- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
- регион, по которому ведется поиск (страна, область);
- организация (корреспондент/адресат);
- содержание (тема).
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ".*
* Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения — важное условие успешной работы офиса. — «Секретарское дело», 1997, № 1, с. 80. Более подробно см. книгу: Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства. — М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1997.
Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором).
Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления:
- наличие подписи;
- наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют);
- наличие заголовка;
- правильность адресования;
- если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса;
- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.
Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.
При отправке документа по почте он конвертуется. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.
Однако, в последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.
Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки.
Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы "электронной подписи" и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.
ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела, как "Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".* Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел.
* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с. 4
Номенклатура дел - "Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке".* Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.
Номенклатура дел -документ многоцелевого назначения.
* Там же, с. 4.
Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела, и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении.
Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс документов.
Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.
Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
Номенклатура дел имеет справочное значение при изучении структуры учреждения.
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных правилах работы ведомственных архивов", "Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел.*
* Рекомендации по разработке и применению примерных номенклатур дел. Методическое пособие. М.: Главархив, 1990.
Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел епределенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые.*
* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.1.3.
Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура, как классификационный справочник, имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений.
Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Основные правила работы ведомственных архивов указывают, что "Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер".*
* Основные правила работы ведомственных архивов, пп. 2.1.5.1. и 2.1.5.2.
Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. В порядке оказания методической помощи эти виды номенклатур могут составляться архивными учреждениями на хоздоговорных началах.
Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел в учреждениях начинается в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие.
Руководители структурных подразделений обязаны не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Если учреждение само разрабатывает номенклатуру, то в этой работе участвуют ведущие специалисты, лицо ответственное за делопроизводство и обязательно привлекается сотрудник архива учреждения. Канцелярия или архив учреждения оказывают методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям.