Смекни!
smekni.com

Курс лекций по Делопроизводству (стр. 8 из 21)

Информирование контрольной службы о снятии с контроля осуществляется с отсылкой в неё оформленной РКК вместе с исполненным документом.

10.6. Анализ и обобщение данных о контроле исполнения документа

В организациях должен систематически осуществляться анализ по следующим направлениям:

1. Анализ исполнительной дисциплины в структурных подразделениях и в целом по организации.

2. Анализ причин несвоевременного поступления документов к исполнителям, т.е. выяснение, на каком этапе «залеживается» документ.

3. Анализ причин неисполнения документов в срок.

Обобщающие документы по контролю могут составляться в форме сводок, справок и перечней.

Сводки оперируют цифровыми показателями, разнесенными по специальным графам. Они могут быть ежемесячными, еженедельными, ежеквартальными в зависимости от числа документов на контроле.

В перечнях и справках содержатся данные о конкретных документах, которые были взяты на контроль или числящиеся за определенным подразделением.

Обобщающие документы составляются на основании просмотра и обработки РКК, материалов проверок в установленные сроки.

Одновременно может проводиться сравнительный анализ исполнительской дисциплины по годам, месяцам.

Итоговые документы по контролю должны поступать руководителям. Эти документы поступают вместе с докладными записками, письменными заключениями и рекомендациями по улучшению состояния дисциплины.

Задержки в исполнении могут возникнуть из-за неупорядоченных документационных процессов в организации. При невыполнении поручений в установленный срок, руководитель должен изучить причины и принять меры, чтобы исключить их в будущем.

11. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ (НД)

Научно обоснованная классиф доков в дп позв прав форм доки в дела, что облегчает их поиск. Для этого в орг разраб схемы гриппировки доков в первичные (тематически)(дела). Эти классификационные справочники – номенклатура дел.

Номенклатура дел (НД) – систематизированный список наименований дел заводимых в дп, дел с указанием сроков хранения, утверждаемый в установленном порядке.

НД, раскрывая содержание и характер деятельности организации, обеспечивает порядок формирования дел, порядок учета дел в делопроизводстве и в архиве.

Контроль за соблюдение НД структурного подразделения организации – одна из основных функций службы доу.

Помимо того, что НД выполняет функции указателя основных направлений деятельности организации, схемы группировки исполненных документов по тематическим комплексам – делам, базы для индексирования документов и дел, она также выполняет функции указателя сроков хранения дел, схемы построения справочной картотеки на исполненные документы в делопроизводстве и в архиве. НД выполняет функцию учетного документа в архивах для дел временного (до 10 лет) хранения.

11.2. Порядок составления, согласования и утверждения

Ответственность за разработку НД возлагается а СДОУ (канцелярию, секретариат, общий отдел, управление делами). Составлением НД должны заниматься и руководящие работники и специалисты организации, хорошо знающие задачи своих структурных подразделений, могут прогнозировать состав документов на предстоящий год, определять ценность документов.

Неправильно поручать работу только заведующему архивом. Он принимает участие в разработке, но его задачей является оказание методической помощи.

НД составляется в 4 квартале текущего года, чтобы СДОУ и архив смогли до 1 января согласовать и утвердить НД в установленном порядке. Несвоевременно составление НД может привести к нарушению требований по комплектованию дел.

Прежде чем приступить к составлению НД, необходимо провести организационную работу. Руководитель СДОУ и заведующий архивом проводят совещание с представителями всех структурных подразделений, на котором подводятся итоги по формированию дел и НД в текущем году, даются указания о сроках представления НД в СДОУ, её согласовании и утверждении.

Для составления НД используются уставы или положения об организации, структурных подразделениях (в них определены функции организации и будут соответственно формироваться дела), должностные инструкции, штатные расписания (названию отдела и должность), планы, отчеты, регистрационные формы (журналы и картотеки), номенклатуры за прошлые годы, описи дел постоянного и временного хранения, перечни типовых документов и ведомственные перечни дел с указанием сроков хранения. Уставы, положению, штатные расписания, инструкции помогают определить схему построения НД с учетом расположения структурных подразделений, уточнить их задачи и функции на следующий год. Учетно-регистрационные формы помогают уточнить состав и содержание документов. Перечни – виды документов с указанием сроков хранения и группировку документов в дела. Номенклатуры дел истекшего года и описи дают сведения о ранее заведенных делах, образованных процессах деятельности организации.

При составлении НД руководствуются Примерной инструкцией по делопроизводству, Основными правилами работы архивов 1997 г.

Во вновь созданной организации НД составляется в любое время года, а затем -- к началу делопроизводственного года. Точно также при реорганизации НД должна быть составлена в любое время года. Могут быть случаи, когда вновь созданная организация получает от предшественника или другой организации незавершенные делопроизводством дела для дальнейшей работы с ними. В таком случае эти дела включаются в НД правопреемника для продолжения их в делопроизводстве (в качестве резервных номеров).

НД должна охватывать весь объем документов, образующихся в организации, не зависимо от сроков их хранения. В НД также включаются все учетно-регистрационные формы (книги, журналы, карточки).

Не подлежит включению в НД вся печатная продукция, национальный реестр правовых актов и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, бюллетени и др.

В деятельности организаций сложилась практика заведения группы дел по отдельным вопросам, решаемых в течение нескольких лет – переходящих дел. Они могут пополняться документами всего периода, и их ведение ежегодно предусматривается НД. Переходящие дела включаются в НД следующего делопроизводственного года под тем же индексом.

Переходные дела условно подразделяются на:

-Незавершенные делопроизводством, которые ведутся вплоть до разрешения вопроса: документы о реорганизации и ликвидации организации, отчеты, переписка;

-Дела, которые ведутся в течении нескольких лет до окончательного заполнения форм: учетно-регистрационные формы (журнал учета договоров, книга замечаний и предложений);

-Дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые могут формироваться в течение нескольких лет. В организациях в течение делопроизводственного года получаются несколько инструкций. В таком случае дело формируется, пока не достигнет объема в 200-250 листов. Например, инструкции, методические указания Министерства по налогам и сборам.

Если в истекшем году дело состояло из 2 или более томов, а последний том не закончен, то в НД будущего года включаются все тома переходящего дела.

Основой для составления НД в организации в целом служат НД структурных подразделений. В структурных подразделениях НД составляются исполнителями совместно с должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства этой службы.

СДОУ и архив оказывают необходимую консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в том числе и по подготовке НД. Заведующий архивом проверяет правильность формулировок названий дел, сроков составления дел. Поэтому НД структурного подразделения в обязательном порядке визируется заведующим архивом или лицо, ответственное за архив. При наличии экспертной комиссии (ЭК) в структурном подразделении НД согласовывается с ней. Затем НД подписывается руководителем этого подразделения. После этого структурные подразделения передают свои НД в СДОУ (или специалисту, ответственному за организацию документооборота). На основании НД структурных подразделений СДОУ разрабатывает сводную НД по организации в целом.

Сводная номенклатура визируется заведующим архивом, подписывается руководителем СДОУ, согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) организации. Ежегодно НД в организации уточнятся, перепечатывается и утверждается руководителем организации (1 января). Ежегодный экземпляр НД является документом постоянного хранения и включается в раздел НД СДОУ.

НД государственных организаций, сдающих документы на хранение по истечении истекших сроков ведомственного хранения (5, 10 и 15 лет) в государственный архив, согласовывается не менее чем 1 раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) или экспертно-методической комиссией (ЭМК) государственного архивного учреждения.

Государственные организации (10 тыс.), не сдающие документы в государственный архив, согласовывают свою НД 1 раз в 5 лет с ЦЭК вышестоящей организации (внутриведомственный контроль).

НД негосударственные организации, заключившие договор с государственным архивом, согласовывают НД также 1 раз в 5 лет с ЭПК или ЭМК архивного учреждения. Негосударственные организации, не заключавшие договор, свою НД согласовывают с собственной ЭК. Но НД должны быть составлены также как в государственных.

Ежегодно НД в организациях уточняются, перепечатываются и переутверждаются. НД структурного подразделения постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры СДОУ.

Составляются 4 экземпляра НД (максимум):