В 20-30-е годы развивались системы специальной документации (бухгалтерской, статистической, кадровой и др.), издавался ряд журналов, на страницах которых рассматривались проблемы документирования управленческого труда («Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др.), был выпущен целый ряд учебников, учебно-практических пособий и научных трудов по делопроизводству. В 1936г. Конституцией страны были законодательно установлены виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, среди них (сверху вниз от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, приказы, инструкции, решения, распоряжения.
В связи с закрытием ИТУ, отсутствием в стране единого организационного центра, вопросы дальнейшего совершенствования делопроизводственного обеспечения управления стали весьма актуальными. В июне 1941г., перед началом Великой Отечественной войны, состоялось 1-е Межотраслевое совещание по вопросам механизации управленческого труда и делопроизводства. Совещание наметило глубокую научнообоснованную программу по улучшению сложившейся ситуации, но она в связи с началом войны не была реализована.[19]
В военные 40-е и последующие, включая 60-е, годы архивные организации страны были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела. В 1963г. Главархивом СССР был подготовлен первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, - «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», который на длительное время стал единственным руководящим материалом, способствовавшим упорядочению деятельности служб документационного обеспечения управления и архивов.
В 1963г. постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963г. №829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы с управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970гг.
3.2 Второй этап развития советского делопроизводства
В 1973г. основные положения ЕГСД были утверждены Государственным комитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования в практической работе. С этого момента начался второй этап становления и развития делопроизводственного обеспечения управления в стране, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991г.
Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения текстов документов, их языку и стилю.[20]
В течение 70-х годов советское делопроизводство получило значительное развитие. Кроме создания ЕГСД был разработан целый ряд государственных стандартов первостепенного значения. Среди них: ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов (переработан в 1988г.). В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.
3.3 Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4, ст.29). Это положение развито в новейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г. № 149-ФЗ [14].
Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.[21]
Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [5].
- Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.
Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536 [11].
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ [16].
Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [4].
Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.
В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.
Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.[22]
Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.
3.4 Перспективы развития документационного обеспечения управления
Профессором М.В. Лариным предлагается закон «О документации», который должен определить основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления, в том числе:
- полномочия государства по отношению к документации организаций всех форм собственности;
- ответственность организаций за документирование своей основной деятельности в установленном государством порядке;
- унификацию форм документов, создающихся и обращающихся в сфере управления;
- организацию и основные правила документооборота (документных коммуникаций между юридическими лицами, юридическими лицами и гражданами);