Констатирующая часть содержит краткое изложение целей и задач, фактов, событий, послуживших основанием для издания приказа, и может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «согласно (чему?)» и т.д.
Если приказ издается на основании другого документа, в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ (указания, распоряжения - словами ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ, ПРОШУ, РАЗРЕШАЮ), которые печатаются прописными буквами на отдельной строке от левого поля, выделяются полужирным шрифтом, отделяются от предшествующего и последующего текста 2-мя межстрочными интервалами. После этих слов ставится двоеточие.
Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Если предполагается несколько исполнителей или выполнение различных по характеру действий, текст распорядительной части делится на пункты и подпункты.
Пункт, включающий описание действия, начинается с глагола в неопределенной форме. Если задание предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт начинается с указания должности, фамилии и инициалов этого исполнителя (инициалы проставляются после фамилии) в дательном падеже. Срок исполнения поручения указывается на отдельной строке в соответствии с правилами написания дат.
В последнем пункте распорядительной части указывается должность, фамилия, инициалы должностного лица, на которого возлагается контроль за исполнением приказа, например:
7. Контроль за исполнением приказа возложить на проректора по режиму и кадрам Дущенко В.М.
или 7. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части должен содержать ссылку на отменяемый документ (или его пункт) с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:
- в случае изменения какого-либо пункта «В дополнение к …»,
- в случае отмены какого-либо пункта «Признать утратившим силу …».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения …»: структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который готовится исполнителем вместе с проектом приказа.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции,
графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к основному документу. Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. Образцы приказов, распоряжения в Приложении 8.2.
3. СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННАЯ И СПРАВОЧНО-
АНАЛИТИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
3.1. Акты
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Акт оформляется на общем угловом бланке управления и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа – А К Т, которое печатается прописными буквами вразрядку 2,5 пт, размер шрифта 16 или 18 и выделяется полужирным шрифтом.
Допускается выравнивать слово АКТ по центру в пределах полей, отведенных для размещения углового штампа на бланке
Дату и номер – датой акта является дата его составления.
Гриф утверждения
Заголовок к тексту
Текст - состоит из двух частей. В вводной части после слова «Основание» указывается распорядительный документ, на основании которого актируется событие, его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются их должности с указанием организации, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
Слова Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы от левого поля.
После слов Основание, Присутствовали ставится двоеточие; после слов Председатель, Члены комиссии ставится тире.
Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и их местонахождении, приводящимися после слова Составлен, которое печатается с абзаца, например:
Акт составлен в 2-х экземплярах:
1-й экземпляр - бухгалтерия,
2-й экземпляр - планово-финансовое управление,
Подпись председателя и членов комиссии.
Акт может иметь гриф согласования. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.
Пример оформления акта приведен в Приложении 8.3.
3.2.Протоколы
Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждениявопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях,заседаниях коллегиальных органов.
Протокол оформляется на общем бланке управления и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа - ПРОТОКОЛ, которое печатаетсяпрописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается поцентру.
Дата и номер протокола - печатается через 2 межстрочных интервалапосле предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом.Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).Протокол нумеруется порядковым номером в пределах календарного года.
Место проведения – указывается в том случае, если заседание (совещание)проводится не на обычном месте. Печатается симметрично относительно полейлибо в одной строке с реквизитами Дата и номер протокола (между ними),либо на следующей строке, через 1 межстрочный интервал.
При обозначении города употребляется сокращение «г.» перед егоназванием (это не относится к названию городов, имеющих в своем составеслова «город» или «град», а также к городам Москва и Санкт-Петербург).
Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2-мямежстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается поцентру.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть содержит реквизиты:
Председатель -
Секретарь -
Присутствовали:
Повестка дня:
- которые на бланке протокола печатаются строчными буквами, кроме первой прописной, от левого поля.
В реквизитах Председатель - и Секретарь - указывается фамилия, инициалы председательствующего на заседании или совещании и секретаря.
В реквизите Присутствовали: приводится список присутствовавших: вначале фамилия, затем инициалы – или печатаются слова «список прилагается», а список печатается в столбец в алфавитном порядке и прилагается к протоколу.
В реквизите Повестка дня: каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой; после слова «Доклад» указывается наименование должности, фамилия, инициалы (в родительном падеже) лица, читающего основной доклад по вопросу.
Порядковый номер вопроса и слово «Доклад» печатаются с абзаца.
Все фамилии приводятся в порядке: фамилия, инициалы.
Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), причем эти слова печатаются прописными буквами от левого поля и после них ставится двоеточие.
Содержание докладов и краткое изложение выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается пометка «Текст выступления прилагается».
Постановление (решение) печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (при большом количестве страниц документа допускается печатать через 1 межстрочный интервал).
Подпись – печатается через 2-3 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и
секретарем. При оформлении подписи указывается слово Председатель (Секретарь), проставляется личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия с пробелом).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным структурным подразделением и должностным лицам, в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью.
Образцы и примеры оформления протокола и выписки из него приведены в Приложении 8.4.
3.3. Служебная, докладная, объяснительная записки, справка
Служебная записка - документ, адресованный в структурное подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего структурного подразделения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной
работе и т.д.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.
Указанные документы относятся к информационным и оформляются на листе бумаги формата А5 (если текст документа превышает 7 строк, используется формат А4) с воспроизведением краткого наименования структурного подразделения-автора, наименования вида документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), даты составления и номера, адресата, заголовка к тексту и текста, подписи.
Используется угловой вариант расположения реквизитов на бланке. При оформлении на бланке формата А5 заголовок к тексту не приводится.