Курс лекций по Делопроизводству (стр. 14 из 21)

Руководство

2003

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Бухучет

2003

…

Систематизация дел в годовых разделах описи, насчитывающей значительное количество дел, проводится по значимости включенных в опись дел (по номинальному принципу: приказы, протоколы, штатное расписание). Как правило, в небольших организациях.

При использовании хронологически-номинальной схемы систематизация может быть следующей:

2003

Приказы

Протоколы

Штатные расписания

2004

Приказы

…

Опись, составленная по номинально-хронологическому принципу, будет иметь следующую схему:

Приказы

2003

Заголовки дел

2004

Заголовки дел

Планы

2003

Заголовки дел

2004

…

Отдельный раздел описи включает дела общественных организаций.

При группировке учитывается значение признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами, удобство поиска и использования.

18. ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Такая опись составляется в 3 экземплярах.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.

В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).

При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:

1. приказы по личному составу;

2. списки личного состава;

3. личные карточки;

4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);

5. лицевые счета на выдачу зарплаты;

6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).

Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.

Несколько дел могут быть сформированы в одно дело. При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».

Личные дела вносятся в опись по году увольнения.

Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).

При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:

-Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.

-Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».

-В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.

Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.

1	2	3	4	5	6	7
12345678…2021	3-23-23-93-93-113-114-125-26-87-10	Приказы №1-102 руководителя организации по личному составуТ.1То же с №103 по №120. т.2.Личные карточки уволенных работников «Д-Ф» т.1.То же «Х-Я» т.2Личные дела уволенных работников «А-Н» т.1.То же «М-Ш» т.2Лицевые счета рабочих на выдачу зарплатыНЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИБорисова Мария НиколаевнаЯковлев Олег ЯковлевичАкты расследования несчастных случаевВ данный раздел внесено …	Дата увольнения 2000 г.	75 лет, ст.50 лет, ст. 542 после увольнения40 лет, ст.441

Опись по хронологически-номинальному принципу

1	2	3	4	5	6	7
12…	2003Приказы по личному составу2004…

Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг

1	2	3	4	5	6	7
101102103	2015143	2003ФИОФИОФИО

19. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ И ПОРЯДОК ИХ ХРАНЕНИЯ

Дела, заведенные в структурных подразделениях, хранятся один год до передачи в архив. В зависимости от объема дел, степени интенсивности использования дел в оперативной деятельности структурных подразделений, срок передачи в архив может варьироваться, но это не влияет на оформление и описание дел в структурных подразделениях.

Ответственность за сохранность дел в структурных подразделениях несут руководители. Соблюдается установленный порядок учета, выдачи и использования дел. Как правило, сохранность документа в структурных подразделениях обеспечивает лицо, ответственное за ведение делопроизводства в этих структурных подразделениях, в распоряжении которого находятся документы в период их формирования, описания и до передачи их в архив.

Документы выдаются, только если они не подшиты в дела. При выдаче документа вместо него в папку вкладывается заполненный бланк – листок-заменитель документа:

Вид документа, дата, индекс

Корреспондент

Заголовок

Выдан (дата и кому)

Выдал Подпись Получил Подпись

Выдача документов из сформированных и подшитых дел производится только по указанию руководителя организации. На выданные дела заводятся карты-заместители, которые хранятся у лица, ответственного за ведение делопроизводства.

Дело №

Дата выдачи

Кому выдано

Дата возврата

Наименование должности сотрудника, выдавшего дело, его подпись и расшифровка подписи.

Выдачу осуществляет лицо, ответственное за делопроизводство. С документов могут сниматься копии и делаться выписки в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

В архив передаются дела со сроком хранения свыше 10 лет. Дела до 10 лет не передают. При их передаче они передаются по НД. Передача производится на основании графика, который утверждается руководителем. Эта справка будет передаваться вместе с делами и описью в архив.

Опись составляется в 2 экземплярах, на которых указывается отметка о приеме/передаче дел в архив. При передаче в структурном подразделении проверяют соответствие заголовка содержанию документов в деле, правильность формулировки, качество переплета/подшивки, нумерацию, наличие листа-заверителя и правильность оформления обложки. Если выявляются нарушения, то недостатки должны быть устранены в структурных подразделениях. Если в структурных подразделениях имеется ЭК, то поиск утраченных дел осуществляется вместе с ней. Если не нашли, то выдается справка, подписанная руководителем структурного подразделения.

При приеме напротив каждого дела в графе «Примечания» описи делается отметка о его наличии.

Если при передаче отсутствуют дела, включенные в опись, то в отметке о приеме указываются номера этих дел. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки. Отметка о приёме/передаче помещается ниже грифа согласования руководителя СДОУ и ЭК структурного подразделения.

При приеме дел временного хранения (до 10 лет) производится их проверка в соответствии с НД. В графе «Примечания» пишется «Сдано в архив».

На всех экземплярах НД делается отметка о приеме/передаче дел в архив. Аналогичные отметки делаются в описи.

Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться в архив из структурных подразделений и по актам о выделении дел к уничтожению. В этом случае составляется акт в каждом структурном подразделении. В него включаются документы по отдельным группам с одинаковыми сроками хранения.

На оборотной стороне регистрационно-контрольной карточки проставляются данные архивного шифра, помещенного на обложке дела.

Дела, подлежащие передаче в архив, но оставляемые для оперативно работы в структурном подразделении, включаются в опись, но оформляются в архиве , как выданные во временное пользование. Для этого составляется акт о выдаче во временное пользование в 2 экземплярах:1 экземпляр – в архив, 2 – в структурное подразделение.

Принятые в архив дела картонируются (помещаются в коробки) или связываются. Толщина связки – 20 см. На коробках/связках помещаются ярлыки, которые оформляются так:

20. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ

На дела с истекшим сроком хранения составляются акты об уничтожении дел, не подлежащих хранения. Форма акта дана в Примерной инструкции, Правилах работы архивов. Акт составляется на дела, образованные в деятельности всех структурных подразделений. Если в акт включаются дела нескольких структурных подразделений, то название структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого структурного подразделения. Акты могут составляться на дела конкретного структурного подразделения.

Дела временного хранения могут передаваться в архив на основании такого акта.

Форма акта включает 7 граф:

1. порядковые номера дел, включенных в акт;

2. заголовок дела или групповой заголовок дел;

3. дата дела/крайние даты дел;

4. номера описей или НД за ____ годы;

5. индекс дела (тома, части) по НД либо номер дела по описи;

6. количество дел (томов, частей);

7. срок хранения дела(тома, части) и номера статей по перечню.

Графа 1. В связи с тем, что под одним порядковым номером включаются несколько дел, в акт под одним порядковым номером может быть также включено несколько дел. В каждом акте дела нумеруются в валовом порядке.

Графа 2. В акт включаются заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, т.е. заголовки нескольких дел одного вида: приказы, отчеты, переписка. При этом, если в НД/описи каждое дело включено под самостоятельным индексом, то в акт эти дела включаются под одним порядковым номером.