1. Хранится в СДОУ. Он включается в НД СДОУ и хранится постоянно.
2. Используется в качестве рабочего экземпляра. После утверждения сводной НД структурные подразделения получают выписки из этой НД по своему разделу. Выписка хранится в структурном подразделении 5 лет и включается в соответствующий раздел НД этого структурного подразделения.
3. Передается в архив организации. Заведующий архивом на основании номенклатуры дел проверяет формирование дел в структурных подразделениях в течении делопроизводственного года. В соответствии с этой НД заведующий архивом ведет контроль за передачей дел в архив и прём дел с временными сроками хранения (до 10 лет).
4. Передается на согласование (1 раз в 5 лет) в соответствующий государственный архив или архив вышестоящей организации, если организация не является источником комплектования государственного архива. В государственном архиве ведется наблюдательное дело, включающее все номенклатуры, справки и т.п. + карточку учета: кто руководитель, его данные, что принималось, реорганизация и т.д. Именно для этого нужен 4 экземпляр.
НД может быть составлена и в 2 экземплярах, если, например, на СДОУ возложены обязанности по ведению архива, а сама организация имеет негосударственную собственность, и не заключала договор с архивом.
В НД после наименований основных структурных подразделений в порядке значимости включаются дела общественных организаций. Например, профсоюзный комитет, комиссия, советы. В НД также включаются дела, которые заводятся и в архиве.
11.2. Схема построения НД
В сводной номенклатуре дел названия структурных подразделений располагаются в соответствии со штатным расписанием. При это документы СДОУ в любом случае располагаются в начале номенклатуры. Это связано с тем, что в СДОУ откладываются ОРД руководства организации (приказы, устав, положение), документы, касающиеся деятельности всей организации в целом (переписка по основным вопросам деятельности).
Обычно НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. Возможно построение только по функциональному принципу (если в организации мало человек) в организациях, не имеющих устойчивой структуры. Разделами НД, построенной по структурному принципу, являются названия структурных подразделений, располагающиеся в соответствии со штатным расписанием:
1. Канцелярия;
2. Производственно-технический отдел;
3. Отдел техники безопасности;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров;
6. …
15. Архив;
…
20. Профсоюзный комитет.
При структурно-функциональном принципе разделами будут названия структурных подразделений и названия направлений деятельности. Например:
1. Руководство (СДОУ – секретарь руководителя);
2. Организация производственной деятельности;
3. Финансирование;
4. Бухгалтерия;
5. Отдел кадров
6. Техника безопасности;
7. …
15. Архив.
…
20. Профком.
Разделами по функциональному принципу являются только направления деятельности. Например:
1. Руководство;
2. Организация производственной деятельности;;
3. Бухгалтерский учет и отчетность;
4. Техника безопасности;
5. Профком.
В организациях со сложной структурой разделами НД, построенной по структурному принципу, могут быть названия более мелких подразделений (отделов, секторов, групп) или направлений деятельности:
…
5. Управление договорно-правовой и кадровой работой
5.1. юридический отдел
5.2. отдел кадров
5.3. договорно-правовая работа.
Соответственно, индексом дела будет, например, 5.1-2/35, 5-1-2, 5-1-3.
Каждый раздел в сводной НД начинается, как правило, с новой страницы. В этом случае легче использовать в качестве рабочего 3 экземпляр, передаваемый в структурные подразделения.
В свою очередь, расположение дел внутри каждого раздела и подраздела НД определяется степенью важности документов, составляющих дело и их взаимосвязью. Формулирование наименование каждого дела надо исходить из того, что в дело включаются документы одинаковой ценности или с одинаковым сроком хранения.
В каждом структурном подразделении дела размещаются по группам, а внутри каждой группы располагаются в следующем порядке:
1. Дела постоянного хранения;
2. Дела временного хранения (более 10 лет);
3. Дела временного хранения (менее 10 лет).
Например:
1. Годовой финансовый отчет;
2. Квартальный отчет;
3. Месячный отчет.
Расположение наименований дел в пределах НД зависит от признаков их заведения, которые отражаются в следующей последовательности:
1. Номинальный (приказ по основной деятельности, например);
2. Авторский;
3. Предметно-вопросный;
4. Корреспондентский;
5. Географический;
6. Хронологический.
Тек, наименования дел, более важных с точки зрения номинальной характеристики, т.е. указания их вида (устав, положение, приказ), выдвигаются на первое место. Поэтому в НД в начале указываются дела с организационными документами (устав, инструкция); затем – с распорядительными (прежде всего вышестоящих организаций); затем – с распорядительными документами руководителя данной организации; затем – протоколы; штатное расписание; планы; отчеты; договоры; бухгалтерские документы; справочно-информационные документы (акты, справки, докладные); в конце располагается переписка.
Названия дел, формируемых по хронологическому принципу, располагаются в порядке следования периодов, за которые сгруппированы документы. Например, в группе дел с планами в начале могут идти перспективные, затем годовые, квартальные и т.д. Аналогично систематизируются и планы, отчеты.
С учетом данного требования после подлинников приказов включаются дела с копиями приказов. Однородные дела с корреспондентским, географическим и другими признаками заведения располагаются в алфавитном порядке.
Составление заголовков дел
Одним из важных является вопрос о конструкции заголовка. В частности, о порядке или последовательности расположения его элементов. От того, как составлен заголовок, зависит поиск сведений, содержащихся в тех или иных делах.
Наиболее существенные элементы заголовка:
-Название вида заводимого дела (документы, переписка) или разновидности его документов (приказы, акты, протоколы).
-Автор документов (организация или лицо, которое составляло документы).
-Адресат (организация или лицо, которому адресуются документы). Если дело образуют документы взаимной переписки, то в заголовке вместо адресата указывается корреспондент.
-Географическое название (местность). Указывается территория, на которой находятся корреспонденты или авторы документов или содержания которой касаются документы.
-Время. Указывается, когда документы были составлены или время событий и фактов, отраженных в содержании документов.
-Также могут содержаться сведения о подлинности или копийности документов. Место хранения первого экземпляра документа определяется самой организацией. В этом случае в графе «Примечания» делается ссылка на место хранения подлинника.
Для дел, содержащих копии документов, устанавливается срок хранения 3 года (с указанием той же статьи по перечню).
Организация, в процессе деятельности которой были составлены документы – автор документов.
Название организации в заголовках дел, включаемых в НД, указывается кратко или опускается (полное название указывается на бланке НД). Например, «Штатное расписание университета на 2007 год».
Необходимо обратить внимание на составление дел с перепиской. Если в дело формируется переписка с 2-3 организациями, то из названия указываются полностью. В заголовках дел, содержащими переписку с более чем 3 разнородными корреспондентами, их названия не указываются. В заголовках дел содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами, указывается обобщенное название (например, «Переписка с вузами»).
При обозначении в заголовке административно-территориальных единиц (АТЕ), которых касается содержание документа, следует учитывать:
-если содержание документов касается всех или нескольких АТЕ, то в заголовке из названия не указываются (например, «Переписка с инспекциями Министерства по районам Брестской области по вопросам налогового учета»).
-если содержание дела касается одной АТЕ (населенного пункта), то ее название отражается в заголовке (например, «Переписка с инспекцией Министерства по г. Бресту по вопросам налогового учета»).
-если заводимое дело состоит из одного документа, в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дара (например, «Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству о работе архивных учреждений за 2006 г.»).
В заголовках некоторых дел принято обобщение «Документы о чем?». Этот термин употребляется, когда в дело формируются различные виды документов по одному вопросу, но не связанные последовательностью его разрешения. В конце, в скобках, указываются 2-3 вида документов, находящихся в деле. Это обобщение употребляется также при объединении в одном деле приложений к документу или документам.
Термин «Дело» употребляется в заголовке, если в дело объединяются документы различных видов, но связанных между собой последовательностью разрешения вопроса (например, «Дело о рассмотрении жалобы гражданина Новикова А.В.»). Также этот термин употребляется в названии личных дел, некоторых судебных дел (например, «Личное дело №65 Иванова А.Р.»). ведутся специальные учетные книги личных дел.
Недопустима замена в заголовке дела наименования вида документа указанием действия (проверка, обеспечение). В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (например, «Разная переписка» или «Входящие или исходящие документы»).
Годовые планы, сметы, отчеты включаются в НД предстоящего года, в течении которого они должны поступать или воздаваться в данной организации. Например, в НД на 2006 г. может быть включен план по труду на 2007 г. и отчет за 2005 г., если они составлены в 2006 году.