Настройка системы на конкретные условия эксплуатации осуществляется модификацией параметров CASE-модели без изменения программного кода. Поставляется в двух вариантах: как законченная система (программное обеспечение, документация, обучение пользователей) или как открытый к развитию вариант (базовый набор CASE-моделей, специализированная библиотека диалоговых элементов, CASE-технология адаптации и поддержки, обучение пользователей, разработчиков и специалистов группы поддержки).
Основные параметры системы:
1) ввод, регистрация, рассылка, отправка заданий, контроль;
2) настройка на конкретные условия с помощью модификации CASE-модели.
Программный комплекс «LanDocs» позволяет реализовать в автоматизированном режиме следующее множество операций по работе с документами:
· регистрацию входящих, внутренних и исходящих документов с использованием механизма регистрационных карточек. Система сохраняет документы, созданные разнообразными приложениями в виде файлов текстов, таблиц, изображений, звука и так далее;
· рассылку документов, заданий, поручений как одному пользователю, так и по списку с помощью механизма электронной почты;
· хранение содержания документов (файлов, созданных внешними приложениями в виде текстов, таблиц, изображений, звука и так далее);
· контроль за прохождением и исполнением документов и поручений. Система «LanDocs» обеспечивает контроль за исполнением документов и заданий исполнителями, предоставляет возможность отслеживать движение каждого документа по исполнителям. Контроль версий документа осуществляется с помощью механизма контрольных карточек. Все данные о зарегистрированных документах и ходе их исполнения могут быть отпечатаны в виде отчетов;
· поиск документов с возможностью сохранения поисковых запросов, просмотр и редактирование документов;
· поддержку нескольких версий одного документа;
· сканирование бумажных документов и распознавание текстов (OCR);
· интегрированный вызов офисных приложений для просмотра, редактирования и печати документов;
· «LanDocs» сохраняет документы, созданные различными приложениями в виде файлов - текстов, таблиц, изображений, звука и так далее. При попытке пользователя просмотреть содержание документа он обеспечивает интегрированный вызов соответствующего приложения, а при открытии документа на редактирование - блокирует документ на основе механизма Check In - Check Out (что существенно ужесточает требования к пропускной способности сети в территориально-распределенной системе);
· при включенной функции безопасности (поставляется отдельно) все действия заверяются с использованием электронной цифровой подписи;
· организацию архивирования документов;
· регламентацию прав доступа пользователей к документам и функциям системы;
· возможность доступа к информации через сеть Internet;
· интеграция с другими приложениями через OLE;
· система работает с РСУБД Oracle и MS SQL. Серверная часть реализована только под Windows nT.
Каждому пользователю системы «LanDocs» предоставляется три почтовых ящика:
1) входящий, в который помещаются все извещения и задания, ему адресованные;
2) исходящий, в котором содержится информация об отправленных пользователем извещениях и заданиях;
3) на контроле, в котором содержится информация о заданиях, по которым сотрудник является контролером.
Таким образом, для работы в системе пользователь должен переключаться между тремя ящиками, что не очень удобно.
2.2.6. Краткие характеристики системы «Дело»
Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.
Функциональные возможности:
· отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
· регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
· ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
· направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
· пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
· регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
· осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
· объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
· выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
· ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
· получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
· предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
· получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
· хранение электронных образов документов;
· списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
· протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.
Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.
В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.
Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.
2.2.7. Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»
Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.
«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет:
· автоматизировать регистрацию документов и заданий;
· обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
· осуществлять мгновенный поиск информации;
· контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
· проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
· организовать долговременное хранение документов организации;
· обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Основными функциями системы являются:
· регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
· постановка документов на контроль;
· возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
· возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
· разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
· протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
· подготовка и печать журналов и отчетов;
· рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
· возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
· доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.
По данным, предоставленным разработчиками, АС «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит следующие функциональные блоки: