- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации - осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение [8;14].
Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
- анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;
- подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;
- организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.
6. Отличия понятия «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и понятия «делопроизводство»
Термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» устанавливаются ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» как синонимы, которые определяют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Но если обратиться к истории и времени возникновения данных терминов, то между ними можно найти некоторые различия.
Итак, термин «делопроизводство» возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVII века и образован от словосочетаний «производство дела», а «делом» [5;356] в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. То есть в то время делопроизводством называлось, прежде всего, рассмотрение и решение судебных и административных вопросов, которые были неразрывно связаны с составлением деловых бумаг и работой с ними. Постепенно определения терминов претерпевали изменения. Позже термин «дело» стал употребляться в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу», а «делопроизводством» стали называть всю совокупность работ, связанных с деловой документацией. В настоящее время значения обоих этих терминов - «делопроизводство» и «дело» - закреплены в ГОСТе Р 51141-98.
Термин «документационное обеспечение управления» вошел в употребление примерно с середины 1970-х гг., когда в сферу работы с документами начали внедряться средства вычислительной техники и появились новые информационные технологии. Целью нового термина являлось отражение применения современной технологии в процессах документирования информации и работы с документами. Несмотря на то, что был введён новый термин - «документационное обеспечение управления», старый «делопроизводство» - не перестал использоваться. Возможные причины, по которым не произошло замены терминов:
-новый термин менее удобен в употреблении, так как состоит из словосочетания из трёх слов, а его аббревиатура (ДОУ) не совсем понятна и не уникальна (например, ДОУ - дошкольное образовательное учреждение),
-термин «делопроизводство» понятен всем и удобен в произношении.
В итоге, в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 в настоящее время можно использовать оба термина. Но термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идёт о компьютерных технологиях работы с документами. Термин «делопроизводство» преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приёмах работы с документами.
7. Взаимосвязь ДОУ с автоматизированной технологией обработки документов
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач. Тем не менее, число АСУД растет достаточно быстро [15;18].
Основными функциональными частями (компонентами) системы автоматизации делопроизводства в управлении организациями:
- средства и правила создания документов;
- ведения их электронного архива;
- поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.
Положительные стороны внедрения автоматизированной системы в документационное обеспечение управления:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, форматированная строго регламентированная технология делопроизводства.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально-удаленные подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.
5. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
6. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.
7. Качественный выигрыш достигается при организации единого электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем – в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.
В связи с недостаточным уровнем государственного регулирования имеют место большие индивидуальные различия в организации делопроизводства в различных учреждениях, в частности, даже при выполнении технологических операций с документами (от регистрации до распечатки). В результате приходится реализовывать всякий раз дорогостоящие индивидуальные проекты для каждой организации. Еще больше проблем с «заказными» системами возникает на этапах эксплуатации и развития этих систем. Взаимодействия между различными организациями [15;24].