Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.
Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.
Европейский рынок электронных систем управления документами в 2008 г. составлял около $4,48млрд. и был распределен по оборотам следующим образом:
· Корпоративные системы ЭУД и системы ориентированные на бизнес-процессы (совместно) – 30%
· Системы управления контентом – 4%
· Системы управления информацией – 4%
· Системы управления образами – 35%
· Системы управления потоками работ – 26%
1.2. Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами: определения
Основными известными игроками этого рынка, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков.
Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:
· Обработка и хранение документов: регистрация
· Управление потоками работ (передача документов между исполнителями)
· Контроль исполнительской дисциплины
· Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск
· Работа с взаимосвязанными документами
· Регламентация прав доступа
· Списание документов "в дело"
· Интеграция с внешними системами электронной почты
· и ряд других.
Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т.д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5-10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами.
Первое замечание, которое необходимо сделать состоит в том, что большинство отечественных систем (и все перечисленные в данном обзоре отечественные системы) относятся к классу систем делопроизводства и документооборота. Ранее мы говорили о технологиях электронного управления документами. Технологии электронного делопроизводства и документооборота являются одними из типов систем электронного управления документами.
Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства.
Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.
Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, "документ принят к исполнению", "документ передан на исполнение конкретному сотруднику", "на документ дан соответствующий ответ" и т.д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.
Системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется "традиционное отечественное делопроизводство". Это специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.
Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.
С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.
Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:
· Системы делопроизводства;
· Системы документооборота;
· Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами.
1.3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами
С экономической точки зрения внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций:
· Возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar),
· Косвенные преимущества (soft dollars).
Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержки ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео-, аудио- информации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности туда, рост в степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).
Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.
Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны на основе подсчета того, сколько можно убрать физических шкафов для хранения документов, сколько площадей освободить, сколько освободить серверов, которые часто хранят много копий одних и тех же документов. Итак, к тактическим относятся следующие типы преимуществ:
· Физическое освобождение места
· Уменьшение затрат на копирование
· Уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде
· Уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование
· Уменьшение затрат на бумагу
Повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по другому
В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2007):
· 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов
· 6% документов безвозвратно теряются
· Каждый внутренний документ копируется до 20 раз
· На 20-25% возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота
· Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении с бумажными
Уровень достигаемых преимуществ:
· Улучшения в доступе к информации
· Улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования
· Улучшения в контролируемости процессов
· Улучшения в результатах аудиторских проверок
· Улучшения в процессе гарантийного обслуживания
· Улучшение качества продуктов/услуг
· Увеличение финансовых оборотов
· Более быстрое и качественное принятие решений
· Усиление степени контроля со стороны руководства
· Обеспечение соответствия существующим правилам и законам
· Более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг
· Улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом
· Более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг