Организация внутреннего контроля сбыта готовой продукции на предприятии ОАО Оникс (стр. 2 из 4)

а) правильности отражения доходов от реализации в отчетности о доходах;

б) поиск путей уменьшения убытков, возможных в виду сомнительных долгов или возврата проданных в кредит товаров.

Схема внутреннего контроля сбыта продукции на ОАО «Оникс» представлена в следующем виде:

Получатель

заказ

Отдел сбыта

Приказ - накладная

Склад готовой продукции

Товарно-транспортные накладные, путевые листы

Бухгалтерия

Счет - фактура

Регистрация в ведомости отгрузки и продажи готовой продукции, книге продаж, журнале учета

Основные направления внутреннего контроля сбыта продукции состоят в следующем:

- Отгрузка продукции покупателям на условиях последующей оплаты должна производиться только при наличии необходимых санкций;

- Продукция не должна отгружаться, а услуги – оказываться без выписки и учета накладных;

- Просроченные счета к получению должны оперативно и тщательно отслеживаться;

- Поступление денежных средств от продажи должны находиться под надлежащим контролем;

- Отгрузка продукции покупателям на условиях последующей оплаты не должна продолжаться при высоком риске платежа;

- Должно быть обеспечено разделение обязанностей при учете сбыта и погашения дебиторской задолженности;

- Управление дебиторской задолженностью должно рассматриваться не обособлено, а как составляющая часть системы управления оборотными средствами предприятия.

Продажа продукции ОАО «Оникс» осуществляется в соответствии с заключенными договорами и путем свободной продажи через розничную сеть.

В договорах на поставку готовой продукции указывают поставщика и покупателя по продаваемой продукции, цены, скидки, порядок расчетов, сумму налога на добавленную стоимость, другие реквизиты.

Продажа готовой продукции производится по свободным (рыночным) ценам, увеличенным на сумму налога на добавленную стоимость.

При установлении отпускных цен предприятие указывает франко, т.е. за чей счет производится оплата расходов по доставке продукции от поставщика ОАО «Оникс» - к покупателю. ОАО «Оникс» оплачивает доставку реализуемой продукции до погрузки готовой продукции в вагоны, т.е. франко – станция отправления, а все остальные расходы по их перевозке оплачивает покупатель.

Покупателями продукции являются коммерческие организации, некоммерческие организации и физические лица.

На основании товарно – транспортных накладных и других документов на отпуск продукции, в бухгалтерии выписывают в нескольких экземплярах (3 – 4) платежные поручения или платежные требования – поручения с покупателями через банк.

Данные платежных требований – поручений ежедневно записывают в ведомость учета и реализации продукции (работ, услуг) (ф № 16) . Ведомость используется при определении выручки по отгрузке.

Оперативный учет отгрузки ведут в отделе сбыта в специальных карточках (машинограммах), которые составляются ежедневно.

Для вывоза готовой продукции с территории организации представителям грузополучателя выдаются товарные пропуска на вывоз продукции.

В розничную торговлю товары передаются со склада по накладным.

В соответствии с учетной политикой метод продажи выбран «по отгрузке». Оплатой товаров признается прекращение встречного обязательства приобретения этих товаров перед покупателем. В бухгалтерском учете продукция считается реализованной в момент её отгрузки (в связи с переходом права собственности на продукцию к покупателю).

Если выручка от продажи отгруженной продукции определенное время не может быть признана в бухгалтерском учете (при экспорте операций,а так же по договорам комиссии), то предприятие использует счет 45 «Товары отгруженные». При получении извещения о признании выручки от продажи продукции ОАО «Оникс» списывается со счета 45 на счет 90/2 «Продаж».

Порядок оплаты продукции покупателем определяется условиями расчетов: предоплатой, наличными в кассу, на расчетный счет, другими формами расчетов.

2.2 Объекты внутреннего контроля сбыта (реализации) продукции

Объектами управленческого аудирования на стадии реализации продукции являются следующие процедуры:

- Получение заказа от потребителя на поставку продукции;

- Анализ возможности предоставления коммерческого кредита;

- Подготовка договора поставки;

- Подготовка к поставке продукции (оформление товарно – транспортной накладной);

- Учет и фактурирование поставки;

- Погашение дебиторской задолженности перед покупателем.

Рассмотрим подробнее эти объекты:

- Кандидатуры покупателей обсуждаются до выдачи им разрешения на отгрузку продукции на условиях последующей оплаты. Размер отгрузки должен быть официально утвержден. Если дебитор нарушает сроки оплаты , то ему направляют извещение о возникновении задолженности.

- Отгрузка продукции может быть разрешена только в том случае, если не превышен лимит дебиторской задолженности.

- Отгрузка продукции осуществляется по утвержденным заказам покупателей. Разрешение дается в форме:

- посредством компьютера,

- в письменной форме,

- по факсу или в учетной форме.

На предприятии таким документом служит приказ – накладная - комбинированный документ, который совмещает распоряжение складу на отпуск продукции и накладную, являющуюся сопроводительным документом. В приказе – накладной указываются подробные сведения о покупателях. За подготовку этих документов должен нести ответственность начальник отдела сбыта.

- Отгрузка и возврат товаров должен оформляться счетами – фактурами. Для контроля отгрузки товаров составляется накладная, ведется журнал регистрации документов на отгрузку. Все возвращенные товары заносятся в специальный реестр, а информация по ним дополняться отчетом работника – контролера об условиях возврата.

- Все счета – фактуры и извещения о возникновении кредиторской задолженности должны заполняться строго в соответствии с утвержденным списком цен. Любое изменение в ценах утверждается должностными лицами.

- Счета на оплату должны выписываться только при наличии документов на отгрузку: использование этих документов удостоверяет в том, что все заказы оформлены накладными.

- Списание сомнительных долгов должно утверждаться и отражаться в учете. При этом необходимо соблюдать распределение обязанностей. Решение о списании сомнительных долгов принимает руководитель.

- Все записи о продукции на складе должны аккуратно пополняться в соответствии с отгрузкой и возвратом товаров.

- Санкционированные операции, отраженные в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции разносятся по учетным регистрам, проставляется корреспонденция счетов. Последующий контроль может выполняться посредством проверки отклонений от первоначального плана. Ведомость отгрузки и реализации готовой продукции является регистром аналитического учета одновременно по двум счетам - счету 90 «Продажи» и счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками ».

- Денежные скидки должны предоставляться в соответствии с оговоренными условиями.

- Суммы в ведомости отгрузки и реализации готовой продукции должны регулярно сверяться с сальдо счета 62 – сальдо «контрольного счет».

- В ведомости отгрузки и реализации готовой продукции сальдо выверяется персоналом, осуществляющим контроль за реализацией товаров на условиях последующей оплаты. Так выявляются просроченные задолженности, которые затем располагают в порядке приоритетности получения оплаты. Проводится анализ по каждому конкретному случаю задержки платежа для выявления причин неоплаты.

- Для просроченной дебиторской задолженности могут быть использованы следующие процедуры:

- отправка дебитором, имеющим просроченную дебиторскую задолженность, документов для подтверждения задолженности;

- оценка процентов по просроченным счетам за пользование чужими денежными средствами;

- отказ в поставке продукции, пока не будут оплачены просроченные счета;

- обращение в суд с иском о взыскании долгов;

- Счета дебиторов должны приниматься во внимание при общем управлении оборотными средствами. Управление оборотными средствами направлено на снижение дебиторской задолженности, сокращение запасов незавершенного производства, заключение договоров с поставщиками на более выгодных условиях.

2.3 Процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции

Состав процедуры внутреннего контроля сбыта готовой продукции зависит от конкретных условий реализации.

Каждая процедура имеет два аспекта:

1. Выполнение процедуры контроля работниками предприятия

2. Действия сотрудника внутреннего аудита при проверке соблюдения исполнителями своих должностных обязанностей.

Процедуры внутреннего контроля определены:

· Процедуры контроля при получении заказов потребителей на поставку продукции.

Поступившие заказы регистрируются в книге учета заказов ( в файлах заказов ) и группируются по определенным критериям рыночного сегментирования. При получении заказов , начальником отдела сбыта осуществляется контроль за наличием таких параметров контроля , как разборчивая подпись и указание должности лица , составившего документ (заказ) , четкий оттиск печати организаций – заказчиков , его банковские реквизиты , ассортимент полученного и др.

Все выявленные отклонения от указанных параметров учитываются при предварительной (первичной) оценке возможности выполнения заказа.