-Принципы организации документооборота в данной организации;
-Порядок приёма и отправки документов;
-Основные принципы движения различных категорий и групп документов;
-Техника распространения документов между структурными подразделениями и передача их из одного структурного подразделения в другое;
-Общая организация и методика работ по регистрации документов;
-Категории документов, не подлежащих регистрации;
-Формы регистрации документов и система регистрационных индексов;
-Построение ИСА;
-Особенности учета отдельны категорий и групп документов (например, договоров);
-Сроки исполнения документов;
-Формы и методы контроля за исполнением;
-Правила кодификации НПА РБ, распорядительных документов организации и особенности построения кодификационных картотек;
-Построение НД, порядок их утверждения и использования;
-Вопросы методики, техники группировки документов в дела;
-Организация работы ЭК, состав и порядок работ;
-Методика и техника подготовки дел с исполненными документами к дальнейшему хранению и использованию;
-Правила хранения и использования исполненных документов в делопроизводстве;
-Порядок передачи документов в архив организации;
-Правила использования архивных документов;
-Прием/передача дел в случае ликвидации, реорганизации, при смене руководителя, завархивом или руководителя СДОУ.
ИПД утверждается приказом, в котором должны найти отражение:
1. срок введения в действие;
2. общий порядок использования;
3. ответственность за ее соблюдение и контроль исполнения;
4. предусмотрены мероприятия, связанные с повышением уровня делопроизводства, которые сопровождают введение в действие ИПД: семинары для сотрудников по утверждению ИПД, план этих семинаров.
На сегодняшний день широко используется практика подготовки одной ИПД для всех организаций либо определенных групп организаций, которые разрабатываются в вышестоящей организации. В ней отображаются вопросы, связанные с данными организациями. Эти ИПД оказались малопреемлимыми для подведомственных организаций из-за специфики требований, предъявляемых к системе документов. Следовательно не рекомендуется создавать такие ИПД, а целесообразно создавать отдельные ИПД для центрального аппарата и для групп организаций в данной системе.
Наличие ИПД в организации не исключает, если это требуется, разработку самостоятельных ИПД по отдельным участкам работы с документами.
В практике различают 3 вида ИПД: примерную, типовую и индивидуальную.
Примерная устанавливает требования к порядку работы с документами для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, штатам. Так, ИПД носит рекомендательно-методический характер. На основании примерной ИПД в организациях разрабатываются индивидуальные ИПД, которые имеют статус локальных НПА. Примерные ИПД разрабатываются для организаций определенной отрасли, но их не следует путать с Примерной инструкцией (1968, 1975, 1995 гг), которая является обязательной к применению всеми органами, организациями РБ. Она устанавливает общеобязательные требования к организации документов в делопроизводстве. На ее основе, с учетом специфики функций, разрабатываются примерные ИПД организации.
Типовые ИПД составляются для группы однородных организаций, но они устанавливают единый порядок Во всех организациях системы и используются в качестве обязательных документов. При наличии типовой ИПД индивидуальная может не разрабатываться.
Примерные и типовые ИПД разрабатываются министерствами, госкомитетами и другими органами госуправления. Они утверждаются руководителями органов госуправления и согласовываются с Департаментом по архивам и делопроизводству РБ.
Индивидуальные инструкции организаций, являющихся источником комплектования госархивов, утверждаются руководителями по согласованию с учреждениями государственной архивной службы. ИПД организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов, утверждаются руководителями по согласованию с ЦЭК вышестоящей организации.
25.ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН
В настоящее время не закреплены сроки рассмотрения обращений разных категорий граждан (ветеранов, депутатов и т.д.). В СССР это было закреплено в положении о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан (ОГ) 1982 г. Им определялся порядок ведения делопроизводства по ОГ и порядок их регистрации. В республиканских министерствах БССР были разработаны свои положения на основе этого положения. Эти положения согласовывались с Госстандартом БССР и ГАУ БССР.
С 1991 по 1996 г. работа по ОГ в РБ фактически не регулировалась нормативными актами. В 1996 г. был принят закон «Об обращениях граждан». В этом же году разработаны Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства по ОГ. Эти рекомендации были утверждены Министерством образования и науки РБ. В 1996 г. было утверждено Положение о порядке ведения делопроизводства по ОГ в госорганах и других организациях. Оно было согласовано с Комитетом по архивам и делопроизводству. 1 ноября 2004 г. были внесены изменения и дополнения в Закон «Об ОГ».
В документах 1996 г. устанавливалась единая форма РКК, жесткая система регистрации: А-41 – порядковый номер ОГ и первая буква фамилии гражданина. Велись картотеки алфавитные и территориально-алфавитные. Устанавливался единый порядок делопроизводства, которое должно было вестись централизованно.
В 2004 г. были внесены изменения в Закон «Об ОГ», было издано новое положение в 2005 г. Возникли проблемы с использованием этого положения, т.к. в нем содержались только общие принципы организации делопроизводства по ОГ. В частности, сохранялась централизованная система ведения делопроизводства по ОГ, ОГ и документы по их исполнению должны были находиться у одного должностного лица. Причем, хранение ОГ у их исполнителей запрещается.
25.1. Регистрация ОГ
В индекс могут входить следующие составные части:
3/2/А-41/з
3—условное обозначение региона;
2 – условное обозначение тематики ОГ;
«з» – первая буква вида обращения.
Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.
Обращения можно регистрировать: Гр-41.
Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).
25.2. Анонимные ОГ
По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.
25.3. Формы регистрации ОГ
1. Традиционная карточка. Её примерная форма дана в Положении 2005 г. в приложении.
2. Электронная карточка.
3. Журнал с такими же графами. Ведется, если число обращений – 20-30 в год. Лучше всего вести в алфавитном порядке. При этом надо учитывать, что регистрация ОГ идет валовая (А-1, …, Б-15,…,Я-150).
Повторным ОГ присваивается новый регистрационный индекс (А-1 – первое ОГ, А-21 – второе ОГ), например, при журнальной форме регистрации. Повторные ОГ могут регистрироваться под индексом первого (при карточной системе). При этом они регистрируются на той же карточке. Проставляется только дата регистрации повторного ОГ. В случае, когда повторному ОГ присваивается следующий индекс, должна заводиться новая регистрационная карточка.
Если в организации регистрируются обращения, направленные гражданином в разные организации, но полученные в одной конкретной, то регистрация будет такой: А-41/1 – обращение, направленное в Администрацию Президента; А-41/2 – обращение, направленное в Минюст; А-41/3 – обращение, направленное в Министерство образования. Допустим, что все обращения поступили в Департамент по архивам и делопроизводству.
Написание повторных обращений обусловливается тем, что они содержат новые факты для разрешения дела или же истек срок исполнения первого обращения; возможны другие причины. Повторные обращения подбираются для формирования дел за 2 последних года.
25.4. Срок рассмотрения ОГ
Типовой срок рассмотрения – 15 дней. Если необходимы проверки, то срок может продлеваться до месяца. Иногда – до 2 месяцев. Если в организацию поступило обращение, которое не входит в компетенцию организации, то оно пересылается в соответствующую организацию и в 5-дневный срок об этом сообщается гражданину, который написал это обращение.
Срок исполнения ОГ начинается с момента получения. На каждом исполненном обращении ставится отметка об исполнении и направлении в дело. В организациях ОГ, как правило, берутся на контроль.
25.5. Личный прием граждан
В организациях ведется книга учета личного приема граждан. В ней отражена структура этой организации и график приема граждан. Не существует унифицированной формы этой книги. В ней могут быть следующие графы:
· Номер по порядку;
· Адрес;
· Место жительства и работы;
· Содержание;
· ФИО того, кто осуществлял прием;
· Резолюция;
· Отметка об исполнении.
На РКК по личному приему наносится отметка «С личного приема». При наличии письменного заявления (т.е. обращения) и организации личного приема карточка ведется в установленном порядке с надписью «С личного приема». Форма карточки дана в Положении. В ней имеются графы:
· ФИО гражданина;
· Его адрес;
· Номер телефона;
· Дата обращения;
· Дата и индекс повторных обращений;
· Номер и дата сопроводительного письма;
· Тематика;
· Содержание;
· Резолюция;
· Исполнитель;
· Документ направлен на исполнение;
· Дата направления;
· Срок получения ответа;
· Ход рассмотрения (записи о промежуточных решениях по ОГ, отметки о проверках);