Документационное обеспечение управления ДОУ (стр. 3 из 4)

7. Обеспечение работы с кадровой документацией

Свои особенности имеет работа с кадровыми документами, которые имеют первостепенное значение для каждого работника организации, так как они подтверждают стаж и место работы.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо, помимо нормативно-методических документов по делопроизводству, хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

РЕШЕНИЯ:

Для грамотного ведения кадровой документации по правилам, установленным законодательством Российской Федерации, а также для изучения правовых актов и нормативных документов о труде и быстрого поиска решений проблем, возникающих при оформлении трудовых отношений, можно использовать информационную систему "Помощник кадровика".

Рис. 1. Титульная страница "Помощника кадровика"

"Помощник кадровика" предназначен для специалистов кадровых служб, юристов, секретарей и бухгалтеров, занимающихся вопросами оформления кадровых отношений (прием и увольнение сотрудников, ведение личных дел, составление должностных инструкций и другие дела, связанные с вопросами управления персоналом), и состоит из следующих разделов:

"Законодательство по кадровым вопросам" включает в себя нормативно-правовые документы, необходимые в ежедневной работе кадровых служб;

"Справочник кадровика" состоит из девяти подразделов, где тематически изложены возможные ситуации, возникающие в ежедневной работе кадровых служб, будь то досрочная трудовая пенсия, расчет заработной платы по гибкому графику или материальная ответственность работодателя;

"Кадровое законодательство в вопросах и ответах" содержит ответы на вопросы по ведению кадрового учета, при этом информация дана в виде консультаций компетентных экспертов – аудиторов, юристов;

"Алгоритм оформления трудовых отношений" представляет собой схему-таблицу с пошаговым описанием конкретных действий, которые необходимо совершить для решения возникшей задачи. Достоинством схематичного изложения является рассмотрение различных вариантов возможных действий в зависимости от исходных данных.

"Образцы кадровых документов" содержит образцы актов, договоров, должностных инструкций, заявлений, трудовых договоров и других документов.

"Типовые формы кадровых документов" включает унифицированные формы, утвержденные органами власти.

Рис. 2. Фрагмент алгоритма оформления трудовых отношений,

посвященный увольнению работника

"Помощник кадровика" интегрирован с программным продуктом "Кодекс: Система подготовки документов", который входит в типовую поставку. Данная интеграция позволяет создать, вести и хранить собственную базу внутренних документов организации.

***

Для изучения основ работы с кадровыми документами можно использовать учебный курс "Обучение и аттестация руководителей службы ДОУ, документоведов, секретарей и делопроизводителей", созданный на основе книги Кузнецовой Т.В. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления". Девятая тема этого учебного курса посвящена особенностям работы с кадровыми документами.

***

Для решения задач, связанных с автоматизацией кадрового учета и ведения кадровой документации, можно использовать семейство программных продуктов "КАДРЫ", позволяющее автоматизировать процессы ведения:

организационно-штатной структуры;

картотеки личных карточек;

картотеки командировок;

приказов по личному составу;

табелей учета рабочего времени.

Использование семейства программных продуктов "КАДРЫ" позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы за счет автоматизации рутинных операций и автоматического формирования разнообразных справок и отчетов. При этом гибкий механизм разграничения прав доступа обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу с системой.

8. Организация хранения документов

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

хранение документов в процессе их исполнения;

хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. По ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.4 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства – службой документационного обеспечения управления (ДОУ), при децентрализованном – как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.);

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 Основных правил работы архивов организаций.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилами, изложенным в части 3.6 Основных правил работы архивов организаций.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Подробнее порядок комплектования архива организации и передачи в него дел описаны в частях 3.1, 3.2, 3.3 и 3.7 Основных правил работы архивов организаций.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упросить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

РЕШЕНИЯ:

Для изучения основных правовых актов и нормативных документов, регламентирующих процесс хранения документов, можно использовать:

информационные продукты:

"Информационно-справочную систему архивной отрасли" (ИССАО) – официальную базу данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.), содержащую правовые акты, нормативные и методические документы, справочники и книги, посвященные делопроизводству и архивному делу;

"Информационную систему архивистов России" (ИСАР) – приложение к ИССАО;

9. Нормативные документы

Федеральные законы

· Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"

· Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"