- на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
- организовать контроль за исполнением документов.
Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе
Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:
- Дата получения (регистрации) документа.
- Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).
- Наименование корреспондента.
- Дата документа.
- Номер документа.
- Краткое содержание.
- Автор резолюции.
- Текст резолюции.
- Наименование исполнителей.
- Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).
- Ход исполнения.
- Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).
- Номер дела (в которое подшит исполненный документ).
Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:
- Название структурного подразделения.
- Количество листов в документе.
- Количество листов приложений.
- Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).
- Названия связанных документов.
В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.
Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.
Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.
Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.
В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:
- вид документа - так как количество видов документов ограничено;
- автор резолюции - список руководящих лиц организации;
- структурное подразделение - список структурных подразделений;
- исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;
- номер дела - связан с номенклатурой дел организации;
- связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).
В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.
Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.
Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.
Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.
При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:
- Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.
- Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.
- Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).
- В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.
- Дата документа (вводится дата, указанная на документе).
- Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).
- Количество листов (страниц) документа.
- При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.
- Вид полученного документа.
- В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.
Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.
Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:
- название подразделения, подготовившего документ;
- исходящий номер (переносится на отправляемый документ;
- дата документа (подписания, утверждения, отправки);
- адресат: название организации, которой посылается документ;
- исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).
Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).
Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.
В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).
Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.
При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:
- порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
- вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки - нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы « лс » - личный состав, к номеру распоряжения - буквы « рп » - распоряжение;
- дата документа;
- количество листов документа;
- количество листов приложений;
- краткое содержание документа;
- подразделение, ответственное за исполнение документа;
- исполнитель (фамилия, инициалы);
- срок исполнения («Контрольная дата»);
- отметка об исполнении;
- ход исполнения;
- связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;
- в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.
Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия. В своей работе экспертная комиссия руководствуется: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; Законом Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан»; «Основными правилами работы архивов организаций»; распорядительными и нормативно-методическими документами Управления по делам архивов Республики Башкортостан; Положением об экспертной комиссии организации.