутри привычных им приложений.
В настоящее время ряд СУД западной разработки уже интегрирован через API-интерфейс с наиболее распространенными на Западе ERP-системами (включая SAP, PeopleSoft, J.D. Edwards, Baan и др.). В то же время некоторые разработчики ERP-систем предлагают для интеграции свой интерфейс (например, SAP AG — стандартный интерфейс SAP ArchiveLink, обеспечивающий доступ к репозитариям SAP R/3) и даже сертифицируют СУД на интегрируемость со своими системами.
Ниже будут кратко рассмотрены общие сведения об интегрируемости некоторых западных СУД с ведущими ERP-системами.
Datamax Technologies
СУД VisiFlow (производства компании Datamax Technologies) представляет собой распределенное решение, масштабирующееся от небольших рабочих групп до крупных предприятий. Она интегрирована с большинством западных ERP-систем и сертифицирована для интерфейса SAP ArchiveLink. В ней интегрированы следующие функции: управление потоками работ, управление документами, COLD-ERM, CTI и распознавание форм отчетов.
При интеграции с ERP-системой с помощью VisiFlow осуществляется управление всеми видами документов как вне, так внутри ERP-системы. Развертывается реляционная БД (репозитарий), обработка информации в которой идет параллельно с ERP-системой. Документы могут искаться и просматриваться из клиента ERP-системы при помощи специальных программ (от Datamax). Возможны также поиск и просмотр информации вне ERP-системы через Windows- и Web-интерфейсы. Поддерживаются полнотекстовая индексация и поиск.
Easy Software
Интеграция с ERP-системами является основным бизнесом компании Easy Software. СУД Easy Archive ее разработки интегрируется через сертифицированный интерфейс SAP ArchiveLink, а также через API-интерфейс (c ERP-системами Baan, Sage, J.D. Edwards и Navision). Кроме того, Easy Archive интегрирована с ПО Lotus Notes и СУД Staffware.
При интеграции с SAP R/3 СУД Easy Archive позволяет искать данные и документы в любом из модулей данной ERP-системы (включая Materials Management, Sales and Distribution и Production and Planning). В Easy Archive реализованы функции полного захвата данных и документов, их архивации, управления документами и групповой работы через Интернет. Через Easy Archive возможен также доступ к документам с мобильных устройств через WAP-протокол.
Документы и данные (как вне, так и внутри ERP-системы) доступны через клиентскую программу ERP-системы. Репозитарием является полнотекстовая база данных от компании Verity. Внешние документы (сканированные, принятые по факсу, в электронной форме) автоматически индексируются и соотносятся с конкретными транзакциями внутри ERP-системы (что исключает необходимость ручной индексации). СУД Easy Archive может быть интегрирована и с SAP Business Workflow (для назначения документов получателям).
FileNet
Компания FileNet также интегрировала свою СУД Panagon с ведущими ERP-системами и разработала специальные предложения для интеграции. К этим предложениям относятся: ПО Panagon Document Warehouse for SAP R/3 и Web-ориентированное ПО Panagon for J.D. Edwards OneWorld.
ПО Panagon Document Warehouse — это автономный программный продукт, который исполняется вместе с ERP-системой. ПО Panagon Document Warehouse для SAP R/3 обеспечивает доступ к любому документу с любого настольного ПК в организации. В нем реализованы функции захвата, индексации, архивирования и управления всеми объектами R/3, включая документы, сгенерированные в SAP R/3, а также различные виды изображений (в том числе, принятые по факсу и отсканированные).
Пользователи Panagon Document Warehouse могут связаться с бизнес-потоками SAP R/3 для распределения документов внутри данной ERP-системы. Система обеспечивает единый интерфейс для управления внешними и внутренними документами (сгенерированными внутри ERP-системы) как для клиент-серверных, так и Web-ориентированных пользователей R/3. Ряд функций (check-in/check-out, редактирования и распределения документов по всему предприятию) доступен для пользователей MS Office, Lotus Notes и других бизнес-приложений.
Система не хранит информацию в базе данных ERP-системы. Репозитарии документов доступны через управляемую реляционную базу данных (Oracle или MS SQL Server), поддерживаемую в самой Panagon Document Warehouse. Вследствие этого, пользователи могут гибко управлять документами и объектами вне ERP-системы. Данные в ERP-системе могут быть связаны ссылками с соответствующими документами. В Panagon Document Warehouse также поддерживаются полнотекстовые индексация и поиск документов.
Hyland Software
В СУД OnBase производства компании Hyland Software реализованы возможности управления изображениями, COLD-ERM, управления потоками работ и Web-доступа. Она может быть интегрирована с большинством ERP-систем через их API-интерфейсы. Кроме того, Hyland недавно выпустила ПО OnBase Archive Server для SAP R/3, интегрированное с данной ERP-системой через интерфейс SAP ArchiveLink и предназначенное для обеспечения архивных и поисковых функций в SAP R/3 (за счет использования возможностей СУД OnBase).
При использовании ПО Archive Server документы, генерируемые внутри SAP R/3 (списки для печати, исходящие документы, архивные данные и др.), могут управляться посредством СУД OnBase таким же образом, как отсканированные документы, файлы настольных приложений и электронной почты. OnBase обеспечивает возможности работы со всеми типами документов внутри ERP-системы. Все данные и документы доступны через единый интерфейс как внешним приложениям, так и приложениям в ERP-системе.
На базе СУД OnBase может быть реализовано полное управление потоками работ в ERP-системе. Она также может быть использована в качестве поисковой системы для front-end-приложений. На базе OnBase развертывается репозитарий, поддерживающий MS SQL Server, Oracle и Sybase SQL Anywhere. Репозитарий интегрирован с ERP-системой через API-интерфейс OnBase, и пользователи могут получить доступ к распределению, хранению и поиску информации как внутри, так и вне ERP-системы. В качестве клиентского интерфейса используются средства OnBase или клиентская программа в ERP-системе. Также поддерживаются полнотекстовые индексация и поиск документов.
IBM
Компания IBM предлагает решение Content Manager CommonStore, предназначенное для управления электронными документами в SAP R/3 и позволяющее архивировать и распределять данные, а также управлять ими. ПО IBM Content Manager CommonStore for SAP сертифицированодляновейшейверсииинтерфейса SAP ArchiveLink. С помощью CommonStore упорядочивается размер базы данных SAP R/3, ускоряется доступ к бизнес-документам, совершенствуются бизнес-процессы, автоматизируются рутинные задачи и распределение документов. Бизнес-документы, поступающие из SAP R/3 и других бизнес-приложений (инвойсы, заказы, отметки о доставке, письма, факсы, электронные таблицы, электронная почта и др.), могут быть связаны, проиндексированы и сохранены в общих электронных папках для обеспечения возможности доступа к ним всех пользователей предприятия. Реализована также возможность сохранения данных из других приложений.
CommonStore архивирует данные с помощью ПО Tivoli Storage Manager. Существует также опциональная возможность сохранения изображений и документов непосредственно в IBM Content Manager. Как только документ заархивирован с помощью CommonStore, его можно найти в любое время через SAP R/3 или Content Manager CommonStore. Сохраненная информация доступна также через Lotus Notes, Интернет/интранет браузеры или любые другие бизнес-приложения, интегрированные с IBM Content Manager.
Репозитарий (IBM Content Manager, Content Manager OnDemand или Tivoli Storage Manager) работаетпараллельнос ERP-системой. Склиентскойстороныпоискдокументовосуществляетсячерез GUI-интерфейсы SAP R/3, IBM Content Manager или Content Manager OnDemand. В системе поддерживается полнотекстовый поиск.
Ixos Software
Ведущим поставщиком технологий архивации данных и документов для SAP R/3 является компания Ixos Software. В частности, следует отметить, что интерфейс SAP ArchiveLink (интерфейс между ERP-системой R/3 и репозитариями документов и данных от третьих фирм) был разработан совместно компаниями Ixos и SAP AG. ПО Ixos Archive было создано специально для повышения функциональности R/3. Вместо интеграции двух систем через API-интерфейс (как это сделано для ряда СУД) SAP ArchiveLink поддерживает быструю интеграцию между R/3 и Ixos Archive. В результате, для СУД Ixos Archive не требуется наличия специальной программы просмотра, дополнительного кодирования системы управления потоками работ и документами или дополнительного программирования.
ПО Ixos Archive обеспечивает решения по управлению документами уровня предприятия для стандартных клиентских программ, серверов и интранет-сетей. С его помощью автоматизируется обработка изображений и документов, их архивация, поиск, распределение, доставка и повторное использование. В свою очередь, с помощью ПО Ixos-Mobile/3 реализован удаленный доступ к документам в SAP R/3.
В Ixos Archive реализованы возможности работы с бумажными документами, электронными файлами, стандартными отчетами R/3, внешними сгенерированными объектами и объектами
R/3. Документы маршрутизируются с помощью R/3 Business Workflow, просматриваются через его программу-вьюер и управляются непосредственно из R/3. Через Ixos Archive можно также управлять архивацией данных и конвертацией объектов R/3 для Web-презентаций.
Ixos также предлагает различные машины приложений, которые могут быть интегрированы как в групповое ПО (Lotus, MS Exchange), так и в другую комплексную СУД. Документы доступны и управляются через клиентский интерфейс SAP R/3. Существует также возможность синхронизации конкретных подмножеств данных из ERP-системы с внешним приложением обработки документов.