· в филиале выписывается журнал «Главный бухгалтер»;
· журнал « Белорусское сельское хозяйство»
· бланки документов приобретаются в таких издательствах как РУП Издательство «Белбланкавыд», Слуцкая типография и другие.
2. Организация делопроизводства
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.
Корреспонденция – почтовые отправления в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов.
Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования или информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Документ обязательно содержит реквизиты, позволяющие однозначно идентифицировать, содержащуюся в нем информацию. Поступившие в организацию документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку, предварительное рассмотрение, разметку, регистрацию, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль за исполнением, исполнение документов, подшивку документов в дела.
Служебные письма, как правило, пишутся на стандартных бланках или листах А-4 с угловым или продольным расположением текста. Письма имеют следующие реквизиты: наименование адресата, наименование отправителя, дата, номер, текст, подпись.
Важнейшие требования, предъявляемые к письмам – краткость, точность, убедительность.
Все входящие документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.
Таблица 2 - Форма журнала регистрации входящих документов (приложение Д)
| Дата поступления, его порядковый номер | Номер и дата поступившего документа | Откуда, от кого поступил | Краткое содержание документа | Резолюция руководства, кому и когда передан документ | Расписка в получении | Отметка об исполнении | Номер дела, куда подшит документ |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется в виде таблицы.
Приказ (Приложение Е) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием. Основные реквизиты приказов: наименование документа; наименование предприятия, по которому издается приказ; номер приказа, дата написания, место издания, заголовок приказа; текст (констатирующая и директивная части); подпись руководителя предприятия; визы лиц, с которыми приказ согласован.
Приказы регистрируются в книгах приказов и вступают в силу с момента его подписания.
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов. Основные реквизиты протоколов: наименование документа; номер протокола; наименование органа, проводившего собрание (совещание, заседание); дата проведения; состав и численность участников; руководство собрания (председатель, секретарь); повестка дня; текст протокола по схеме - слушали, выступили, постановили; перечень приложений; подписи руководителей собрания).
Договор – документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон. Обычно оформляется на типовых бланках в 2-х экземплярах. Главное требование – законченность содержания. Реквизиты: место и дата заключения; наименование документа; наименование сторон, заключивших договор; текст (работа, которую нужно выполнить, период выполнения, порядок расчета, порядок разрешения споров); адреса сторон; подписи; печать.
Докладная записка – документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Основными реквизитами трудовых соглашений являются: наименование адресата, наименование составителя; название документа; текст; перечень приложений; подписи и дата.
Заявление (Приложение Ж) - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в организацию или к должностному лицу, не связанное (в отличие от жалобы), с нарушением прав и законных интересов заявителя и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина (например, заявление о приеме на работу) и, во-вторых, для сообщения о недостатках в работе предприятий и организаций и внесения предложений по устранению этих недостатков.
Директор накладывает резолюцию на письма, документы передаются по назначению для исполнения и после подшиваются в соответствующие дела для хранения.
В филиале не ведется номенклатура дел.
Документы предварительно группируются по их видам, брошюруются в дела, составляется их перечень в каждом деле и по акту передаются в архив. Сроки хранения документов в архиве определяются действующим законодательством по архивному делу, по разным видам документов они различны. После истечения установленного срока хранения документов в архиве они уничтожаются путем сжигания, о чем составляется специальный акт.
3.Состаяние организации бухгалтерского учёта в организации
Эффективное управление сельскохозяйственным филиалом возможно лишь при наличии полной информации, характеризующей все стороны производства. Основным источником оперативной и объективной информации о развитии производства, выполнении хозяйственных операций являются учет и отчетность.Ведение бухгалтерского учета в сельскохозяйственном предприятии — показатель высокой культуры деятельности. Правильно поставленный учет — это необходимая предпосылка охраны имущественных прав и законных интересов руководителя и других работников хозяйства. Члены организации должны иметь реальные сведения о текущих и годовых итогах работы, чтобы вовремя подкорректировать направления хозяйственной деятельности, предупредить нерациональное использование общего имущества.Правильно поставленный учет сельскохозяйственной деятельности необходим и государственным органам, которые наделены правом государственного контроля за деятельностью предприятия по использованию кредитов, уплате налогов, охране труда, профилактике заболеваний животных, борьбе с болезнями растений, соблюдению законодательства о землепользовании и охране природы. Учет хозяйственных операций должен обеспечить объем информации, необходимый для составления налоговой декларации и статистической отчетности.Учет позволяет руководителю провести анализ производственной деятельности и уровня рентабельности хозяйства, выявить производственные расходы, валовой доход. Это позволяет вести производственное и социальное планирование сельскохозяйственного предприятия.Осуществляя свою деятельность сельскохозяйственные предприятия учитывают: наличие основных средств (зданий и сооружений, машин и оборудования, продуктивного и рабочего скота и др.); производственные запасы и готовую продукцию; расчеты с членами коллектива, органами имущественного и социального страхования, предприятиями, организациями и лицами, правлением ассоциации, финансовыми органами по платежам в бюджет; доходы и расходы.
Учет хозяйственной деятельности и выполнение учетных работ осуществляется бухгалтерией и экономическим отделом.
Являясь неотъемлемой и обязательной функциональной деятельностью сельскохозяйственного предприятия, обеспечивающей в то же время контроль за наличием и движением материальных, денежных и трудовых ресурсов, учет должен обеспечить;
- правильное и своевременное составление необходимой первичной документации каждой хозяйственной операции (сделки);
- оценку экономической целесообразности и выгодности той или иной хозяйственной операции (сделки).
Учет необходим руководителю также для того, чтобы ознакомить государственные контролирующие органы с состоянием своего хозяйства (получение дохода, произведенные расходы, уплата налогов, использование и обеспечение возвратности кредитов, землепользование), контролировать конкурентоспособность произведенной продукции.
Для оформления финансовых и хозяйственных операций (сделок) сельскохозяйственное предприятие использует следующие документы:
- чековую книжку - для получения наличных денег со счета в банке;
- чековую книжку и разовые расчетные чеки - для расчетов с поставщиками за приобретенные ценности, агросервисными предприятиями и организациями за выполненные работы и оказанные услуги;
- заявления на выдачу ссуды - для оформления получения банковского кредита;
- платежные поручения - для перечисления денег с расчетного счета в погашение кредиторской задолженности, для оплаты счетов-фактур за полученные товары или услуги, при предварительной оплате товаров или услуг, при внесении платежей в бюджет и других предусмотренных Национальным банком случаях;
- платежные требования-поручения - для взыскания задолженности с покупателей за отгруженную продукцию, оказанные услуги, по претензиям и т.п.;
- товарно-транспортные накладные (приложение З) - для оформления реализации продукции покупателям;
- счета-фактуры (приложение И) - для оформления расчетов за отпущенные ценности;