Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 13 из 56)

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как правило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Свободные строки прочеркиваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровой форме. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма не замазываются, как это делается в обычных документах, а зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма.*

* Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, с. 10.

Затем исправление оговаривается надписью "исправлено" и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в пункте 5 ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учёте": "Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учётные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений".

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами но и чтобы избежать возможных ошибок, даются в словесном варианте. При их написании следует помнить, что количественные числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных. Например, с восьмьюстами тридцатью пятью рублями; до трёхсот семидесяти тысяч рублей.

В настоящее время широкое распространение получили анкеты -"опросные листы для получения определенных сведений".* Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

* Толковый словарь русского языка. Под ред. Д. Н. Ушакова. Т. 1. М., 1935. с.41.

Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков".

Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа "да-нет", развернутым ответом, числовыми показателями.

Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц перечислены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что "таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей".*

* ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов, п.4.5. Таблицы.

ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (Таблица 1)

Таблица 1

В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) - боковике - перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами.

Все таблицы в тексте за исключением таблиц приложений нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами.

Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут "Продолжение таблицы..." или "Окончание таблицы...", повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк.

Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение (Таблицы 2,3).

Таблица 2

Таблица 3

В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже.

Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п.4.5.5.) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу "Номер по порядку". Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием (Таблица 4).

Таблица 4

Наименование показателя	Значение
1. Обзоры фондов
2. Тематические обзоры
3. Описи
4. Путеводители

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире) (Таблица 5).

Таблица 5

Наименование показателя	1980г.	1985г.	1990г.
Фарфоро-фаянсовая посуда и майоликовая, млн. шт.	436	586	992
Посуда из стекла и хрусталя, млн.руб.	93.4	-	335

Правила заполнения показателей представлены в таблице 6

Таблица 6

Наименование показателя	Пояснения по заполнению показателя
Высшее и среднее специальное учебное заведение Специальность	Записывается полное наименование учебного заведения. Использование сокращенных названий учебных заведений не допускается. В случае когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать сокращенно "им."Записывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (Таблица 7).

Таблица 7

Учащаяся молодежь в возрасте	1980г.	1985г.	1990г.
От 6 до 10 включительно " 11 " 13 " 14 " 16	315 288 417	274 311 385	398 355 550

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначения марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова "То же" и далее ставят кавычки. Также поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. (Таблица 8).

Таблица 8

Наименование должности	Квалификационные требования
Руководитель группы переводчиковРуководитель группы редакторов Руководитель группы корректоров	Высшее образование, стаж работы по специальности не менее пяти летТо же “

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (Таблица 9).