Документ. Документ – материальный объект, закрепленный внешней информацией для передачи его в управление или в пространстве.
2. История возникновения делопроизводства.
Этапы делопроизводства:
А) приказное делопроизводство. Этот период охватывает время с 15 по 18 вв. Процедура подготовки документов включала следующие этапы:
- поступление документа на рассмотрение
- подготовка дел к докладу
- рассмотрение и решение дела
- оформление документа, содержащего решения
Б) коллежское делопроизводство.1720 г. Петр I издал генеральный регламент. Особенности этого этапа заключаются в том, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела.
В) исполнительное делопроизводство в 19 в. 1811 г. – введены министерства. Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов, департаменты делились на отделения, отделения на столы.
Весь процесс делопроизводства стал делится на следующие этапы:
1. порядок вступления дел
2. движение дел
3. отправление дел
4. ревизия (сдача в архив)
5. отчет
Г) делопроизводство в России 20 в.
В 19 веке стали составлять планы документов.
Новая система делопроизводства стала основываться на следующих принципах:
1) организация делопроизводства должна быть едина для всего учреждения
2) регистрация документов должна быть однократной и производится в самой упрощенной форме
3) число инстанций сокращается до минимума
4) руководство и ответственность за делопроизводство возлагается на определенное лицо.
В 1988 г. Начальником главного архивного управления была введена государственная система документационного управления.
3. Функции документа.
- документирование процессов или событий (создание предприятия и т.д.)
- отчетно-контрольная (в налоговую)
- судебно-правовая
- учетно-кадровая (личный состав предприятия)
- учебная (диплом, квалификация, сертификаты и др.)
4. Классификация управленческой документации.
Все документы делятся на 2 группы:
- по общим и административным вопросам
- по функциям управления.
Классификация:
- по наименованию (служебные письма, приказы, договоры и т.д.)
- по месту составления (внутри и вне организации)
- по содержанию (простые (один вопрос) и сложные (несколько))
- по форме (индивидуальные (докладная записка) и трафаретные)
- по срокам исполнения (срочные и несрочные)
- по происхождению (служебные (связанные с деятельностью организации), личные)
- по виду оформления (подлинники, копии, выписки, дубликаты).
5. Cоставление договоров.
Договор - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Пример составления договора поставки материалов 1) предмет и срок договора. 2) указывается срок действия договора. 3) сумма договора. По соглашению сторон спецификация может быть пересмотрена (если кому-то что-то не нравится). 5) порядок и сроки поставки. 7) качество и комплексность продукции. 8) условия отгрузки, погрузки 9) цена и порядок расчета и должна обязательно указана цена за 1 ед. продукции без НДС, сам НДС, с НДС. 10) адреса сторон. Договор обычно хранится на п/п 5 лет, а за рубежом 10.
6. Составление приказов.
Приказ по личному составу это оформление, прием на работу, увольнение и перевод сотрудника из одной орг. в другую. Договор имеет реквизиты: наименование орг., наименование вида документа, дата, заголовок текста, сам текст, подписи или виза. В договор включается: общие положение, квалификация требованья и необходимый уровень знаний, обязанности, права, ответственность. Приказы по личному делу хранятся 75 лет.
7. Составление записок (Докладные, служебные, объяснительные)
Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации, содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями. Она включает в себя: заголовок текста, выводы и предложения о конкретных действиях. Служебная записка - это документ различного назначения, как правило не имеет юридического статуса. Составляется в целях подстраховки. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий какой-либо факта или поступка.
8. Составление протоколов, актов, инструкций.
Протокол- это фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях. Оформление актов. Акт - это документ, составленный группой лиц и подтверждающий установленные факты. Акт содержит реквизиты: наименование орг., наименование подразделения (кто составлял), дата, регистрационный номер, заголовок текста, сам текст и подписи. Может содержать приложения. Примеры актов: акт инвентаризации, акт аварии и т.д. Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые, и иные специальные стороны деятельности учреждений, а также должностных лиц и граждан.
9. Составление документов личного происхождения.
Документы личного происхождения используются при обращении в организацию или к руководству организации от лица составителя документа.
1. заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий какую-либо просьбу заявителя.
2. резюме – документ, предоставляемый составителем при устройстве на работу и содержащий биографические данные.
3. автобиография – документ, описывающий этапы жизни и трудоустройства работника в хронологическом порядке.
4. расписка – документ, подтверждающий получение его составителем каких-либо материальных ценностей.
5. личная доверенность – документ, свидетельствующий о праве доверенного лица совершать определенное действие от лица доверителя (автора доверенности).
Документы личного происхождения обязательно должны иметь следующие реквизиты:
-название вида документа
-текст (произвольный)
-дата
-подпись.
11. Основные функции и примерная структура канцелярии.
На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от характера выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категории: специалисты и технические исполнители.
Специалисты - это референты, методисты, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. Технические исполнители - это секретарь - стенографист, делопроизводитель, экспедитор, курьер.
Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:
1). Прием и регистрация (учет) документов
2). Распределение документов и доставка их исполнителям
3). Оформление и отправка исходящих документов
4). Стенографирование и печатание документов
5). Контроль над сроками исполнения документов
6). Формирование дел и сдача их в архив
7). Организация хранения и обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.
13. Схема прохождения исходящей документации.
Составление проекта исходящего документа->Согласование проекта документа->Оформление документа (печатание)->Проверка правильности->оформления проекта документа->Подписание руководителем-.Регистрация документа->Простановка даты и индекса (номера) на документе->Проверка правильности адресования->Отправка документа адресату>Подшивка второго (последнего) экземпляра (копии) в дело.
Исходящие документы подготавливают в структурных подразделениях, к деятельности которых они относятся, и направляют адресатам в централизованном порядке. Подготовленный проект согласовывают с руководителем подразделения и передают в печать. Подготовленный документ исполнитель подписывает у руководителя подразделения. Если руководитель подразделения не имеет права подписи исходящих документов, он визирует документ и передаёт его вышестоящему руководителю. Документ при необходимости визируют или подписывают другие должностные лица и передают ответственному за делопроизводство в подразделении. Документы, составленные непосредственно руководителем предприятия, обрабатывает его секретарь. Делать исправление на документе запрещено. Все замечания или дополнения следует излагать на отдельном листе. Ответственный за делопроизводство в подразделении проверяет правильность оформления документов (правильность составления, наличие виз и приложений). Ответственный за делопроизводство в подразделении регистрирует подписанный документ в журнале регистрации исходящей документации, регистрационный номер указывают на подлиннике и копии документа. На документах делают пометку о категории почтового отправления (заказное, с уведомлением), кроме простых отправлений.
14. Правила составления писем. Классификация писем.
Письма следует оформлять на фирменном бланке. Текст письма должен касаться одного вопроса. Основное требование к тексту – его краткость. В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, арбитражные, письма-подтверждения, напоминания, извещения, приглашения, заключения и др. Форма ответа зависит от характера инициативного документа. Ответа требуют письма-запросы, обращения, предложения, просьбы, требования и т.п.; не требуют ответа гарантийные письма, письма-извещения, напоминания, подтверждения, письма-отказы, сопроводительные письма. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемого к письму документа с указанием его даты, индекса и заголовка. В конце текста указывается приложение. Составитель деловых и коммерческих писем должен знать и использовать набор стандартных фраз: В ответ на Ваше обращение; Просим оказать содействие; Направляем информацию; Сообщаем, что; Просим направить представителя; Просим извинить за задержку с ответом и т.д.