Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, мнения, просьбы. Если текст такого документа состоит из одной фразы, то в первой ее части указывается основание или причина, во второй – решение. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы – распорядительная часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения и т.д.
Оформление документов.
1. Реквизиты документа.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу, качественное и оперативное исполнение документа.
Для организационно-распорядительных документов устанавливается 31реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90.
Обязательными реквизитами документов являются: наименования учреждения – автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, подпись, отметка об исполнении документа, место создания или издания документа, код организации – автора, код формы документа.
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.
2. Бланк документа.
Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Служебные документы составляются на бланках форматов А-4 и А-5, отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327-60. Для отдельных видов документов допускается применение формата А-3.
Установлено два вида бланков: бланк письма и общий бланк для всех других видов организационно-распорядительных документов.
Бланк письма состоит из следующих реквизитов, отпечатанных типографским способом. Для каждого из этих видов бланков допускает два варианта расположения реквизитов – угловой и продольный. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документов. При угловом – границы левого края в верхнем углу.
3. Заголовок документа.
Заголовок – краткое изложение содержание документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста, грамматически согласовываться с названием документа. Если в документе отражается несколько вопросов, то заголовок формируется обобщенно. К документам большого объема, или отражающим несколько вопросов, наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их располагают в левой части листа.
4. Датирование.
Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе. Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год.
5. Согласование.
Подготовленные проекты документов перед подписанием в ряде случаев согласовывается с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами. Это делается для подтверждения их согласия с содержанием документа. Согласование проводится внутри учреждения и вне его.
Внутреннее согласование обычно оформляется визой, состоящей из должностей визирующего, подписи, ее расшифровки и даты. Визируются экземпляры документов, которые остаются в учреждении.
Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, листом согласования. Гриф согласования состоит из слова «Согласовано», наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, и располагается после реквизитов «Подпись» в левой части бланка.
Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образуют документооборот.
Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться. Следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документов должно быть оправданным.
Прием и первичная обработка поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется в централизованном порядке экспедицией или работниками служб делопроизводства. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствие документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Глава 2. Концептуальное и информационное моделирование
Выявление и моделирование бизнес – процессов.
Основу деятельности любой организации составляют ее деловые процессы или бизнес-процессы, которые определяются целями и задачами организации. Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом. Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ. Описание деятельности организации с помощью бизнес-процессов позволяет определить где, когда и кем выполняется каждая функция, какие данные, информационные или функциональные взаимосвязи для этого нужны и откуда эти данные поступают.
В данной выпускной работе рассматривается работа Управления Информатизации и ее подразделений.
Каждый бизнес-процесс характеризуется четко определенными во времени началом и концом, внешними интерфейсами, которые либо связывают его с другими бизнес - процессами внутри организации, либо описывают выход во внешнее окружение, последовательностью выполняемых работ и правилами их выполнения (бизнес-правилами). Для каждой работы, входящей в бизнес-процесс, определены временные характеристики, определяющие ее место в общей последовательности работ, условия инициализации и время выполнения.
Создаваемая модель бизнесс-процессов организации строится на базе построенных бизнесс-процессов по результатам обследования деятельности организации, проводимого на уровне подразделений.
На этом этапе проводится обследование подразделений, в результате которого выявляются выполняемые в них основные функции, их вход и выход. Эти функции распределяются по бизнесс-процессам, проходящим через каждое подразделение. В результате формируются и уточняются общие списки бизнес-процессов и функций по подразделениям, списки входных и выходных документов и другие характеристики, и вся эта информация наполняет каждый бизнес-процесс конкретным содержанием.
В процессе отображения бизнес-процессов по уровням организационной иерархии формируется и уточняется общий список бизнес-процессов, и могут появиться новые бизнес-процессы.
Главной целью создания модели бизнесс-процессов предприятия является детализация описания деятельности организации. От уровня описания реализации общих бизнесс-процессов в организации и списковых моделей в подразделениях до уровня детальных моделей подразделений, позволяющих выделить все функции подразделений, обрабатываемые документы, основные данные, описать регламент работы персонала и создать в итоге функциональную модель организации и концептуальную модель данных.
Выявленные в процессе обследования подразделения функции распределяются по бизнесс-процессам этого подразделения, наполняя их конкретными работами данного подразделения. При этом описания бизнесс-процессов могут дополняться и уточняться. В моделях описываются и детализируются бизнес-процессы, функции, информационные потоки, входные и выходные документы, взаимодействие внутри организации и с внешними объектами, данные, бизнес - правила, роли персонала и регламент, их взаимосвязи, временные и прочие характеристики.
Модель бизнес-процессов Управления Информатизации описываются в Приложении 1. Созданные в средстве анализа (Upper CASE), предназначенном для построения и анализа моделей предметной области (BPwin (Logic Works)). На основе созданной в Bpwin системе, можно построить отчеты, диаграммы.
BPwin – это мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес - процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высоко затратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации.
Концептуальное моделирование
С точки зрения системного анализаконцептуальное моделирование является структуризацией предметной области, для которой разрабатывается система. Ее цель - выявление перечня и иерархии предметов, объектов, факторов и явлений, полный набор которых позволяет реализовать поставленные перед системой цели и задачи.
Согласно методологии ООАПиП системный анализ проекта предполагает на первом этапе рассмотрение и физическое моделирование предметной области. На данном этапе проводится расчленение (выделение, разбивка) предметной области, объектов системы на ряд подоблостей или подсистем (уровней), характеризуемых целостностью их восприятия и однородностью выполняемых работ (функций).