По направлению:
- горизонтальные - связывают организации одного уровня
- вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней.
Восходящие - входные , поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.
Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту:
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и
внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.
Объем документооборота рассчитывается по формуле:
Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).
При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.
Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:
Рис. 1. Схема движения входящих документов
| I | Руководитель (директор) |
| II | Исполнитель (структурное подразделение) |
| а | Экспедиционная обработка |
| b | Предварительное рассмотрение, сортировка |
| с | Регистрация |
| d | Распределение (разметка) |
| е | Перераспределение (переметка) |
| 1 | Корреспонденция |
| 2 | Документы, регистрируемые службой ДОУ |
| 3 | Документы, нерегистрируемые службой ДОУ |
Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
5.2. Номенклатура дел
Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел,
образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, и оформленный в установленном порядке.
Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом – на секретаря.
Разновидности номенклатуры дел.
Номенклатура дел бывает трех видов:
- типовая,
- примерная и
- номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная номенклатура дел).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».
Номенклатура дел организации делится на:
- сводную номенклатуру дел и
- номенклатуру дел структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.
Требования к оформлению номенклатуры дел организации.
Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2010 год).
Муниципальное учреждение культуры
Дворец культуры «Октябрь» администрации города Осинники
УТВЕРЖДАЮ
Директор МУК ДК «Октябрь»
________________ Сапова И.Н.
27.12.2009 г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2010 год
| Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения документа и № статей по перечню | Примечание |
01- Управленческие документы | |||
| 01-01 | Устав учреждения | Постоянно, ст. 13 | |
| 01-02 | Протоколы совещаний | Постоянно, ст. 5а | |
| 01-03 | Докладные записки сотрудников руководству | 5 лет, ст. 469 | |
| 01-04 | Номенклатура дел | Постоянно, ст. 67 | |
| 01-05 | Годовые отчеты о работе учреждения | Постоянно, ст. 114б | |
| 01-06 | Распорядительные документы и инструк-тивные письма государственных органов и вышестоящих организаций | До минования надобности, ст.1б | |
02- Отдел кадров | |||
| 02-01 | Должностные инструкции работников | Постоянно, ст. 35а | |
| 02-02 | Приказы по личному составу | 75 лет, ст. 6б | |
| 02-03 | Журнал учета приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение, поощрение) | 75 лет, ст. 358а | |
| 02-04 | Утвержденное штатное расписание и изменения к нему | Постоянно, ст. 32а | |
| 02-05 | Табель учета рабочего времени | 1 год, ст. 281 | |
| 02-06 | Графики предоставления отпусков | 1 год, ст. 356 | |
| 02-07 | Личные дела работников | 75 лет, ст. 337б | |
| 02-08 | Трудовые книжки работников | До востребова-ния, ст. 342 | |
| 02-09 | Книга учета и движения выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним | 50 лет, ст. 358е | |
| 02-10 | Журнал регистрации трудовых договоров | 75 лет, ст. 358д | |
| 02-11 | Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год, ст. 407 | После замены новыми |
27.12.2009 г.
6. РЕЗЮМЕ
В резюме должны быть указаны следующие данные:
1. ФИО, год рождения (возраст), контактные телефоны (домашний и/или рабочий)
2. Цель (зачем вы обращаетесь в данную фирму, какую работу ищите)
3. Опыт работы (в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места работы) по схеме:
· дата начала работы - дата окончания работы
· название фирмы, ее сфера деятельности
· название вашей должности, количество подчиненных (если были)
· описание Ваших должностных функций, уровень ответственности и полномочий
· примеры конкретных достижений
4. Образование (в обратном хронологическом порядке, т.е. начиная с последнего места учебы) по схеме:
· дата начала учебы - дата окончания учебы
· название учебного заведения, факультет, специальность
· присвоенная квалификация
5. Дополнительное образование - курсы, семинары, тренинги, стажировки (по приведенной выше схеме)
6. Дополнительные навыки (ПК, степень владения иностранными языками, наличие а/м, водительских прав, машинопись, другое)
7. Ваши преимущества (укажите несколько своих личностных черт, которые отличают Вас от других и помогают Вам достигать нужных результатов в работе).
7. СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов.
8. ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 8.1.
Муниципальное учреждение культуры
Дом культуры «Высокий» администрации города Осинники
| УТВЕРЖДАЮДиректор МУК ДК «Высокий» __________________________ |
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.09.2009 г. № 01-01
Заведующего билетными кассами
1. Общие положения.
Должностная инструкция составлена на основе постановления министерства труда российской федерации от 1 февраля 2005 г. №8 о согласовании разрядов оплаты труда и тарифно – квалификационных характеристик (требований) по должностям работников культуры Российской федерации.