ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
«Алтайский государственный технический университет
им. И.И. Ползунова»
Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования
Институт текстильной и лёгкой промышленности
Кафедра менеджмента, предпринимательства и информационных технологий
Контрольная работа
по дисциплине:
«Документирование управленческой деятельности»
Проверил: ст.преподаватель
Головина С.В.
Выполнил:
студентка 5 курса
ИЭ факультета
специальность 080502
шифр 105064 Никулина Н.Е.
Барнаул • 2010
Содержание
1. Виды писем. Международное письмо. 3
2. Организация управления архивным хранением документов предприятия. 8
Список использованных источников 14
1. Виды писем. Международное письмо.
Особое место в системе информационно-справочной документации занимает переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.
Служебные письма – основное средство управленческой коммуникации. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% от объема входящей и исходящей документации.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
письма оформляются на специальных бланках – бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.
По тематическому признаку идет условное деление корреспонденции на деловую и коммерческую.
Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто коммерческим видам деловой корреспонденции относятся: письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти письма.
Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов.
Обязательного ответа требуют инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), а также письма-просьбы и обращения.
Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления и сопроводительные констатируют свершившийся факт и ответа не требуют, т.к. выполняют функцию квитанции или ярлыка, прикладываемого к отправляемым документам.
По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу. Они решают типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций.
Деловое нерегламентированное письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования.
По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное несколько. Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Письма, составленные таким образом, усложняют техническую обработку писем и замедляют их исполнение.
По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей:
В письмах-просьбах адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его. Но не предполагает ответного письма.
В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.
В претензионных письмах адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.
В письмах-напоминаниях адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.
Циркуляры – письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения, носят чаще распорядительный характер.
Информационные имеют справочный характер, их высылают для сведения и руководства к работе.
Разновидность информационных - рекламные – содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг.
Сопроводительные указывают наименование направляемого документа, необходимые пояснения к этому документу или его исполнению.
Договорные письма – разновидность сопроводительного письма, подтверждающие факт отправки договора.
Письма-требования адресуют в организации с требованием выполнить взятые обязательства. К разновидностям этих писем относятся рекламационные и претензионные. Рекламационные направляют по поводу качества продукции, претензионные – по поводу всех других вопросов.
Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем гарантируют оплату или предоставление чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Текст должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Тон письма должен быть нейтральным.
Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма также могут содержать вступительную и заключительную форму вежливости.
В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.
В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.).
В зависимости от назначения письма можно использовать и другой порядок расположения логических частей текста.
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.
Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе на реквизиты делового письма. Деловое письмо международного образца имеет чёткую структуру, отдельный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Итак, от начала и до конца, официальное письмо содержит следующие элементы:
1. Обратный адрес и дата (в правом верхнем углу, именно здесь Ваш адресат будет искать дату и Ваш адрес)
2. Адрес получателя (Левый верхний угол, одной строкой ниже по уровню, чем ваш адрес). Этот реквизит может содержать название конкретного отдела или указание конкретного лица-получателя
3. Приветствие (двумя строками ниже адреса получателя или на 1/3 страницы от верха). Лучше обращайтесь к конкретному человеку, избегайте общих обращений, потому что никому конкретно – это значит никому. Ведь не сложно же выяснить, кто в компании отвечает за тот или иной вопрос: посетите их веб-сайт, позвоните...
4. “Тело” письма. Тело письма имеет три части: введение, которое должно объяснить, кто вы и почему вы пишете, средняя часть, которая проясняет и представляет детали, а также пытается в чем-то убедить вашего адресата или побудить к действию, ну и последняя, завершающая часть, которая собственно и говорит, что именно вы от получателя хотите, какое действие или какой результат.
5. Прощание. (Начинается двумя строками ниже тела письма, выравнивается по левому краю, находится за строку до вашей подписи.) Для людей, чье имя Вы не знаете, используйте (“Искренне ваш”), но все же избегайте писать письма, не узнав имени получателя. Не пишите ничего более вежливого или дружелюбного, если не:
а) вы достаточно хорошо знаете получателя лично и уверены, что можете написать неформально, не производя конфуз
б) вы пишете письмо от лица компании или торговой марки, заканчивая его фирменной фразой, являющейся частью корпоративного имиджа.
6. Подпись и напечатанное имя (имя и фамилия). Подпись дает минимальную гарантию, что вы имеете отношение к написанному. Если ваша подпись неразборчива или сложна, напишите ваше имя разборчиво двумя строками ниже.
7. Вложения. (Реквизит располагается под подписью.) Если вы прилагаете к письму какие-либо материалы: визитную карточку, брошюру, прайс-лист и т.д. - перечислите все приложения.
Ну и, наконец, перечитайте, поправьте, перечитайте снова, поправьте и перечитайте еще раз. Помните, что если друзья простят Вам опечатки или грамматические ошибки, то деловое письмо часто Ваш первый (а бывает что и единственный) шанс произвести благоприятное впечатление – оно должно быть безупречным.
2. Организация управления архивным хранением документов предприятия.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению. Через год после окончания дела постоянного и временного хранения передаются в архив. Главным документом, на котором строится организация архивного хранения документов является Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также новый типовой перечень, действующий с 2000 г. и получивший название «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».