При выявлении недостачи и оформлении претензии в бухгалтерии составляется следующая проводка:
Дебет счета 76.2 «Расчеты по претензиям».
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму недостачи вместе с суммой НДС по недостающим товарам.
Если претензия будет принята поставщиком, то будут иметь место следующие проводки:
Дебет счета 51 «Расчетный счет» при зачислении поставщиком суммы недостачи непосредственно на расчетный счет, 50 «Касса», если сумма недостачи была погашена через кассу или 41 «Товары», если поставщик допоставил недостающее количество товара.
Кредит счета 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму недостачи вместе с суммой НДС по недостающим товарам, если погашение недостачи было выполнено за счет перечисления денежных средств. Если недостача была погашена за счет допоставки недостающих товаров, то проводка составляется на сумму этих допоставленных товаров.
В том случае, если поставщик покрыл недостачу путем допоставки недостающего количества товара, на этот товар начисляется НДС:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму НДС по допоставленным поставщиком товарам.
Сама же погашенная недостача списывается путем составления бухгалтерией следующей проводки:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
На сумму погашенной недостачи и суммы НДС по допоставленным товарам.
В том случае, если претензия по недостачи была отклонена или проигнорирована, организация имеет право предъявить иск в арбитражный суд в двухмесячный срок со времени получения отказа или времени, когда истекли сроки для ответа на претензионное письмо. Если по решению суда претензия организации будет отклонена, то сумма недостачи списывается в расходы организации проводкой:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж».
Кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
На сумму недостачи вместе с суммой НДС по недостающим товарам.
Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение. В этом случае в бухгалтерском учете составляется проводка:
Дебет счета 41 «Товары», 10 «Материалы», 01 «Основные средства» в зависимости от того, какие именно товарно-матриальные ценности были приобретены у поставщика.
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму фактически поступивших товарно-материальных ценностей.
Сумму НДС поставщики и подрядчики включают в счета на оплату и отражают у покупателя по дебету счёта 19 и кредиту счёта 60. Затраты на оплату процентов по кредитам поставщиков и подрядчиков за приобретённые ценности, выполненные работы и оказанные услуги отражают по дебету счетов учёта затрат на производство (поскольку они включаются в себестоимость продукции) и кредиту счёта 60:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям».
Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму НДС по фактически поступившим творно-материальным ценностям.
Погашение задолженности перед поставщиками отражают по дебету счёта 60 и кредиту счетов учёта денежных средств (50, 51, 52, 55). На сумму поставленных и оплаченных товарно-материальных ценностей поставщиком выписывается счет (см. приложение 3). Порядок бухгалтерских записей при погашении задолженности перед поставщиками зависит от применяемых форм расчётов.
В настоящее время организации сами выбирают форму расчётов за поставленную продукцию или оказанные услуги, которая бы была удобна и приемлема для обеих сторон. Это безналичные и наличные расчет, а также взаимозачет, бартер, расчеты с помощью векселей и т.д.
2. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками:
2.1. Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками проведенных в порядке безналичных расчетов
Большинство расчётов между предприятиями, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в виде безналичных платежей, которые регулируются «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12.04.2001 № 2-П. Безналичные расчёты осуществляются посредством безналичных перечислений по расчётным, текущим и валютным счетам клиентов в банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачётов взаимных требований через расчётные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги. Применение безналичных расчётов сокращает потребность в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств организаций, обеспечивает их более надёжную сохранность.
Для хранения денежных средств и операций по расчётам предприятия, имеющие самостоятельный баланс и собственные оборотные средства, открывают в учреждениях банков расчётные счета.
Для открытия расчётного счёта предприятие должно в учреждение выбранного им банка следующие документы:
- заявление на открытие счёта установленного образца;
- нотариально заверенные копии устава предприятия, учредительного договора и регистрационного свидетельства;
- справку налогового органа о регистрации предприятия в качестве налогоплательщика;
- копии документов о регистрации в качестве плательщиков в Пенсионный фонд РФ и в Фонд обязательного медицинского страхования;
- копию письма о присвоении статистических кодов;
- карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально.
Движение средств на расчётном счёте оформляются платёжными документами.
В зависимости от местонахождения поставщика и покупателя безналичные расчёты разделяют на иногородние и одногородние. Иногородними называют расчёты между предприятиями, обслуживаемые отделениями банка, находящимися в разных населённых пунктах. Их основными формами расчётов являются расчёты платёжными поручениями – требованиями, аккредитивами, с особых счетов, денежные переводы. Одногородними называют расчёты между организациями, обслуживаемыми одним или двумя учреждениями банка, находящимися в одном населённом пункте. Их формами расчётов являются расчёты в порядке плановых платежей, платёжными поручениями–требованиями, платёжными поручениями и расчётными чеками.
Расчеты платежными поручениями – самая распространенная в настоящее время в России форма безналичных расчетов. Платёжное поручение – письменное распоряжение владельца счёта банку на перечисление средств с его счёта на счет получателя. Оно передаётся в учреждение банка плательщика в порядке последующего акцепта после получения получателем товарно-материальных ценностей или оказанных ему услуг. Расчёты платёжными поручениями могут быть срочными, досрочными и отсроченными. К срочным платежам относятся: авансовые платежи; платежи после отгрузки; частичные платежи при крупных сделках. Долгосрочный и отсроченный платежи могут иметь место в рамках договорных отношений без ущерба для финансового положения сторон.
При расчетах платежными поручениями, получатель средств представляет в обслуживающий его банк расчётный документ, содержащий требования к плательщику об уплате получателю через банк определённой суммы за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. В таком документе обязательно указывается назначение подлежащих перечислению сумм. Оплата платёжных поручений – требований может осуществляться с их акцептом и без акцепта. Акцепт в расчётах означает согласие плательщика на оплату. Плательщик имеет право отказаться от акцепта счёта в полной сумме в случае отгрузки поставщиком незаконной, недоброкачественной, нестандартной и т.д. продукции. Частичный отказ от акцепта может быть при нарушении поставщиком цен, скидок, поступлении части не заказанной, недоброкачественной и т.д., продукции. Форма расчетов с использованием акцепта введена на основании письма Центрального банка РФ от 8 сентября 2000г.
При расчётах платёжными поручениями – требованиями расчету покупателя отражается с использованием счета 60 «Расчёт с поставщиками и подрядчиками» 51 «Расчётный счёт»:
Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Кредит счета 51 «Расчетный счет».
На сумму оплаты товарно-материальных ценностей поставщику вместе с суммой НДС по ним.
Сфера применения аккредитивной формы расчетов недостаточно широка, ее удельный вес в структуре форм безналичных расчетов относительно невелик. Аккредитивная форма применяется в двух случаях: когда она установлена договором и когда поставщик переводит покупателя на эту форму расчётов в соответствие с положением о поставках продукции производственно – технического назначения и товаров народного потребления. Особенности аккредитивной формы расчётов состоит в том, что оплату платёжных документов производят по месту нахождения поставщика сразу после отгрузки им продукции.
Аккредитив – это поручение отделения банка покупателя, отделению банка поставщика, об открытии специального аккредитивного счёта, для немедленной оплаты поставщика на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении и в пределах указанной в заявлении суммы. Выплаты по аккредитиву производят в течении срока его действия в банке поставщика в полной аккредитива или по частям против представленных поставщиком реестров счетов и транспортных или приёмо-сдаточных документов, удостоверяющих отгрузку товара.