Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организации. Как правило, утверждение положение об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждаться непосредственно руководителем вышестоящей организации без издания распорядительного документа.
Положение об организации оформляется на стандартных листах бумаги. Обязательными реквизитами положения об организации являются: гриф утверждения вышестоящего органа, название вида документа, составляющее одно целое с заголовком к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью вышестоящей организации.
Не существуют нормативно установленных требований к содержанию положения об организации. Текст положения об организации может включать следующие разделы:
-Общие положения.(Определяются цели)
-Основные задачи.(Формулирует цели деятельности организации или проблемы)
-Функции.(Перечисляются действия или виды работ)
-Права и обязанности.(Перечисления прав и обязанностей)
-Руководство.(Устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель)
-Взаимоотношения.(Устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности)
-Контроль, проверка и ревизия деятельности.
-Реорганизация и ликвидация.(Устанавливается в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации)
1.3 Положение о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.
Различают положения о структурных подразделениях и о коллегиальных и совещательных органах (комиссия, совет, правление, совещание).
Положения разрабатываются как для постоянно действующих коллегиальных и совещательных органах, так и для временно действующих органов.
Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. При наличии типового положения конкретные разрабатываются на его основе.
Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации. Утверждаются руководителем организации, подписываются руководителем подразделения или соответственно руководителем коллегиального или совещательного органа.
Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.
Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации, гриф утверждения, место издания, наименование вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы.
Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделения, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделения взаимодействуют в работе (см. приложение Г )
Текст положения о подразделении состоит из разделов:
-Общие положения( Наименование, дата, номер и наименование правового акта, кем возглавляется, наличие печати у подразделения)
-Основные задачи.( цели или проблемы)
-Функции.(устанавливаются виды работ)
-Права и обязанности.(Перечисляются действия, которые обязаны осуществлять подразделение в лице его руководителя)
-Ответственность.(устанавливает виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности)
-Взаимодействия.(регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им).
1.4 Штатное расписание
Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).[3]
Штатное расписание имеет унифицированную форму и оформляется на общем бланке либо на стандартных листах бумаги формата А-4 альбомной ориентации с наименованием вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который составлено штатное расписание.
Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки по видам и месячный фонд зарплаты. Ответственность за подготовку штатного расписания лежит на отделе кадров (службе персонала). Проект штатного расписания визируется руководителями подразделений, юридической службой, заместителями руководителя организации.
Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер, утверждает руководитель организации с проставлением гербовой печати (или печати организации). Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
1.5 Должностная инструкция
Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.[4]
Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в организации, от сложившегося разделения и кооперации труда работников.
Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к нем мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.
При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись. (см. приложение Д)
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующим данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:
- общие положения(наименование организации, должностное лицо, порядок назначения на должность и освобождение от должности, требования к специальным знаниям и навыкам.)
- должностные обязанности(участок работы, виды работ, выполняемых работником.)
- права(устанавливаются полномочия работника, право принимать решения, право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю, право требовать определенных действий от других работников)
- ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника)
- взаимоотношения (указывается от кого , в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов).
Глава 2. Анализ организационно-правовых документов в организации
Заключение
Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - организация систем и процессов управления, т.е:
- создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
-регистрация организации; установление ее структуры; определение штатной численности, номенклатура должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ЕТС);