Окончено _____
Дела с нормативными и плановыми документами датируются по дате их утверждения.
Дела с протоколами, в т.ч. и сформированные вместе с документами коллегиальных органов, датированные с учетом проставления дат как протоколов, так и прилагающихся к ним документов.
Отчетная документация датируется по дате составления.
При оформлении дела, состоящего из нескольких томов, на обложке указывается начало и окончание каждого тома.
Если дело является журналом (книгой) регистрации, то датой будут календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датами личных дел являются даты о подписании приказа о приёме и увольнении. Если несколько личных дел сформированы в одно, то указывается только дата увольнения. Точно так же проставляется дата и при оформлении личных карточек уволенных работников.
Дата может не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы, отчеты, т.к. их даты могут отражаться в заголовках. Иногда в деле могут отлаживаться документы с более ранними датами, чем даты всех остальных документов, находящихся в деле. В этом случае после указания на обложке крайних дат, с новой строки делается запись «Имеется документ за 20.01.2001».
Если дата или отдельные элементы определены приблизительно, указаны на основании содержания документа либо дата, другие элементы сомнительного происхождения, ставится знак «?» либо дата/ее части берется в квадратные скобки: [не ранее 2006 г.],[не ранее 25.08.2006 г],15.[12]. 2006.
В том случае, если дело было начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются 3 даты:
-заведения в первой организации Начато: 01.12.2006
-поступления в другую 10.05.2007
-окончания дела Окончено: 31.12.2007
Количество листов выносится на обложку из листа-заверителя: «на 150 л.».
Срок хранения переносится из соответствующей НД: «Хранить…»
Полностью оформляются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через год после завершения их в делопроизводстве и переданные по описи из структурных подразделений в архив организации. В архиве на основании описей структурных подразделений в течении следующего года составляются годовые разделы сводных описей дел организации.
При внесении дел в сводную опись каждому из них присваивается порядковый номер, под которым дело числится в архиве (фонд, опись, дело). После включения дела в опись в ведомственном архиве проставляется архивных шифр, номер фонда, номер описи номер дела по годовому разделу сводной описи дел.
Обложка оформляется в течение 3 лет: после заведения де по НД, по окончанию делопроизводственного года и после составления сводной описи. На обложке отражается установленный порядок хранения дела, суть которого заключается в следующем: за минусом 2 делопроизводственных лет дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу дела хранятся полностью оформленными и учтенными по описям.
Дела временного хранения (менее 10 лет) подлежат частичному оформлению. Допускается их не систематизировать, не нумеровать, не подшивать, не составлять лист-заверитель, крайние даты не выносить, а только годы, за которые сформированы документы. Все надписи делаются светостойкими чернилами, тушью.
16. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Опись – информационно-поисковый справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения) и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она служит в целях оперативного поиска дел в организации.
Формы описи даны в Примерной инструкции и Основных правилах работы архивов.
В ведомственном архиве ведется реестр описей, чтобы не допустить появление двух дел с одинаковым шифром.
Описи, составляемые в структурных подразделениях, служат основой для составления сводной описи. Описи отдельно составляются на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, на дела по личному составу и на дела, характерные только для этой организации + некоторые виды ОРД (НТД, отчеты, приказы).
Передача дел временного хранения а архив осуществляется по НД с отметкой в «Примечаниях».
Дело общественных организаций включается в НД отдельным разделом и через год после завершения в делопроизводстве по отдельной описи передается в архив, и затем отдельным разделом включается в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.
Описательные статьи описей структурных подразделений включают реквизиты:
-порядковый номер дела (тома, части);
-индекс дела;
-заголовок дела;
-дата дела;
-количество листов в деле;
-срок хранения и статья по перечню (в описи дел со сроком хранения свыше 10 лет и в описи дел по личному составу);
-примечания
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя структурного подразделения
Подпись Расшифровка
Опись №
| название | раздела | |||||
| Номер по порядку | Индекс дела | Заголовок дела | Дата | Количество дел | Срок хранения | Примечания |
В данную опись внесено цифрами или прописью дел с №___ по №____.
Литерные номера
Пропущенные номера
Наименование должности составителя Роспись Расшифровка
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности протокол ЭК структурного
руководителя СДОУ подразделения № _____
Передал цифрами и прописью дел и цифрами и прописью регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности сотрудника
Структурного подразделения Подпись Расшифровка
Дата
Принял цифрами и прописью дел и цифрами и прописью регистрационно-контрольных карточек к документам.
Наименование должности Подпись Расшифровка
Дата
16.1. Основные требования к составлению описи
1. Наличие полного комплекта документов, включенных в опись, образовавшихся в деятельности структурного подразделения.
2. Правильность описания дел.
3. Соблюдение принципа систематизации дел при составлении описи.
Проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов.
17. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАГЛОВКОВ ДЕЛ В СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ. СТРУКТУРА СВОДНОЙ ОПИСИ ДЕЛ.
Учетной единицей хранения архивного фонда организации является единица хранения документа. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в описи согласно схеме систематизации, которая закрепляется описью, могут отражать структуру организации, функции ее деятельности, виды и разновидности документов и темы/вопросы, освещенные в документах фонда.
При распределении дел в описи в соответствии со схемой учитывается следующее:
-Дела относятся к тому году, в котором они были начаты (поступили в организацию).
-Планы, сметы, отчеты и материалы к ним относятся к году, за который они составлены, независимо от даты их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия; отчеты за несколько лет -- к последнему году отчетного периода.
-Дела, начатые с одном структурном подразделении и переданные в другое, относятся к подразделению, в котором они были закончены. При этом, название первого структурного подразделения берется в скобки, а после него пишется название другого структурного подразделения.
-В пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений.
Дела, включенные в опись, систематизируются по нескольким принципам:
-По структурному принципу (в соответствии с принадлежностью дела к структурному подразделению);
-По хронологическому (по периодам/датам, к которым относятся документы);
-По функциональному, тематическому, предметно-вопросному ( с учетом функций, направлений деятельности организации, тем/вопросов, касающихся содержания документов);
-По номинальному (по видам, разновидностям документов).
Систематизация отражена в графе 3 «Название раздела (структурного подразделения), заголовок дела (тома, части)».
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за один год составляется аналогично описям дел структурных подразделений.
Дела в описи группируются последовательно по нескольким принципам (может быть хронологическо-структурный, функционально-хронологический).
Структурно-хронологическая схема, применяемая в организациях, имеющих стабильную структуру либо прекративших свою деятельность. Дела группируются вначале по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени их создания.
Канцелярия
2003
Заголовки дел
Заголовки дел
2004
Заголовки дел
Бухгалтерия
2003
Заголовки дел
…
Хронологическо-структурная схема применяется в действующих организациях с учетом дальнейшего пополнения и в ликвидируемых организациях; как правило, в организациях, структура которых достаточно часто менялась.
2003
Канцелярия
Заголовки дел
Бухгалтерия
Заголовки дел
2004
Канцелярия
Заголовки дел
Бухгалтерия
Заголовки дел
…
Хронологически-функциональная и функционально-хронологическая схемы применяются в организациях без структуры, с часто меняющимися функциями.
При систематизации по хронологически-функциональному принципу заголовки дел группируются по хронологическому принципу, а затем по функциям. При этом, в каждом году дела располагаются с учетом значимости. Функции располагаются в соответствии с НД по функциональному принципу.
2003
Руководство
Бухучет
Кадры
…
2004
Руководство
…
При систематизации по функционально-хронологической системе дела группируются по функциям, а внутри – по годам.