Раздел 5. Определяются взаимоотношения СДОУ с другими структурными подразделениями, сторонними организациями, взаимные обязательства. Указывается в наименованиях документов (плановых, отчетных и т.д.) периодичность их представления. Указываются структурные подразделения, которые представляют и получают данную информацию.
Положение разрабатывается руководителем структурного подразделения и им подписывается. Подписанное положение передается на согласование. Положение о СДОУ, как правило, визируется юристом, руководителями структурных подразделений, которые указываются в последнем разделе положения. Затем оно направляется руководителю на утверждение.
Положение должно быть зарегистрировано в организациях, передающих документы в госархив. В негосударственных организациях срок хранения положения определяются как постоянные. Для организаций, не передающих документы в госархивы, срок хранения положения 10 лет после замены норм положения. Подлинник положения хранится в соответствующем структурном подразделении. Копии хранятся в той службе, деятельность которой они регламентируют. В случае необходимости внесения изменений, дополнений руководителем организации издается соответствующий приказ.
При необходимости внесения большого количества изменений положение перерабатывается. СДОУ может иметь простую печать, которая используется для заверения умноженного результата положения.
22.1. Организационные основы ДОУ
1. Организационная форма
2. Структура, задачи, функции
3. Должностной и численный состав
4. Нормативы времени на выполнение работ
Действующие НПА не регламентируют формы организации СДОУ. Нет НПА, которые позволяют рационально спроектировать СДОУ, определить структуру и штатную численность, определить потребность в технических средствах обработки документов.
При создании СДОУ, определении ее структуры, как правило, руководствуются субъективными факторами. Появляются новые функции, даже не свойственные традиционным делопроизводственным структурам.
23. ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ (ДИ)
ДИ – локальные НПА, действия которых ограничиваются одной или несколькими организациями. Разрабатываются в целях установления правил, регламентирующих организационно-правовое положение должностных лиц, их обязанности, права и ответственность, и обеспечивающих условия для их эффективной работы.
ДИ для руководителя разрабатывается и утверждается вышестоящей организацией по подчиненности.
ДИ обеспечивает разделение труда между работниками, единство при определении должностных обязанностей работников и предъявляет к ним квалификационные требования.
ДИ обеспечивает решение вопросов подготовки, повышения квалификации, подбора, расстановки и использования кадров.
ДИ обеспечивает решение вопросов оплаты труда. Обеспечивает проведение аттестации и оценки результатов деятельности персонала, поддержание и укрепление дисциплины, правильность применения мер дисциплинарной ответственности, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенные на них обязанности.
При разработке ДИ основой служат квалификационные характеристики должностей служащих, разработанные и утвержденные Минтруда РБ.
При разработке ДИ нужно руководствоваться нормативными документами, которые содержат:
1. Квалификационные характеристики массовых должностей служащих, общих для всех отраслей экономики. Излагаются в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей экономики».
2. квалификационные характеристики должностей служащих, общих для всех отраслей промышленности, изложенных в квалификационном справочнике «Должности служащих для всех отраслей промышленности».
3. квалификационные характеристики деятельностей служащих, специфичных для конкретных отраслей, изложенные в справочниках отраслевого характера.
Во всех квалификационных характеристиках есть 3 раздела:
1. должностные обязанности;
2. должен знать;
3. квалификационные требования
ДИ позволяет дать объективную оценку деятельности работника, которая является нормативной основой для применения к нему мер воздействия в случаях невыполнения им своих должностных обязанностей.
Несмотря на то, что ДИ не является нововведением, в некоторых организациях ДИ отсутствуют, в других составляются Функциональные обязанности, Должностные обязанности, Положения.
При разработке ДИ должен соблюдаться единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и последовательности их изложения.
В тексте ДИ формулировки должны быть краткими и четкими, с распорядительными словами «должен», «обязан», «не допускается», «следует», «необходимо».
ДИ оформляется на общем бланке А4.
Заголовок: кому?
Форма ДИ дана в УСОРД. Текст ДИ разбивается по определенной логичной схеме на разделы:
1. общие положения;
2. функции;
3. должностные обязанности;
4. права;
5. взаимоотношения и связи;
6. оценка работы и ответственность.
При изложении текста не рекомендуется повторять наименование должности, т.к. она является заголовком ДИ. Для сокращения текста ДИ рекомендуется текст каждого раздела начинать глаголом изъявительного наклонения: «назначается; руководствуется; подготавливает».
Раздел 1. Определяет:
-сферу деятельности работника;
-основные сведения о должности;
-правовые акты и нормативные документы;
-квалификационные требования;
-подчиненность;
-порядок назначения и освобождения от должности;
-замещение по должности во время отсутствия.
Раздел 2. Определяет основные функции, установленные в соответствии с заключенным контрактом. Как правило, функции определяются, исходя из положения о структурном подразделении.
Раздел 3. Содержит конкретные виды работ, возложенные на работника. Указывается участок работ, закрепленный за сотрудником, и перечень видов работ, из которых состоит его трудовая деятельность, который определяется не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру выполняемых действий («выполняет; обеспечивает; подготавливает»).
При перечислении обязанностей их разбивают на группы :
-по разработке, подготовке, участию в составлении документов по конкретным вопросам, которые входят в ДИ работника;
-по качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации;
-по использованию организационных, методических, контрольных и других форм работы (участие в совещаниях, проведение консультаций, семинаров и т.д.);
-по соблюдению сроков выполнения конкретных действий, т.е. контроль за сроками исполнения документов.
Раздел 4. Определяет права, предоставленные работнику для выполнения возложенных на него функций и обязанностей:
-право давать указания по конкретным вопросам (например, по организации ДОУ);
-обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
-требовать необходимую информацию;
-требовать определенных действий от работников (например, соблюдение стандартов);
-участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его деятельности.
Раздел 5. Включает круг функциональных служб и должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией.
В нем указывается, от кого ,в какие сроки и какую информацию получает работник, кому и в какие сроки представляет информацию; с кем согласовываются проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляется совместная подготовка документов (НД, сводки об исполнении).
Раздел 6. Определяются критерии оценки работы, устанавливаются меры персональной ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение своих обязанностей и неиспользования предоставленных ему прав; несоблюдение конфиденциальности сведений, т.е. тех сведений, которые стали ему известны в процессе работы.
ДИ подписывает руководитель структурного подразделения. Проект визируется составителем, кадровой службой и юридической службой. После визирования передается руководителю/его заместителю, курирующему данное направление работы, на утверждение. Экземпляр ДИ передается работнику, который должен быть ознакомлен с ней под расписку. При внесении изменений издается приказ руководителя организации о внесении изменений.
23.1. Зарубежный опыт
Важным элементом продуктивной работ всего персонала считаются грамотно разработанные документы по обеспечению деятельности и подразделений, и функциональных обязанностей работника.
Составление различных видов документов имеют особенности. В США описание ДИ готовится непосредственно руководителем и самим работником, потом утверждается аттестационной комиссией. Целью этого является оценка работника, определение уровня вознаграждения, принятие решений при должностных продвижениях. Может указываться:
-должность;
-функциональные обязанности;
-организационные взаимоотношения;
-квалификация;
-формы ответственности.
В первом разделе указывается наименование должности по штатному расписанию.
Во втором перечисляются выполняемые работы.
В третьем определяется круг лиц, которым подчинен работник. Определяются меры ответственности за вверенный ему персонал, указывается эквивалентность должностного уровня.
В четвертом указывается послужной список, в котором отражается управление вверенными ресурсами и описание личных качеств (способность к лидерству, профессиональная репутация, глубина знаний, способность обучать работников, планирование, контроль, организационные способности).
В пятом разделе отражаются аспекты личной заинтересованности лица, занимающего должность, в сфере повышения квалификации, применения новаций, поддержания корпоративной культуры.