Примерная ДИ:
1. Описание работ: наименование должности, место в иерархии, краткое описание работ.
2. Спецификация: требования к характеристикам работника, в т.ч. характеристике по образованию, профессиональному опыту, личным качествам, состоянию здоровья.
В Германии при подборе руководящих кадров госорганов перед объявлением конкурса кадровая служба совместно со структурным подразделением составляет формуляр, в котором предъявляются требования к претендентам («Требования к претенденту на должность»). Как правило, в нем указываются основные задачи, главные виды деятельности, требования к образованию, профессиональному опыту и навыкам, указывается перечень специфических знаний. При этом, готовится «Формуляр-описание должности», т.е. ДИ. При помощи этих документов облегчается работа по отбору кандидатов на должность.
На предприятиях встречаются ДИ руководителей структурных подразделений. Они состоят из следующих разделов:
1. Обозначение должности.
2. Ранг: должностной уровень.
3. Подчиненность: круг лиц, которым подчиняется работник.
4. Руководящие функции: круг подчиненных лиц.
5. Цели должности: формулируются задачи, функции в целом организации и данного структурного подразделения в частности.
6. Замещение: круг лиц-заместителей либо порядок передачи полномочий сотруднику, находящемуся в резерве кадров на выдвижение.
7. Основные задачи по должности: устанавливается конкретное содержание должности, перечисляются виды работ и характер работ.
8. Прочие задачи: перечисляются комиссии, в работе которых работник участвует, его статус в них.
Особенностями являются:
1. Отсутствие раздела «Права».
2. Отсутствие раздела «Обязанности» (формулируются задачи, которые дают возможность работнику самому определять, что необходимо сделать).
3. Отсутствие раздела «Ответственность», т.к. предполагается, что если задача поставлена, то ее надо выполнять ответственно.
При описании работ значительное внимание уделяется конкретизации требований к квалификации и профессионально значимым личностным качествам.
В ДИ стран СНГ сохраняется советская традиция, т.е. тщательная проработка должностных обязанностей. Недостатком является: отсутствие требований к личным качествам; негибкость ДИ. В результате, ДИ пересматриваются очень часто, возникают конфликтные ситуации.
24. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ (ИПД)
Основным НПА, комплексно регламентирующим организацию работ с документами и которым руководствуются все структурные подразделения, является Примерная инструкция (ПИ). Вопросы ДОУ могут отражаться в локальных НПА организации: положениях о структурных подразделениях, ДИ. Могут разрабатываться специальные НПА для участков, играющих ведущую либо самостоятельную роль в организации ( Положение о комиссии министерства по работе с обращениями граждан).
ИПД разрабатывается в каждой организации самостоятельно, в соответствии с действующими НПА. В ПИ определяется структура и содержание ИПД, т.е. количество и наименование разделов, их последовательность, наличие приложений в зависимости от направлений деятельности организации, наличие технических средств.
Основой для разработки ИПД являются общегосударственные нормативно-методические документы. Кроме того, при разработке ИПД используются НПА и методические документы вышестоящих организаций и рекомендации государственных архивных учреждений. НПА в области ДОУ не устанавливают жесткой структуры ИПД.
Требования ИПД по организации работы с документами носит обязательный характер для всех работников организации. ИПД должна отражать все основные стадии работ с документами организации.
Текст разбивается на разделы, глав, пункты, подпункты. Нумерация валовая. Документ использует четкие формулировки и распорядительные слова («Инструкция устанавливает…; Ведение делопроизводства возлагается..»). Текст излагается от третьего лица. Например, «Работники организации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов». Текст может излагаться в безличной форме: «Вскрываются все поступившие пакеты, за исключением именных и с пометкой «Лично».
ИПД начинается с Общего положения, в котором указываются цели и причины издания ИПД, документы, на основании которых разрабатывается ИПД. Указываются документы, которые применяются наряду с ИПД: инструкция о порядке регистрации, учета и контроля за прохождением исполнения документов в система АИПС. В этом разделе указывается область распространения ИПД. Например, на документы не секретного характера, документы, имеющие гриф «ДСП» и иные ОРД, за исключением документов, составляющих государственную тайну. Указывается наименование структурного подразделения и должностные лица, ответственные за общее руководство делопроизводством в организации. Указывается ответственность должностных лиц за несоблюдение требований ИПД.
К основным разделам ИПД относятся:
1. Подготовка и оформление документов.
2. Организация документооборота.
3. Регистрация документов, построение ИСА.
4. Контроль исполнения.
5. Хранение документов.
Они могут иметь главы. Раздел «Подготовка и оформление документов» может иметь следующие главы: правила подготовки (бланки, оформление реквизитов); подготовка и оформление отдельных видов документов.
Раздел «Организация документооборота» может включать главы: порядок прохождения, обработки входящих документов; исходящих документов; внутренних документов; учет документов.
Раздел «Регистрация документов» имеет главы: общие правила регистрации; формы регистрации; структура ИСА в канцелярии, в СДОУ, в структурном подразделении.
«Контроль за сроками исполнения»: организация контроля; сроки исполнения; анализ и обобщение данных по контролю.
«Хранение»: составление НД; формирование дел; оперативное хранение дел; ЭЦД; оформление дел; составление описей; передача дел на архивное хранение.
В ИПД могут включаться и другие разделы, главы, целесообразность включения которых определяется самостоятельно организацией: копирование и размножение; учет документов с грифом «Для служебного пользования»; составление НД; формирование и оформление дел; проведение ЭЦД.
Очень часто раздел «Регистрация» включается в раздел «Организация документооборота».
К ИПД имеются приложения, состав которых определяется, исходя из конкретного содержания разделов и глав ИПД. В качестве приложения могут даваться образцы бланков, конкретных видов документов, регистрационных форм, перечни документов, не подлежащих регистрации и документов, не подлежащих регистрации в СДОУ, формы сводок, справок об исполнении документов, формы НД, описей, образец оформления обложки дела.
Вопросы деятельности отдельных служб могут быть регламентированы в соответствующих разделах и главах. Например, в разделе «Подготовка и оформление документов» могут оговариваться особенности оформления, визирования кадровых документов или других специфических документов.
В разделе «Формирование дел» может оговариваться формирование дел по личному составу.
В разделе «Регистрация» должен быть отражен принцип централизации.
В ИПД должны найти отражение вопросы о применении средств автоматизации, компьютерных технологий, могут быть закреплены особенности внедрения автоматизированных систем ДОУ. Указываются НПА, регламентирующие эти вопросы, если эта работа не описывается полностью в разделах.
Перечень НПА и НМД, регламентирующих вопросы применения средств автоматизации, может даваться в приложении.
Целесообразно ввести разделы «Работа с исполнителями» либо «Организация работы с документами в структурных подразделениях». Может быть раздел «Использование электронной почты», «Работа с электронными документами», «Порядок оформления документов, направляемых за рубеж».
ИПД оформляется на общем бланке А4 и утверждается руководителем организации. При утверждении распорядительным документом в этот документ включается пункт об утверждении ИПД, указываются сведения о дате введения ИПД в действие, излагаются сведения об организационных мероприятиях, указываются пункты об отмене ранее действующих ИПД и о должностном лице, ответственном за внедрении ИПД.
Датой ИПД является дата ее утверждения.
ИПД, независимо от содержания деятельности учреждения, должна охватывать следующие вопросы:
-Общие принципы организации делопроизводства (по организации и по структурным подразделениям);
-Ответственность за организационную и методическую сторону организации делопроизводства, за материально-техническое обеспечение делопроизводства;
-Функции основного исполнительного персонала в работе с документами;
-Функции канцелярии и лиц, обеспечивающих участок делопроизводственного обслуживания в структурных подразделениях;
-Взаимоотношения СДОУ с основными подразделениями организации;
-Место архива в системе организации и его роль в делопроизводстве;
-Создание документов;
-Определение видов и разновидностей документов, необходимость которых обусловлена деятельностью организации;
-Устранение излишеств в образовании документов с указанием путей замены их другими формами связи;
-Строгое упорядочение переписки со структурными подразделениями и подведомственными организациями;
-Порядок подготовки и оформления документов;
-Методика составления и оформления различных категорий или групп документов (распорядительные документы, протоколы, письма, телеграммы, факсограммы);
-Порядок подписания документов, их визирования, согласования и утверждения;
-Порядок размножения документов, методика исполнения документов;
-Особенности исполнения отдельных групп и категорий документов в зависимости от их содержания;
-Регламентация резолюций на документах;
-Подготовка документов к заседаниям коллегиальных органов;