Для ускорения направления документа и его исполнения, если известна фамилия руководителя, который будет рассматривать документ, следует адресовать корреспонденцию конкретным должностным лицам.
На одном документе разрешается проставлять не более трех адресатов. Если документ направляется более чем в три адреса, составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре указывается только один адрес. Адрес пишется в соответствии с правилами, установленными органами связи, и на многих документах указывается вслед за адресатом.
Датирование документа.
Каждый документ имеет дату. Она относится к обязательным реквизитам документа. Даты, проставляемые на документе, могут иметь различное назначение. Они характеризуют стадии работы над документом. Так, дата, проставляемая в бланке, должна быть датой подписания документа. Однако нередко дату в бланке ставят при его регистрации или даже в момент отправления. В таких случаях даты подписания и отправки документа должны совпадать. Для официальных документов существуют также дата опубликования документа, дата утверждения, дата вхождения документа в силу.
Дата проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. На документе проставляют также даты написания резолюций, даты ознакомления с документом, визирования, контроля исполнения и т.д.
Дата служит поисковым признаком и используется для ссылки на документ. В состав даты входит число, месяц, год. Наиболее рациональным следует признать обозначение всех частей даты арабскими цифрами:
08.03.2003 - 8 марта 2003 года
15.07.2002 - 15 июля 2002 года
21.12.2002 - 21 декабря 2002 года.
Состав удостоверения документов.
Способы удостоверения документа - подписание, проставление печати, утверждение - придают документу юридическую силу.
Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.
Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется.
Если документ изготовлен не на бланке, в состав должности войдет полное наименование учреждения, организации или предприятия.
Подписывается обычно первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Подписание различных категорий служебных документов регламентируется нормативными актами, регулирующими работу учреждения.
Документы, направляемые в вышестоящие организации, и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции.
Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на нескольких лиц. Например, на протоколах - подписи председателя и секретаря, на аттестатах - подписи директора школы, заведующего учебной частью, учителей; на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными и материальными ценностями - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т.д. Как правило, все случаи проставления нескольких подписей оговариваются в специальных инструкциях.
Для закрепления юридической силы документов на них ставится печать. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать всегда круглая с изображением в центре герба Российской Федерации или Ивановской области, а по окружности дается полное название учреждения. Право пользования печатью оговаривается в Положении об учреждении. Гербовая печать ставится на подлинных документах, содержание которых требует особого удостоверения.
Простые печати могут быть различной формы - круглые, квадратные, прямоугольные, треугольные. На них герб не изображается. Простых печатей в учреждении, организации, предприятии может быть несколько. Простые печати ставятся на размноженных экземплярах распорядительных документов, на справках, пропусках, при опечатывании бандеролей, пакетов.
Нормативными актами предусмотрена необходимость утверждения некоторых видов документов. Например, требуют утверждения уставы, положения об учреждениях и их структурных частях, штатные расписания, инструкции, некоторые протоколы и др. Утверждение документа осуществляется после его подписания. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг организаций.
Согласование документа.
Тесты наиболее важных документов обычно перед подписанием согласовываются с заинтересованными должностными лицами, структурными подразделениями, учреждениями. В ходе согласования определяется правильность зафиксированных в документе решений, их соответствие действующему законодательству, учитываются интересы различных структурных подразделений или учреждений.
Согласование проектов документов осуществляется с учреждениями, предприятиями, организациями, структурными подразделениями и должностными лицами, которые, в соответствии с их компетенцией, имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Согласование может осуществляться как внутри учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).
Приложения.
Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, даты, подписи. Кроме того, на приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом.