ЭК должна быть создана в каждой организации, независимо от формы собственности. ЦЭК или ЭК создаются на основании приказа руководителя организации. В их состав включаются наиболее квалифицированные сотрудники СДОУ и других структурных подразделений. В ЭК должно быть не менее 3-5 человек (обязательно нечетное число. Членом ЭК обязательно является руководитель СДОУ, завархивом, работник кадровой службы и главный бухгалтер, юрист.
В состав ЦЭК или ЭК организации, передающей документы на госхранение, включаются представители ГАС.
С течением времени, когда происходят изменения в составе ЭК или ЦЭК, приказом руководителя в ее состав вносятся изменения.
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя, секретарем ЭК является руководитель СДОУ или завархивом. ЭК должна заседать не реже 1-2 раз в год. ЭК работает в соответствии с планом работ ЭК. Каждое заседание ЭК оформляется протоколом. Решения принимаются большинством голосов. Протокол заседания подписываются председателем и секретарем ЭК, который утверждается руководителем организации не позже 5 дней. Может оформляться выписка из протокола, которая заверяется флагово, не отступая от левой границы.
Деятельности ЦЭК или ЭК складывается из основных направлений:
-Организация работ по обеспечению ежегодного отбора и подготовки документов к передаче на госхранение либо к последующему хранению.
-Методическое обеспечение работ по о тбору документов (в т.ч. в подведомственных организациях).
-Осуществление организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.
Выполняя эти задачи, ЦЭК осуществляет следующие функции:
1. Рассматривает проекты НД организации и подведомственных организаций, не являющихся источником комплектования;
2. Рассматривает описи;
3. Рассматривает акты;
4. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения документов определенный категорий (или об из определении), установленные действующими перечнями типовых документов, и выносит решение о представлении этих предложений на утверждение в архивные учреждения;
5. ЭК участвует в подготовке и рассмотрении перечней документов с указанием сроков хранения, инструкций по делопроизводству и других методических пособий по работе архива организации;
6. Осуществляет инструктаж и контроль за исполнением ЭК подведомственных организаций своих обязанностей;
7. Оказывает методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете архивных учреждений по согласованию описей, НД , актов;
8. Осуществляет контроль за организацией уничтожения документов (непосредственный контроль за этим процессом осуществляется работниками СДОУ).
После рассмотрения документов на заседании обязательному утверждению либо согласовании ЭПК или ЭМК госархива подлежат описи, акты, предложения об изменении сроков хранения, перечни.
Свою деятельность ЦЭК или ЭК осуществляют на основе положения об ЭК, которое должно быть разработано в каждой организации. Положение утверждается руководителем организации и согласовывается с госархивом (для организаций, передающих документы на госхранение) или с ЦЭК вышестоящей организации. В положении отражается специфика работ, определяется количественный состав ЦЭК.
22. ПОЛОЖЕНИЕ О СДОУ
ДОУ в организации осуществляется, как правило, специальной службой, действующей на правах структурного подразделения. Где ее нет, там эту функцию осуществляет секретарь или специально назначенное лицо.
В зависимости от объема документооборота, задач и функций ДОУ, структуры организации могут выделяться следующие службы:
-управление делами;
-канцелярия;
-общий отдел;
-секретариат;
-отдел делопроизводства.
Сегодня отсутствуют типовые структуры и штат СДОУ. В состав управления делами включается канцелярия, экспедиция, копировально-множительное бюро, секретариат, в который включается приемная руководителя, секретариат руководителя, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро, отдел по работе с документами, отдел писем или по работе с обращениями граждан, архив.
В составе канцелярии могут выделяться функции по учету, регистрации документов, может быть отдел по работе с обращениями граждан, может быть отдельное бюро стенографии, группа контроля, протокольная группа, копировально-множительная служба, архив.
СДОУ осуществляет функции:
-внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
-разработка и внедрение рациональных форм документов и организация работы с этими формами;
-контроль за соблюдением стандартов;
-экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;
-регистрация документов;
-контроль исполнения документов;
-формирование, оформление, хранение и выдача дел для использования;
-оформление, издание и рассылка документов;
-копирование и размножение;
-организационно-методическое руководство и контроль структурных подразделений.
Работа СДОУ регламентируется положением о нем, в котором указывается порядок образования, права, обязанности и организация работы структурных подразделений. Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и согласовывается с отделом организации труда и зарплаты, кадровой службой, юридической службой, управлением качества, отделом охраны труда. Подписывается положение руководителем структурного подразделения.
Положение определяет статус СДОУ, отражает её место в системе управления, раскрывает ее внутреннюю организацию. Положение определяет штаты, которые закрепляются в штатном расписании, и важность возложенных на СДОУ задач и функций. При разработке используются предварительные результаты изучения объема выполняемых функций, специфики деятельности организации, учитываются особенности организации труда и управления.
Положение о СДОУ разрабатывается с учетов требований Примерной инструкции, СТБ 6.38-2004, УСОРД 1999 г. Положение оформляется в соответствии со стандартом и имеет следующую структуру:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Взаимоотношения и связи.
Раздел 1. В нем указывается полное наименование СДОУ, ее место в системе управления организации, степень самостоятельности, основные задачи, направления и цели деятельности. В нем определяется руководитель СДОУ, порядок его назначения и освобождения от должности. Устанавливается внутренняя структура СДОУ. Здесь же указывается подчиненность и взаимодействие работников, порядок распределения обязанностей между ними. Вопрос о структуре СДОУ формируется в общей форме, т.к. она может меняться при сохранении основных направлений. В этом разделе дается перечень нормативно-методических документов, которыми руководствуется СДОУ.
Раздел 2. Формирует задачи подразделения, с помощью которых СДОУ выполняет свои функции. При этом обращается внимание на согласованность задач для различных подразделений. Основными являются установление единого порядка документирования и организация работы с документами в целом:
1. Формирование и развитие комплексной системы ДОУ, которая предусматривает:
-Установление единого порядка работы с документами;
-Установление организационно- правового положения, структуры, функций, прав и ответственности служб;
-Определение должностного состава и требований (квалификации) к работникам.
2. Создание нормативно-методической базы, разработка и внедрение нормативно-методических документов по совершенствованию ДОУ.
3. Обеспечение единства информационных технологий в подразделениях с помощью современных программно-технических комплексов подготовки и оформления документов.
Раздел 3. Главный раздел, отражающий характеристику деятельности СДОУ. Функции формируются на основе организации деятельности организации в целом, с учетом распределения работ между подразделениями. Кроме того, указывается степень самостоятельности СДОУ в решении вопросов.
Раздел 4. Включает перечень прав, предоставленных руководителю и другим лицам в соответствии с распределением труда между ними. Также излагаются права, необходимые для выполнения функций, связанные с деятельностью других функциональных служб организации и сторонних организаций. Представляемые права должны соответствовать законодательству, а также документам, регламентирующим деятельность организации. Устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и обязанностей.
Права:
-Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, усовершенствования методики и форм работы;
-Вносить предложения по совершенствованию ДОУ;
-Подписывать и визировать документы в пределах компетенции;
-Взаимодействовать с другими структурными подразделениями по вопросам организации и совершенствования ДОУ;
-Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения правил работы с документами;
-Проводить проверки состояния ДОУ в структурных подразделениях, подведомственных органах и доводить результаты до руководителя;
-Запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных органах сведения
-Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке документов;
-Возвращать исполнителям на доработку документы с нарушениями установленных требований;
-Направлять обращения граждан в соответствующие органы;
-Вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе специалистов других организаций для выполнения работ по профилю службы;
-Совместно со структурными подразделениями участвовать в оформлении заказа, разработки контракта на приобретение технических средств.