Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 7 из 56)
Объём работы и сложность руководства зависят от структуры службы, численного её состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.
В разделе "Взаимоотношения" можно указать, что служба делопроизводства взаимодействует:
- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесённым к сфере деятельности службы;
- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.
Последний раздел - "Организация работы" - может содержать лишь пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения.
Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы.
Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, чётко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем чётче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.
Оформляется Положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и утверждается руководителем организации (фирмы). Например:
Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные на неё задачи и функции, определяют общий объём работ. Для этого можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупнёнными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления",* "Укрупнёнными нормативами времени на работу по делопроизводственному обслуживанию"** и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления".*** Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.
* Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72. - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. — М., 1995,26 с.
** Укрупнённые нормативы времени на роботу по делопроизводственному обслуживанию. Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42. - ЦБНТ Госкомтруда - М., Экономика, 1988,30 с.
*** Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152. - ЦБНТ Минтруда Российской Федерации. - М., 1993, 77с.
Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.
Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста:
• Общие положения
• Функции
• Должностные обязанности
• Права
• Ответственность
• Взаимоотношения (Связи по должности)
"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщённые сведения о должности, подчинённость и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.
Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определённый стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.
Последний пункт этого раздела должностной инструкции содержит перечень (или выдержки) основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщённом виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.
Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Следующий раздел – «функции». В нём указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.
Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что к сожалению при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к работникам службы делопроизводства (наличие высшего или среднего специального образования), но и место, которое занимает сегодня эта служба в системе управления, престижность и востребованность этой специальности. Поэтому раздел Требования к квалификации по разрядам оплаты труда и сами разряды по Единой тарифной сетке, к которой отнесены работники службы делопроизводства, на сегодня устарели и абсолютно не соответствуют сложившейся практике работы учреждений.
Из квалификационных характеристик можно использовать раздел Должностные обязанности.
Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации его должностные обязанности сводятся к следующему:
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, её доставку по назначению;
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
- организует работу по регистрации, учёту, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
- организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
- принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарём, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
- осуществляет методическое руководство делопроизводством в организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
- организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведённые в сборнике тарифно-квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.
Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:
- выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;
- получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручениям;
- организует телефонные переговоры руководителя;
- принимает и передаёт телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;
- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведёт и оформляет протоколы;
- следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- передаёт и принимает информацию по приёмо-переговорным устройствам;
- печатает по указанию руководителя различные материалы;
- ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;