Типовые устанавливаются для определенных, наиболее массовых документов, подлежащих контролю в соответствии с существующим законодательством и перечнем типовых документов в ИПД. Как правило, типовой срок основной массы документов составляет 10-15 дней, обращений – 15-30 дней, телеграмм – 2-5 дней.
Когда срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать 15 дней. Такие документы подлежат последующему контролю.
Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководителем организации. Они отражаются в резолюции или могут указываться в документе. Учитывается содержание документа, практические возможности по его исполнению. Предполагают осуществление предварительного контроля.
Иногда индивидуальный срок отличается от типового, установленного для данной категории документов. Например, по обращениям руководитель может установить меньший срок, если решение не требует отлагательств.
Возможна ситуация, когда по указанию руководителя организации ли структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень. Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов).
На особый контроль могут браться устные указания руководителя.
Сроком исполнения документа является конечная дата работы с документом. Определяется в календарных днях. Срок исчисляется в зависимости от вида документа. Для входящих документов – это дата их поступления в организацию. Для исходящих и внутренних документов – срок исчисляется с даты их принятия.
Если документ сложный, вопрос об исполнении решается, как правило, в течение 2 дней. Начало контрольных операций должно совпадать с моментом регистрации документа.
Если по каким-то объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо заранее (за 2-3 дня) согласовать вопрос с руководителем об установлении более реального срока исполнения документа. Отпуск, командировка не являются уважительной причиной исполнения. В этом случае неисполненные документы должны быть переданы другому исполнителю.
Для документов, требующих более длительной работы по исполнению, срок может быть увеличен (за 2-3 дня) не более чем в 2 раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок только то лицо, которое его установило ( и снимает с контроля). Срок может быть продлен сразу после получения или за 2-3 дня до истечения срока. Если исполнителем вопрос о переносе срока не согласован заранее, документ считается неисполненным.
Для сложных заданий, требующих длительного срока исполнения и участия нескольких исполнителей из различных подразделений, целесообразно задание разделить на стадии выполнения и по каждому этапу выделить конкретного исполнителя, срок исполнения и методы работы. С этой целью может составляться план выполнения документа.
ПЛАН
выполнения поручения, поступившего из СМ РБ.
Содержание задания:1. Разработка…(Разработка нормативно-методического обеспечения организации работы с руководящими кадрами в соответствии с постановлением СМ РБ от 20.10.2004 «О некоторых мерах по реализации указа Президента РБ от 24.07.2004 №354»)
2. Срок……(Срок исполнения – 03.01.2005)
| Этапы выполнения задания | Структурные подразделения | Ответственный исполнитель | Срок исполнения по каждому этапу | Методы исполнения | Ход исполнения | |||||||
| ….3. Разработка положения о резерве руководящих кадров, его подготовке, порядке использования и обновления | ……Кадровая и юридическая служба | ……Руководитель кадровой службы В.В. Петров | …..03.01.2005(или до 03.01.2005) | …..Анализ и определение структуры и состава резерва руководящих кадров;Организация работы по подбору кандидатов в резерв;Формирование банка данных руководителей, должности которых включены в кадровый реестр. | ……Подготовка перечня руководящих должностей, входящих в кадровый реестр, для замещения которых создается резерв кадров.Подготовка проекта положения. его согласование и утверждение.Подготовка проекта порядка назначения (освобождения) на должности, включенные в кадровый реестр, его согласование и утверждение. | |||||||
(Отметка об исполнении)
ИСПОЛНЕНО
Подготовлены нормативные документы по выполнению постановления СМ РБ от 20.01.2004 №1304.
10.3. Ведение контроля исполнения документа
При регистрации документов с использованием специальной РКК. 1 её экземпляр используется для контроля сроков исполнения и формирования так называемой сроковой (контрольной) картотеки.
При журнальной регистрации на контролируемые документы должна заводиться РКК. Её формы установлены в Примерной инструкции. Особое внимание уделяется «Контрольным отметкам»: дате проверки и задержки.
При поступлении документа, подлежащего контролю, на РКК и на левом поле документа проставляется буква «К». Из экземпляров РКК формируется контрольная (сроковая) картотека. Карточки в такой картотеке располагаются по срокам исполнения. Контрольная картотека имеет 3 раздела:
1. Картотека текущего месяца, которая делится на 31 ячейку ( по количеству дней месяца).
2. Картотека месяцев текущего года. В ней группируются РКК на документы, исполнение которых намечено на следующие периоды.
3. Картотека для РКК на просроченные документы(не выполненные в срок).Этот раздел может подразделяться в зависимости от сроков неисполнения документов: от 3 до 5 дней, от 5 до 10 дней, от 10 до 15 дней и свыше.
В контрольной картотеке РКК, как правило, располагаются на основе комбинации признаков. Так, в контрольной картотеке между разделителями по дням, которые соответствуют срокам исполнения, РКК могут группироваться по структурным подразделениям, по исполнителям (внутри подразделений).
В контрольной картотеке целесообразно вести раздел и на исполненные документы, в котором РКК систематизируются по НД, тематике решаемого вопроса. (Лучше по НД)
10.4. Особенности исполнения входящих и исходящих документов, внутренних документов
В организациях осуществляется контроль и за исходящими документами, не только входящих. Для этого целесообразно разделить документацию на 3 группы:
1. Распоряжения, издаваемые руководством.
2. Документация текущего характера, посредством которой координируется деятельность подведомственных организаций.
3. Запросы в вышестоящие и другие организации.
На распоряжения руководства оформляются РКК обычной формы, которые в совокупности составляют раздел контрольной картотеки или картотеку указаний подведомственным организациям. Карточки в этой картотеке располагаются по предполагаемым датам получения ответа. Используются рубрики « По корреспондентам» и «Срокам исполнения». Фактическую проверку будет осуществлять контрольная СДОУ подведомственной организации. В отдельных случаях возможен выезд работников на места.
Документация текущего характера и запросы контролируются самими исполнителями. В контрольной картотеке структурного подразделения для этого карточки на контролируемые исходящие документы (инициативные) располагаются по срокам исполнения поручении или по ожидаемым датам получения ответов по корреспондентам.
Ожидаемый срок ответа на инициативный документ может проставляется на копии исходящего документа (отпуске) при его регистрации. При получении ответа его приобщают к соответствующей копии исходящего документа для принятия решения по данному вопросу. При этом на РКК, заведенной на исходящий документ, должна быть отметка об исполнении, указаны реквизиты документа-ответа. После этого РКК перемещается в «исполненные документы».
Имеется определенная специфика исполнения распорядительного внутреннего документа (приказа, распоряжения, постановления). На каждый распорядительный документ, если он касается одного вопроса, или на каждый его пункт составляется отдельная РКК. Контроль его исполнения может осуществляться по специальной картотеке, где РКК могут располагаться по вопросам, срокам исполнения или они могут контролироваться по общей картотеке.
РКК целесообразно заводить и на поручения руководства, отданные в устной форме. В такой РКК указывается содержание задания, исполнитель и срок исполнения.
10.5. Снятие документов с контроля
Контрольный аппарат организации может признать исполненными и снять с контроля только те документы, которые имеют типовые сроки исполнения. Документы с индивидуальными сроками снимаются с контроля по указанию должностных лиц, которые поставили их на контроль. Кроме того существует порядок, при котором документы, поступившие из вышестоящих организаций, снимаются с контроля лишь по указанию руководителя организации, а распорядительные внутренние документы – по указанию лиц, их подписавших. Следует иметь в виду, что направление писем-запросов для выяснения каких-либо обстоятельств, сбор дополнительных данных не является основанием для снятия документов с контроля.
Сведения о ходе исполнения указываются в графе «Контрольные отметки».
Исполнитель, подготовив ответ, согласовывает его с заинтересованными должностными лицами и передает на подпись руководителю организации или структурного подразделения. Дата подписи является датой ответного документа. На исполненном документе ставится отметка об исполнении (В дело №..). Без отметки «В дело» документ не снимается с контроля.
В случае, если письменный ответ не составляется, исполнитель пишет на входящем документе предпринятые действия и их результаты.
Исполненные документы должны своевременно группироваться в дела в соответствии с НД. РКК из контрольной картотеки помещаются в раздел «Исполненные документы». При этом данные об исполнении документа и снятии его с контроля вносятся в РКК, и там проставляется отметка о снятии с контроля, дата исполнения, индекс документа, фамилия лица, подписавшего документ и фамилия исполнителя.