· поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;
· интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;
· регистрация документов - облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;
· контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;
· возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; Генератор отчетов.
Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
3. Тенденции развития технологий управления документами
3.1. Ситуация на мировом рынке
Середина нынешнего десятилетия, с 2003 по 2006 год, стала для рынка средств управления корпоративным содержанием (Enterprise Content Management, ECM) периодом радикальной реструктуризации. Результатом этого процесса (во многом благодаря приобретениям) на смену прежней группе лидеров их числа «чистых» (специализирующихся именно в этом деле) ECM-поставщиков (Documentum, Humminngbird, FileNet, Open Text) пришли глобальные платформенные вендоры (EMC, IBM, Microsoft, Oracle), среди который, правда, сохранила свои позиции Open Text. Финальный аккорд в этой глобальной консолидации прозвучал во второй половине 2006 года в виде сразу трех покупок IBM + FileNet, Open Text + Hummingbird и Oracle + Stellent, после чего ECM-рынок вступил в период эволюционного развития. Как раз отсутствие потрясений позволяет лучше понять логику развития этого важного сегмента ПО, актуальность которого для ИТ-отрасли в целом только лишь увеличивается.
Главная тенденция развития ECM-рынка — данная категория средства сейчас рассматривается как часть ИТ-инфраструктуры предприятий, что и предопределило формирования группы лидеров из числа ведущих мировых ИТ-поставщиков. Но такое развитие ситуации создает определенные проблемы для заказчиков, которые заинтересованы в том, что базовые ИТ-платформы обеспечивали бы поддержку различных ECM-приложений, в то время, как вендоры пытаются все больше привязать поставляемы продукты к своему базовому ПО. Критически важным требованием к современным ECM-решениям становятся вопросы интеграции и поддержки федеративной модели для хранилищ контента. В прошлом году ведущие поставщики смогли предложить решение этих проблем, разработав протокол Content Management Interoperability Services (CMIS), на базе технологии Web-сервисов. Его использование позволит создавать приложения, способные работать с любыми CMIS-совместимыми репозиториями.
Поддержка Web-технологий сейчас является одних из ключевых требований со стороны корпоративных заказчиков. Речь идет о таких возможностях, как управление Web-контентом, управления информационными активами, Web-аналитика, работа с электронными формами и составными документами, социальные коммуникации, поддержка мобильных устройств и управление бизнес-процессами (BPM). Тенденцией ECM-рынка является также рост популярности новых моделей реализации реализации прикладных систем, в том числе на базе SaaS и Open Source. Но пока не представляются серьезной конкуренции традиционным решениям. Но уже сегодня многие вендоры стараются обеспечить возможности применения их программных пакетов в режиме SaaS.
Отдельно встает вопрос использованияе гибридных, смешанных архитектур для управления контентом. И здесь решающее значение имеет растущая популярность на рынке, для предприятий всех размеров, во всех регионах мира, Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS 2007). При этом, с одной стороны, организации вынуждены, широкого распространения этого продукта, обеспечивать поддержку в той или иной мере его использования в своих системах. С другой стороны, его возможностей пока не хватает для создания полноценных ECM-систем. В результате заказчики вынуждены сегодня идти совместное применение MOSS и продуктов других поставщиков. В этой ситуации вопросы поддержки федеративного поиска, метаданных и интероперабельности становятся критически важными требования при выборе клиентами тех или иных решений.
3.2. Российский рынок
Анализ ситуации на российском рынке СЭД — одна из «больных» и острых тем в отечественной отрасли систем электронного документооборота.
Спад на российском рынке СЭД в первой половине года составил 15% по сравнению с предыдущим аналогичным периодом. Как и ожидалось, в этот период существенно возросла доля госсектора, причем здесь количество внедрений увеличилось и в абсолютном выражении. Однако, несмотря на наметившееся оживление экономики в целом, падение рынка будет продолжаться, и по итогам второго полугодия снижение может составить 30%. Но уже к концу 2010 года рынок выровняется с докризисными показателями.
По числу новых внедрений с заметным отрывом лидируют системы «ДЕЛО» (компания «Электронные офисных системы», ЭОС) и DIRECTUM (одноименного разработчика) — 35% и 28% соответственно. Причем только эти два решения показали положительную динамику роста. Почти половина новых проектов (46%) пришлась на государственный сектор. При этом аналитики DSS считают, что в ближайшие два года будет увеличиваться востребованность СЭД госорганами, в связи с исполнением нормативных правовых актов, направленных на обеспечение перехода госорганов на электронный документооборот и построение межведомственного взаимодействия. Среди других вертикальных сегментов наиболее заметную долю занимают строительство и недвижимость (8%), банки и финансовые организации (8%), наука и образование (7%). Получается, что кризис сильнее ударил по столице и привел к заметному смещению рынка в сторону регионов: доля Центрального федерального округа за год сократилась с 45 до 29%.
Если посмотреть на итоги первого полугодия в разрезе реализованных лицензий за период, то здесь на первом месте является система «ДЕЛО», за которой следует Livelink ECM — eDOCS (продукт компании Open Text, ранее назывался Hummingbird Enterprise). Решающий вклад в такое лидирующее положение этих системы внесли два масштабных проекта, выполненных на их основе («ДЕЛО» — в Центральном Банке России, LiveLink — в «Мегафоне»). С точки зрения отраслевого деления заказчиков, во многом как раз благодаря этим проектам на первом месте оказались банковский (50%) и телекоммуникационный (29%) сегменты рынка. Государственный сектор занял третье место (10%). Легко заметить, распределение долей рынка существенно отличается от картины с проектами, что, конечно же, объясняется разными масштабами проектов.
Заключение
Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных, благодаря чему системы автоматизированного документооборота и делопроизводства плавно переориентировались на работу с электронными документами, став системами электронного документооборота и делопроизводства. Действительно, хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (текстом, графическим изображением, аудио- или видеозаписью).
В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, могут быть переведены в электронные архивы. В результате высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей, снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Но процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно.
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства позволяет выявить наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
- неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;