При учете распорядительных документов, протоколов им присваивается валовые порядковые номера в пределах календарного года.
Приказы по личному составу в зависимости от сроков хранения делятся на 2 категории:
1. Со сроком хранения 75 лет (о приеме, перемещении, увольнении, премировании, изменении имен и фамилий, зарубежных командировках).
2. Со сроком хранения 3 года (после проверки налоговыми органами).
В НД предусматривается 2 дела и 2 регистрационные формы для таких документов (по личному составу – 1-Л, по кадрам – 1-К).
При оформлении в отдельные дела приказов по личному составу о командировании они также будут регистрироваться отдельно и им присваивается отдельный регистрационный индекс (например, Км).
Система обозначений не должна заканчиваться на гласную букву.
Протоколы, как и приказы, регистрируются в пределах календарного года (например, 5 (номер протокола)/8 (номер повестки дня)).
По отдельным вопросам повестки дня заседания коллегиального органа могут приниматься самостоятельные решения и оформляться постановлениями или решениями. Их индекс будет состоять из номера протокола и номера вопроса повестки дня (например, 5/2).
Индекс внутреннего документа (справка, накладная и др.) состоит из условного обозначения структурного подразделения, где будет храниться документ и валового регистрационного номера, номера дела.
7.ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ПОРЯДОК ИХ ЗАПОЛНЕНИЯ
В настоящее время в организациях применяются 3 основные формы регистрации документов:
-Журнальная;
-Карточная;
-С помощью ПЭВМ (электронная карточка).
Журнальная применяется в организациях, где объем документооборота более 1000 документов в год (15-20 в день). Это достаточно старая форма регистрации. В Примерной инструкции даны формы этих журналов.
Виды журналов:
-Регистрации входящих документов;
-Регистрации исходящих документов;
-Регистрации приказов по основной деятельности;
-Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (индекс – 1К, 2К и т.д.);
-Регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 3 года (1Л, 10Л и т.д.);
-Регистрации внутренних документов.
При незначительном количестве внутренних документов их регистрируют в журнале исходящих документов. А при значительном их объеме (более 200 в год) предусматривается отдельный журнал для их регистрации.
7.1. Журнал регистрации входящих документов
| Дата поступления и индекс документа | Дата и индекс поступившего документа | Корреспондент | Краткое содержание | Резолюция | Расписка |
| 02.01.20061231503.01.20061617 | 26.12.2005№3-2/124номер из бланка поступившего документа | Организация, от которой получен документ (из бланка) | О чём?заголовок документа | Исполнитель в Д.п.Коту Я.А.Подготовить ответ к 06.01.2006Роспись | КотРоспись03.01.2006Исполнен Исх. 3-2/124От 26.12.2005Из журнала исходящих документов |
В целях эффективного поиска документов при журнальной регистрации допускается на копии исходящего документа проставлять дату и номер входящего документа. Это делается для того, чтобы завязать между собой 2 журнала и показать, какой входящий документ исполнен.
| Оригинал исходящего документа | Копия |
| _______ _______________ _______________ _________02.02.2006 №3-8/1ЗаголовокТекст документаФамилия исполнителя Роспись | ___________ ____________________ ____________________ _________О2.02.2006 №3-8/1ЗаголовокТекст документаВерноРоспись ФИО |
7. 2. Журнал регистрации исходящих документов
| Дата и индекс | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
| 02.01.2006 | Кому направлен | О чем? | Иванов 02.01.2006 |
| 3-8/1 | документ? | Расписка | |
| 4-5/2 | исполнителя в | ||
| 03.01.2006 | получении отпуска | ||
| И т.д. | документов |
Преимущества журнала:
1. Простая форма учета.
2. Запись не может потеряться
Недостатки журнала:
1. Нарушение принципа однократности записи.
2. Неудобство контроля и поиска (листать журнал и искать запись).
ПРИМЕРЫ
Форма журнала входящих документов
| Дата поступления, индекс документа | Дата и индекс поступившего документа | Корреспондент (организация, из которой получен документ) | Краткое содержание | Резолюция или кому направлен | Расписка в получении | Отметка об исполнении |
| 22.06.2000№508 | 21.06.2000№35/01-10 | БелНИЦЭД | О разработке рекомендаций | 22.06.2000Рыбакову А.Е.Давыдовой Э.Н. | Роспись А.Е. Рыбаков22.06.2000 | В дело №3-2.Подготовлен ответИсх. №3-2\523 от29.06.2000 |
Исходящих документов
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
| 21.06.2000№35/01-10 | БелНИЦЭД | О разработке рекомендаций | ИсполненВх. №1-16/378 от04.05.2000 |
8. КАРТОЧНАЯ РЕГИСТРАЦИЯ
8.1. Форма и порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК)
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 | 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 | 27 28 29 30 31 |
| Срок исполнения | Название документа | Автор (корреспондент) |
| Дата и индекс поступления | Дата и индекс документа | |
| Краткое содержание | ||
| Резолюция или кому | направлен документ | |
| Отметка об исполнении | ||
| ЛИЦЕВАЯ СТОРОНА | ||
| Контрольные отметки | ||
| Фонд № | Опись № | Дело № |
ОБОРОТНАЯ СТОРОНА
Форма является единой для регистрации всех категорий документов. Эта карточка также используется для контроля за сроками исполнения документа. Используется принцип однократности, инициативного документа, т.к. и запрос, и ответ регистрируются в одной карточке.
Количество карточек, заполняемых при регистрации, определяется числом справочных и контрольных картотек, которые заводятся во всех структурных подразделениях, где будут исполняться и контролироваться документы. Минимальное количество карточек – 2: 1) в СДОУ; 2) передается в структурное подразделение исполнителю.
Формат карточки может быть А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148). Его выбор предоставляется организациям. Как правило, пользуются карточками формата А6.
Название реквизитов набирается самым мелким шрифтом и в самой нижней строке графы для того, чтобы выделить данные, записанные после регистрации.
8.2. Графы РКК
1. Вверху помещается календарная шкала, используемая для контроля сроков исполнения документа. На карточке А6 наносятся только нечетные числа. Поэтому срок исполнения отмечается днем раньше. Дата исполнения берется из текста документа, резолюции.
2. Срок исполнения. Проставляется число, месяц и год при регистрации инициативного документа, т.е. исходящего. Записывается дата получения ожидаемого ответа.
3. Автор (корреспондент). Для входящих документов записывается наименование организации, от которой поступил документ. Для исходящих – куда/кому направляется документ.
4. Дата и индекс поступления. Дата и индекс документа, который ему присваивается в организации, в которую он поступил. При регистрации исходящего документа эта графа не заполняется.
5. Дата и индекс документа. Проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией автором при его отправке. При регистрации исходящих документов и внутренних проставляется дата подписания документа, его исходящий индекс или внутренний номер.
6. Краткое содержание. Когда заголовок не раскрывает содержание, может записываться ключевой абзац.
7. Резолюция. Все резолюции, появившиеся на документе в процессе его исполнения, записываются с указанием должности и ФИО подписавшего документ.
8. Отметка об исполнении. Делается запись, отражающая решение вопроса по существу («Подготовлен проект»), проставляется дата отправки и индекс ответного документа. Если не требуется письменный ответ, то записывается, когда и кем решен вопрос, поставленный в инициативном документе. При регистрации инициативного исходящего документа ему присваивается индекс (01(11)/121). Поступивший документ принимается уже с индексом.
9. Контрольные отметки. Делаются отметки о контроле сроков исполнения; проставляется дата проверки; указываются причины задержки исполнения; делаются записи, отражающие движение документа; может оформляться расписка в получении документа.
10. Заполняются в архиве на документы постоянного хранения при передаче в ведомственный архив после составления описи дел постоянного хранения.
Допускается введение дополнительных реквизитов: количество листов в основном документе и копии; исполнитель и его телефон. Допускается разделение реквизита на несколько частей, цветовое различие карточек.
При изготовлении карточек для распорядительных документов можно ввести графу «Вид документа», «Основание» (указывается номер и дата документа, во исполнение которого создан данный документ). Если этой графы нет, то информацию пишут в скобках после заголовка в «Кратком содержании». В случае отмены приказа или 1 из его пунктов в графе «Контрольные отметки» делается соответствующая запись.