10. Коммерческие письма.
Коммерческий запрос - это коммерческий документ представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре и направить предложение на поставку товара. В запросе указываются наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
Стандартные выражения:
Просим Вас сообщить о возможности поставки...
Мы заинтересованы в срочной поставке...
Просим повременить с поставкой до...
11. Ответ на запрос.
При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
- о принятии запроса к рассмотрению;
- о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
- об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
- об изменении условий запроса (изменении количества товара, марки, сроков поставки и т.п.)
- об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту)
12. Предложение (оферта).
Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.
Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки.
В предложении указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.
Предложение может быть твердым или свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течении которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым.
Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношении к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.
Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.
Стандартные выражения:
В ответ на Ваш запрос на... мы предлагаем Вам...
В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам...
Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес...
13. Ответ на предложение.
В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.
Если покупатель не согласен с условиями предложения или если не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.
Если покупатель не согласен с условиями предложения, он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.
14. Рекламация.
Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещение убытков.
Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.
Рекламации в отношении качества товара предъявляются в течении 6 месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течении 3-х месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.
Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.
Результатом обоснованной рекламации может быть:
- замена дефектного товара новым;
- допоставка недостающего товара;
- процентная скидка со стоимости товар;
- уплата денежного штрафа, пени или неустойки;
- предупреждение.
Стандартные выражения:
При этом направляем рекламацию в связи с...
К сожалению, мы должны сообщить Вам...
Вы должны были поставить партию к... числу
15. Ответ на рекламацию.
В ответ на рекламацию сообщается о том, что:
информация принята к рассмотрению;
претензия удовлетворяется полностью или частично;
денежная оплата произведена.
Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.
Стандартные выражения:
Приносим свои извинения за...
В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением...
После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом -изготовителем...
Заключение.
Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности.
Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.
Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.
Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.
Все это требует от менеджера сегодня большой речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше.
Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.
Список использованной литературы.
1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов-М.: Бизнес-школа, 1997
2. Веселов П.В. Профессия - секретарь. Учебное пособие. - М.: Информационно - внедренческий центр "Маркетинг", 1996
3. Колтунова М.В Деловое письмо: Что нужно знать составителю. - 2-е изд. - Москва: Дело, 1999.
4. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М.: Бизнес-Школа, 1997.
5. Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1997.
6. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Г., РайхцаумА.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М.: Экономика, 1991.
7. Тейлор Клэр Основы делопроизводства в современном бизнесе: пер. с англ. - М.: Финансы и статистика, 1997
8. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря. Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 1995