- Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления, а для внутренних - подписания документа);
- Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- Организация (корреспондент/адресат);
- Содержание (тема).
1.5 При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться его номер;
1.6 При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
К инструкции даются приложения и чем их больше, тем инструкция нагляднее. Это обычно:
- образцы оформления наиболее распространённых видов документов (приказа, распоряжения, протокола, акта, письма, телеграммы, телефонограммы и т.д.);
- формы (регистрационной карточки, номенклатуры дел, листа-заверителя дела, обложки дела, описей, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и др.);
- списки (перечни) документов (не подлежащих регистрации, подлежащих утверждению, документов, на которые ставится печать и т.д.).
Достаточно часто в организациях правила подготовки и оформления документов выделяются в самостоятельный документ и в них более детально, с большим количеством типовых форм и примеров расписывается порядок составления документов. Тогда в организации будет два нормативно-методических документа - правила составления и оформления документов и инструкция по делопроизводству, в которой будет регламентирован только порядок работы с документами.
Инструкция по делопроизводству, также как и Правила подготовки и оформления документов, если они выделены в самостоятельный документ, утверждаются. Чаще всего они утверждаются приказом руководителя организации, в котором указывается, с какого числа они вводятся в действие и перечисляются те мероприятия, которые служба делопроизводства должна произвести для их внедрения. Например:
1 Организовать ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.
2 Обеспечить оказание методической помощи подразделениям по внедрению Инструкции по ведению делопроизводства.
3 Организовать обучение сотрудников правилам оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.
4 Отделу информационных технологий обеспечить обучение сотрудников работе с новым программным обеспечением.
и т.д.
Инструкция должна быть в каждом структурном подразделении и каждый работник организации должен быть ознакомлен с ней под расписку.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Большое значение в работе управленческого аппарата имеет организация рабочих мест сотрудников и создание благоприятных условий труда.
Управленческий труд обычно отличается малой двигательной активностью, монотонностью, длительным нахождением в закрытом помещении. Всё это вызывает быструю утомляемость и естественно отражается на результатах труда. Поэтому при организации труда управленческого персонала, в состав которого входят и работники службы делопроизводства, большое внимание должно уделяться устройству и планировке служебных помещений, поддержанию в них соответствующего нормам освещения, температурного режима, устранению шумов, оборудованию рабочих мест в соответствии с выполняемыми функциями, установлению рационального режима труда.
При выборе помещения для службы делопроизводства надо учитывать, что в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Кроме того принимается во внимание возможность установки и размещения оборудования и, прежде всего, персональных ЭВМ, сканеров, факсов, принтеров, которые очень активно используются сегодня в сфере управления. Поэтому, определив состав и тип предполагаемых к размещению технических средств и вспомогательного оборудования, учитывают суммарную площадь, необходимую для их размещения. Скопление в небольшом помещении, где работает несколько человек, большого количества средств автоматизации и механизации значительно изменяет микроклимат в комнате, условия труда и приводит к быстрой утомляемости. Поэтому расчёт площади на одного сотрудника, работающего за дисплеем компьютера, ведётся от нормы 6 м2 на человека. Рабочие места с мониторами должны располагаться на расстоянии между собой не менее 1,5 м. При большом количестве технических средств удобнее с помощью передвижных перегородок или офисной мебели отделить несколько рабочих зон. Помещение всегда должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Повышенные требования к вентиляции (скорости воздухообмена) предъявляют скоростные копировальные и печатающие устройства.
Не меньшее значение имеет правильное освещение рабочих мест. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди.
Искусственное освещение рабочих мест может быть общим (светильники расположены на потолке) или местным, когда на каждом рабочем месте имеется настольная лампа. Оно должно быть достаточным по уровню и равномерности освещения.
При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей.
Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22- 24 градуса Цельсия, а влажность 60-40%.
Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной руководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководителя или фирмы. Если учесть, что приёмная - это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придаётся её оборудованию.
Служба делопроизводства также одно из наиболее посещаемых подразделений учреждения, поэтому его интерьеру также уделяется повышенное внимание. Рабочее место сотрудника, которому приходится по роду деятельности наиболее часто принимать посетителей, надо размещать недалеко от входа в помещение. При размещении мест сотрудников, работающих в одной комнате, учитываются их деловые контакты. Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекомендуемые для проходов:
- ширина прохода для одного человека - 60 см.
- для двух человек - 80 см.
- для трёх человек - 100 см.
- между столами - 55 см.
- между отопительными приборами и рабочим столом - 55 см.
- между стеной и столом - 65 см.
Не желательно располагать экран дисплея напротив окон, а работающему на дисплее - сидеть лицом к окнам.
Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учётом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя или секретаря фирмы состоит из трёх зон: основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.
Большое значение имеет выбор мебели. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения и она не должна загромождать комнату. Выбирая мебель, учитывают антропологические показатели сотрудника. Так как работнику службы делопроизводства приходится много сидеть, очень важен выбор удобного стула или кресла с регулируемой высотой сиденья. Например, удобны кресло и стулья со спинкой большой высоты с двумя изгибами: для поясничного и грудного отделов позвоночника.
Шкафы должны обеспечивать вертикальное хранение папок и быстрый обзор дел, а рабочие столы регулироваться по высоте в пределах 680-760 мм. Ящики в столах должны соответствовать размерам документов и папок, легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены. К столам часто предусматриваются приставки. Сегодня различными фирмами выпускается большое количество рациональных комплектов мебели для приёмной и офисных помещений.
Для каждого рабочего места должен быть предусмотрен набор простейших средств оргтехники, например, многоярусные лотки для сбора документов, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей, папки для текущего хранения документов и т.д.
Набор технических средств работника службы делопроизводства должен соответствовать его функциональным обязанностям, но сегодня почти обязательным для каждого рабочего места в службе делопроизводства является компьютер и телефон (внутренней связи или с выходом на городскую сеть).
Если есть бюро (группа) машинописных работ, то она оснащается персональными компьютерами, диктофонами, скоростным принтером, сшивателями документов, стеллажами и шкафами для хранения бланков документов, машиной для уничтожения документов и т.п. Участок копировально-множительных работ кроме копировальной техники может иметь переплётно-брошюровочные, подборочные, бумагорезательные машины и др.
Для первичной обработки входящих и исходящих документов нужен сшиватель документов, конвертовскрывающая, конвертозаклеивающая, фальцевальная и маркировальная машины, ламинатор, штемпелевальный аппарат и т.д.